"Für sich allein genommen spielen die Lösungen kaum eine Rolle, doch innerhalb des gesamten Systems tragen IT-Governance-Anwendungen wie das fehlende Puzzlestück zu einem vollständigen Bild bei." Unter anderem zu diesem Schluss kommen die Accenture- Experten Hauke Heier und Mervyn Maistry, die gemeinsam mit Hans P. Borgmann von der Universität Leiden den Wertbeitrag von IT-Governance-Software untersuchten.
Für die meisten Unternehmen sind die Lösungen Werkzeuge, um mehr Klarheit im Anforderungs-Management (Demand-Management) zu schaffen. "Ohne die Software mit ihren festgeschriebenen Workflows dringen die Anfragen zu neuen IT-Projekten aus allen möglichen Kanälen in die IT-Abteilung", beobachtet Heier. Wer in diesem - von persönlichen Beziehungen geprägte - Geflecht aufräumt, ist schon einen großen Schritt weiter. Darüber hinaus bietet IT-Governance- Software auch Hilfe in der Zusammenstellung eines IT-Projektportfolios (Portfolio-Management) beziehungsweise der Projektumsetzung (Programm-Management) sowie -überwachung und -kontrolle (Monitoring).
Die Idee zu einer Untersuchung wurde aus der Not heraus geboren. "Unsere Kunden haben nach den Benefits von IT-Governance-Lösungen gefragt", erklärt Heier, "doch es gab einfach kein konkretes Zahlenmaterial dazu." In einem ersten Schritt - einer Voruntersuchung, deren Ergebnisse nun vorliegen - prüften sie an konkreten Fällen, wie sich die Lösungen in der Praxis bewähren. Allerdings fanden sich vor zwei Jahren nur wenige Konzerne, die überhaupt für eine Betrachtung in Frage kamen. Bedingung war, dass sie die Lösung wenigstens seit einem Jahr in Betrieb haben. In Deutschland fanden sich ganze zwei Konzerne, zwei weitere Firmen wurden aus den USA hinzugezogen. Von 2005 bis Mitte 2006 sammelten die Experten Datenmaterial über die Anwendungen in den vier Konzernen, führten intensive Interviews mit mehreren Beteiligten und gingen in die Unternehmen, um sich vor Ort umzuschauen. Da die in den Gesprächen getroffenen Aussagen auch geschäftskritische Informationen enthalten, werden sie allerdings nur in anonymisierter Form preisgegeben.
Mittlerweile wächst die Zahl der Konzerne, die IT-Governance-Software implementieren wollen. Die Einsicht, dass es sich hier um das "ERP des IT-Shops" handelt, setzt sich durch. AMR Research zufolge ist mit einem ordentlichen Nachfrageanstieg zu rechnen. Der weltweite Markt für IT-Governance, Risiko-Management und Compliance soll im Jahr 2008 ein Volumen von 30 Milliarden US-Dollar überschreiten, schreiben die Analysten in ihrem Report "Market Demand for Governance, Risk Management and Compliance 2007 - 2008". Wesentliche Anbieter der Lösungen sind IBM, HP (mit Mercury Interactive), CA, PlanView, Alfabet Meta-Modeling und Compuware.
Ab 50 Millionen Euro IT-Budget
Allerdings bietet sich der Einsatz ihrer Lösungen nicht für jedes Unternehmen an. "Es lohnt sich erst ab einem IT-Budget von 50 Millionen Euro", schätzt Heier. Immerhin muss man mit einer Investition von mindestens einer Million Euro und einem Arbeitsaufwand pro Modul von nicht unter 200 bis 300 Manntagen rechnen. Je nach Komplexität der IT-Landschaft. Von den drei Schwerpunkten der IT-Governance -Organisationsstruktur, Prozesse und Monitoring - sind es die beiden letztgenannten, die die Software unterstützen kann. "Die Governance-Organisationsstruktur ist für die meisten Implementierungen gegeben", sagt Heier. "Es gibt keine Frage sauber oder unsauber, die ist so, wie sie ist."
Beispiel: Ein großer Gas- und Dienstleistungskonzern hat eine klar definierte Organsationstruktur. Dennoch läuft er Gefahr, sich in einem "bunten Zoo aus Hardware und Software" zu verheddern. Mitte 2004 beschloss die Führung des 40.000-Mann-Unternehmens, mit einer konzernweiten Restrukturierung Abhilfe zu schaffen. Auf lange Sicht sollte eine zentralisierte und einheitliche Systemlandschaft entstehen.
Um dieses Ziel zu erreichen, startete man ein großes IT-Projekt, das einen Überblick über den gesamten IT-Betrieb lieferte und half, die erforderlichen Systemwechsel zu identifizieren. Im Rahmen einer IT-Governance-Initiative wurden dann Demand- und Application-Change-Management-Module installiert, die ausgewählte Prozesse automatisieren und transparenter machen sollten. Drei Monate lang beschäftigten sich zwei IT-Mitarbeiter nur damit, Prozesse und geeignete Lösungen zu analysieren. Allein ein Drittel der Implementierungszeit benötigten sie schließlich, um das Design für die Abläufe der ersten Nutzergruppe - 65 Service-Desk-Mitarbeiter - zu erstellen.
Doch es hat sich gelohnt. Schon ein halbes Jahr nach Abschluss des letzten Software-Starts zeigten sich Verbesserungen etwa im Anstieg erfolgreich abgeschlossener IT-Projekte (plus zwei Prozent). Die Zahl der im Budgetrahmen abgeschlossenen Aufgaben stieg um fünf, die Ablaufplanung verbesserte sich um zehn Prozent. "Dass die Zahlen nicht noch besser ausgefallen sind, liegt an der bereits gut aufgestellten Organisation schon vor der Implementierung", kommentiert Heier. Grundsätzlich gilt: Je besser ein Unternehmen seine IT-Prozesse definiert hat, desto weniger positive Effekte lassen sich durch die Governance-Software noch erreichen. "Es läuft alles nur noch schneller und fehlerfreier als vorher"“ So registrierten die Nutzer im Service Desk sowie die zweite Gruppe im Rechenzentrum immerhin eine Verkürzung bei der Bearbeitung von Change- und Service-Requests von bis zu 25 Prozent.
Mehr Geld bringt nicht mehr Erfolg
Aber auch umgekehrt wird ein Schuh draus. Ein zweites Unternehmen aus der Studie, ein Gesundheitskonzern mit mehr als 50.000 Mitarbeitern, plante rund sieben Millionen Dollar in die neue Software zu investieren. Die hohe Summe half wenig, das Ergebnis war enttäuschend. Zum Zeitpunkt der Befragung - vier Millionen Dollar waren schon ausgegeben - war niemand in der Lage, einen erkennbaren monetären Vorteil aus dem Projekt zu ziehen. Einzig die Transparenz der geplanten und laufenden IT-Projekte sei gestiegen, lautete das ernüchternde Resümee.
Dazu geführt hatte eine unglückliche Mischung aus ungeklärten Verantwortlichkeiten, schlechtem Prozessdesign und externen Beratern ohne Erfahrung. Für die Untersuchung führt jedoch auch dieses Beispiel zu einer Aussage: "Der Fall zeigt, wie wesentlich klar vorgezeichnete IT-Governance-Prozesse für eine erfolgreiche Implementierung der Software sind", resümieren die Accenture-Fachleute.