„Die gesetzlichen Auflagen für die Pharma-Industrie werden immer schärfer,“ sagt Kay Wefelnberg, „und das ist auch für die IT ein extrem wichtiges Thema.“ Für den CIO ergeben sich Herausforderungen vor allem dadurch, dass Schwarz Pharma AG die Forschung in enger Zusammenarbeit mit spezialisierten Dienstleistern oder Instituten betreibt. Dabei fallen riesige Informationsmengen an, und das Unternehmen ist verpflichtet, diese zu managen und zu archivieren. „Deshalb sind bei uns allein in den vergangenen 12 Monaten mehr Daten angefallen als in den fünf Jahren zuvor,“ erzählt Wefelnberg.
Der CIO, der direkt an den Finanzvorstand berichtet, ist zugleich Chef des Corporate Information Management. Das Team ist innerhalb der Schwarz Pharma Gruppe für alle strategischen und operationalen IT-Aufgaben verantwortlich, es managt sämtliche Anwendungen für die europäischen Gesellschaften und für einen Standort in den USA. Lediglich die IT-Betreuung der Bereiche CRM, Marketing und Sales erfolgt nicht zentral.
Die Dienstleistungsfunktion des Information Management ist als „internes Outsourcing Modell“ ausgestaltet. „Als komplett ausgelagertes, eigenständiges Unternehmen wären wir viel zu klein, um zu überleben,“ glaubt Wefelnberg. Zudem hat die gewählte Konstruktion den Vorteil, dass sich die IT-Abteilung sehr intensiv auf die pharmaspezifischen Themen konzentrieren kann. Spielentscheidend sind hier vor allem jene Anwendungen, die die Geschäftsprozesse im Forschungs- und Entwicklungsumfeld abbilden und das Unternehmen beim aufwändigen Prozess der Zulassung neuer Arzneimittel unterstützen.
Für die betriebswirtschaftlichen Prozesse setzt Schwarz Pharma SAP ein. In den USA gilt das allerdings bisher erst für einen Standort, der Rollout für die übrigen Standorte läuft gerade. Dass CIO Wefelnberg und sein Team die geschäftskritischen Prozesse intern steuern und kontrollieren will, bedeutet natürlich nicht, dass er ein grundsätzlicher Outsourcing-Gegner ist: Der SAP R/3-Betrieb ist ebenso ausgelagert wie das Management des Netzwerks und das User-Helpdesk.
Die Entlastung von Standardaufgaben durch selektives Outsourcen hilft dem CIO, sich auf wichtige Zukunftsaufgaben zu konzentrieren. „Die Globalisierung des Unternehmens wird sich in den kommenden Jahren weiter beschleunigen,“ so Wefelnberg. „Und diesen Prozess müssen wir mit den entsprechenden Applikationen unterstützen.“
Eine wichtige Zukunftsaufgabe, die sich aus der Herstellung und Vermarktung global vertriebener Produkte ergibt, sieht er darin, die Finanz- und Logistik-Lieferkette gezielt weiter auszubauen. Außerdem arbeitet sein Team gerade an einem Content- und Knowledge-Management-System. Hier gibt es aktuell zwei Pilotprojekte: Eines basiert auf SAP R/3, das andere auf den Forschungsanwendungen im Oracle-Umfeld. „Ob es wirklich Sinn macht, diese beiden Welten zusammenzuführen, ist noch nicht klar, „so Wefelnberg. „Möglicherweise werden wir am Ende zwei Plattformen haben mit einer gemeinsamen Oberfläche.“
Die Abstimmung darüber, welches Projekt wie angefasst wird, erfolgt in vierteljährlichen Sitzungen zwischen Vorstand oder lokaler Geschäftsführung und IT-Management. Die Entscheidung über ein Vorhaben trifft dann jener Fachbereich, den es betrifft, schließlich wird ihm die entsprechende Leistung auch berechnet. Insofern funktioniert das „interne Outsourcing“ bei Schwarz Pharma genau wie eine klassische Auslagerung: Am Ende kommt es darauf an, was der Kunde will.