Heavy Metal wird smart

Als Marcus Sassenrath 2019 als Vice President Corporate IT zu Aurubis geholt wurde, stand die IT vor gewaltigen Herausforderungen - geprägt von veralteten Anwendungen, ineffizienten Prozessen, unzufriedenen Fachbereichen, verzögerten Projekten und einer Misstrauenskultur, die zu einem "Brain Drain" von zehn Prozent Kündigungen pro Jahr geführt hatte.

Gleichzeitig überarbeitete Aurubis zu diesem Zeitpunkt seine Geschäftsstrategie und startete Wachstumsinitiativen, für deren Erfolg eine leistungsfähige, skalierbare IT eine wesentliche Voraussetzung war und noch heute ist.

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So, wie die IT damals aufgestellt war, konnte sie das nicht leisten. Sassenrath erkannte das damals schnell: Nicht punktuelle Verbesserungen waren gefragt, sondern eine umfassende, auf die Geschäftsstrategie abgestimmte Digitalstrategie. Diese umfasste:

• Digitalisierung der Prozesse: Fokus auf Prozessstandardisierung und einheitliche Systeme an allen Standorten - umgesetzt unter anderem mit den Großprojekten FUSION (Umstellung auf S/4HANA) und MESneo (Eigenentwicklung eines MES).

• Digitalisierung der Produktion: Das neu von der IT aufgesetzte Programm "Digital Factory" erhöhte Effizienz und Wertschöpfung (ausgezeichnet mit dem Digital Leader Award 2021). Inzwischen wurde die Verantwortung an die Produktion übergeben, die dies kontinuierlich weiter ausbaut. Darüber hinaus trägt das Programm Aurubis Planning System (APS) zur Optimierung von Supply Chain und Anlagenalimentierung bei.

• Digitalisierung der Kundenbeziehungen: Entwicklung eines umfassenden Business Partner Portals (myAurubis) gemeinsam mit Kunden im neu gegründeten Innovation Lab. Außerdem werden dort kundenbezogene, digitale Geschäftschancen und Innovationen evaluiert.

Begleitet wurde die technische und methodische Transformation von einer Kulturtransformation in der IT. Die Organisation sollte kundenorientierter, flexibler und prozessorientierter werden, gleichzeitig wollte CIO Sassenrath mehr Eigenverantwortung, Augenhöhe, Innovation und Agilität in sein Team bringen.

Zusammenarbeit zwischen IT und Business

Die Abstimmung der Zusammenarbeit erfolgt auf vier Ebenen, berichtet der Aurubis-CIO:

• Strategisches Alignment: Alle 18 Wochen werden die Prioritäten mit dem Vorstand neu ausgerichtet, um auf aktuelle Entwicklungen zu reagieren.

• Roadmap-Alignment: Alle neun Wochen erfolgt eine Abstimmung zu Meilensteinen, Abhängigkeiten und Prioritäten mit den Fachabteilungen.

• Operatives Alignment: Im agilen 6-Wochen-Planungsprozess werden die IT-Kapazitäten den Anforderungen gegenübergestellt. Die Fachbereiche priorisieren untereinander, im Konfliktfall entscheidet der Vorstand. Das sorgt für klare Prioritäten und nimmt Druck von den IT-Mitarbeitenden. Durch die Transparenz wird zudem für alle Seiten klar, wo zusätzliche Ressourcen benötigt werden.

• Projekt-Alignment: Prioritäten und Änderungen werden in klassischen Projekten in Lenkungsausschüssen abgestimmt, in agilen Projekten in zweiwöchigen Sprints und regelmäßigen Feedback-Zirkeln.

Die Transformation trägt Früchte

Wie CIO Sassenrath betont, führt der Transformationsprozess zu messbaren Erfolgen. So trägt das "Digital Factory"-Programm jährlich mehrere Millionen Euro zum Ergebnis bei, und auch die modellgestützte Optimierung des Materialeinsatzes bringt einen deutlichen Ergebnisbeitrag. Und was den Erfolg von myAurubis betrifft, so läuft beispielsweise inzwischen ein Großteil des Recyclingvolumens über das Portal.

"Wir sind zum Lösungspartner für das Business geworden, entwickeln gemeinsam mit Fachbereichen deren Digitalisierungsstrategien", kommentiert Sassenrath stolz. Zugleich habe die Neuausrichtung der IT-Abteilung mit agilen Projekten, mehr Feedback und Beteiligung, sowie einer offenen Kommunikation auch zu einer besseren Mitarbeiterzufriedenheit geführt: Die ungewollten Kündigungen von IT-Mitarbeitenden gingen deutlich zurück.

