Immerhin entfallen knapp drei Prozent der Gesamtausgaben auf Meetings und Events, so Aberdeen. Dennoch wird das Thema stiefmütterlich behandelt. Zu Unrecht, so die Analysten: Sie haben ausgerechnet, dass ein strategisches Meeting-Management die Kosten um bis zu elf Prozent reduzieren kann.
Der Weg dahin ist gar nicht schwer, ermuntern die Autoren der Studie. Einige nützliche Tipps:
- Ein unternehmensweiter Kalender für alle Termine, Meetings und Seminare sorgt für Transparenz.
- Elektronische Workflows vereinfachen die Arbeit.
- Wer das Meeting-Management zentralisiert, kann nicht nur Kosten senken und Prozesse standardisieren, sondern auch Überschneidungen und Vakanzen vermeiden.
Dabei sollte das Meeting-Management nicht irgendjemandem in die Hände gelegt werden, so die Analysten. Aus ihrer Sicht empfehlen sich Mitarbeiter aus dem Procurement. Grund: Sie sind es gewohnt, mit vielen Ansprechpartnern gleichzeitig zu kommunizieren und halten den Stress aus, wenn Dinge nicht klappen.
Jeder ist ein bisschen zuständig
Noch sind diese Vorschläge allerdings Zukunftsmusik. Dazu ein Blick auf die Zahlen: In 44 Prozent der Unternehmen sind die Zuständigkeiten für das Organisieren von Meetings quer über diverse Abteilungen verstreut. Dabei werden vor allem die Line of Business (32 Prozent) und die Event-Planer (16 Prozent) genannt. Das von Aberdeen favorisierte Procurement kommt nur auf sechs Prozent.
Die Vorliebe für diese Abteilung kann aber nicht jeder nachvollziehen. So sagt Lydia Morawietz (BLM Büroservice), Vorsitzende des Bundesverbandes Business Center: "Ob vom Procurement jemand im Team sitzen soll, hängt davon ab, wie die Abteilung innerhalb des Unternehmens aufgestellt ist. Es sollte auf alle Fälle eine Person sein, die gut organisieren und kurzfristige Terminänderungen auch relativ schnell umsetzen kann."
Ein gutes Viertel (26 Prozent) der Unternehmen hat allerdings überhaupt keine formale Organisation für das Meeting-Management. Nur 21 Prozent regeln es zentral.
Hinter den von den Analysten vorgeschlagenen Maßnahmen steckt die Mission, Termin-Management aus der hintersten in die vorderste Reihe zu holen.
Und so sollte es auch sein, bestätigt Lydia Morawietz. Sie gibt zu Bedenken: "In den meisten Unternehmen wird die Planung eines Meetings oder eines Seminars von einem Mitarbeiter neben seiner üblichen Tätigkeit zusätzlich erledigt. Und das kann nicht funktionieren. Die Wertigkeit dieser Tätigkeit wird als zu gering eingeschätzt - und somit auch der Erfolg."
Unternehmen und Marke stärken
Denn es geht nicht bloß ums Sparen. Vielmehr müssen grade Meetings mit Kunden und Geschäftspartnern als Mittel gesehen werden, das Unternehmen und seine Marken zu stärken. Der Wert, der dadurch entsteht, dass man sich gern an ein bestimmtes Seminar erinnert und einen guten Eindruck mitgenommen hat, ist schwer zu beziffern. Gleichzeitig stellt er aber die entscheidende Größe dar.
Wer die Verantwortung für das Termin-Management übernimmt, muss daher unbedingt auf Compliance achten, so die Analysten von Aberdeen. Das heißt in diesem Fall: Auf die Übereinstimmung mit allen unternehmenseigenen Policies und Richtlinien.
Aberdeen hat für die Studie "Strategic meetings management" mit Entscheidern aus 300 Unternehmen gesprochen, der Großteil davon aus den USA und Europa.