Als größten Erfolg bezeichnet Sassenrath aber die Bewältigung einer großen Cyberattacke: "Eine 'once in a lifetime'-Erfahrung, die ich nicht missen - aber auch nie wieder erleben möchte. Trotz der Abschaltung von tausenden Clients und 500 Servern konnten wir nach zwei Tagen wieder kommunizieren, nach zehn Tagen wieder in SAP buchen und nach drei Wochen waren fast alle Systeme zurück."

Bei diesem Erfolg sei alles zusammengekommen, was die Transformation des Unternehmens in den drei Jahren zuvor ausgemacht habe, konstatiert der Aurubis-CIO: Technologische Erneuerung, Vertrauen in die IT, bessere Zusammenarbeit mit den Fachbereichen und dank des Kulturwandels im IT-Team ein starkes Engagement, hohe Eigenverantwortung, geübte Flexibilität durch agile Projekte, sowie großer Zusammenhalt und gutes Miteinander trotz extremer Stresssituation.

Wie Sassenrath einräumt, sei eine Transformation jedoch kein Selbstläufer, schon gar nicht in einem Traditionsunternehmen wie Aurubis. "Wir mussten einige Hürden überwinden und noch mehr Überzeugungsarbeit leisten. Zum Beispiel, dass sich auch ein Vorstand eng an Prozesse halten muss", erklärt der CIO und fügt hinzu, dass agile Projekte zudem neue Formen der Fachbereichsbeteiligung erforderten.

Vorteile überzeugten Skeptiker

Der Kulturwandel wiederum sei erst richtig akzeptiert worden, als die Vorteile sichtbar wurden und die Know-how-Träger im Unternehmen blieben, berichtet der Aurubis-CIO. Am Ende überzeugten jedoch die sichtbaren Ergebnisse und der daraus resultierende Nutzen für das Business, was der Transformation viel Anerkennung eingebracht habe.

Es gab aber auch unerwartete Störfaktoren. Das vergangene Jahr sei für Aurubis ein schwarzes gewesen, so der IT-Manager. Das Unternehmen wurde von tödlichen Arbeitsunfällen erschüttert und Opfer von Diebstahl und Betrug in dreistelliger Millionenhöhe.

"Bei keinem der Vorfälle war die IT Teil des Problems, aber bei allen werden wir als Teil der Lösung gesehen", erklärt Sassenrath. Vor allem bei der Betrugsprävention könnten IT-Systeme das Sicherheitsniveau deutlich erhöhen, wie das Aufarbeitungsprojekt zeigt. Aber auch beim Thema Arbeitssicherheit werden IT-Lösungen einen zusätzlichen Beitrag leisten.

Die Vorfälle haben zudem gezeigt: Aurubis muss bestimmte kulturelle Elemente weiterentwickeln. Eine Reise, auf die sich IT im "Kleinen" bereits vor Jahren begeben hat. Die heute zunehmend ihre positive Wirkung entfaltet, auch wenn Sassenrath und sein Team noch viele Ideen nach vorne haben. "Die Kultur der Abteilung stetig weiterzuentwickeln ist so herausfordernd wie notwendig. Wir haben in der IT diesbezüglich eine steile Lernkurve durchlaufen - auch mit Rückschlägen, aber immer im offenen Austausch. Diese Erfahrungen werden wir nun aktiv mit in den Prozess des Gesamtunternehmens einbringen", so der Aurubis-CIO. "Denn wir als IT verstehen uns auch immer als Enabler - im Kerngeschäft und darüber hinaus."

Sprüche

1) Wer nie an eine Grenze stößt, bleibt unter seinen Möglichkeiten. Sei mutig und trau dich!

2) The magic happens outside the comfort zone. - Wenn du es nicht ausprobiert hast, weißt du nicht, ob es Deins ist.

3) Vorne ist da, wo keiner sich auskennt. - Wenn du Innovationen in die Welt bringen willst, probier Neues und geh Risiken ein!

Jury Kommentare

"Die Geschichte hat ein bisschen etwas von Allem, aber davon ganz viel. Eine große IT-Modernisierung, die Reise zum Geschäftspartner und Innovationsmotor im Unternehmen und einen CIO, der klar und achtsam auch über die IT hinaus lenkt."

"Ein beeindruckender Weg der IT-Transformation in sehr schwierigem Business-Umfeld!"