Foto: Experton Group AG
Die Anforderungen im Projektmanagement ändern sich rasant. Die Experton Group prognostiziert deshalb einen Wandel des Berufsbildes. Projektmanager müssen laut Analyst Axel Oppermann umdenken, in eine neue Rolle im Unternehmen schlüpfen und andere Aufgaben wahrnehmen als bisher. Gefragter als das totale Aufgehen in Einzelprojekten wird künftig der Überblick über die gesamt Projektlandschaft sein.
Im vergangenen Jahrzehnt erlebte das Projektmanagement einen Professionalisierungsschub. Tausende von Mitarbeitern wurden ausgebildet und zertifiziert. Allen Bemühungen zum Trotz scheiterten weiter unaufhörlich Projekte, konstatiert Oppermann. Immer noch werden allzu oft Zeitpläne nicht eingehalten, und Budgetgrenzen überschritten.
Für einen Wandel zum Besseren benötigt es nach Einschätzung der Analysten neue Arbeitsformen innerhalb der Unternehmen und zwischen den Projektmitgliedern. „Während in der Vergangenheit der Fokus überwiegend auf der Projektkoordination lag, wird die Zukunft des Projektmanagers stärker darin liegen, einen Überblick und Einsicht in die Projekte zu geben und diese der gesamten Unternehmung bereitzustellen“, so Oppermann. Ein Projektmanager muss also vom Gesamtbild der Projekte bis sämtlichen Schritten eines einzelnen Vorhabens alles darstellen können.
Relevant sind dafür laut Experton drei Faktoren:
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Erstens Analytik, worunter die systematische Untersuchung bestimmender Faktoren wie Zeit, Budget und Ressourcen zu verstehen ist. Dies geschieht auf Basis von Fortschritts- und Statusberichten sowie anhand der Projektdokumentation.
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Zweitens Kollaboration, also das Orchestrieren der Teammitglieder und die Optimierung ihrer Zusammenarbeit.
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Drittens Kommunikation, die sich ans gesamte Team, seine einzelnen Mitglieder sowie an das Unternehmen als ganzes richten kann. Oppermann sieht ihre allerlei Kommunikationsmittel im Einsatz, auch Blogs und Wikis. „Als wichtige Instrumente zählen aber auch immer mehr die ‚Social’-Komponenten von Kollaborationsplattformen, die zunehmend in Koexistenz mit EPM-Systemen eingesetzt werden“, so der Analyst. Konkret hat er beispielsweise Chat- und Messaging-Lösungen im Sinn.
Sharepoint schafft Abhilfe
Eine Verschiebung beobachtet Experton auch im Aufgabenfeld der Projektmanager. Nicht mehr länger gehe es vorrangig darum, Ängste der Mitarbeiter abzubauen und Statusbedenken der einzelnen Fachabteilungen zu überwinden. Wichtiger seien heute die Organisation virtueller Teams, das Management und Controlling sich selbst organisierender Teams sowie das Ressourcenmanagement über Unternehmensgrenzen hinweg. „Die Befragungen der Experton Group zeigen, dass Projektleiter noch immer vornehmlich an den organisatorischen Rahmenparametern scheitern“, berichtet der Analyst.
In vielen Unternehmen kollidierten die Interessen der klassischen Linienorganisation wie das Silo- und Anspruchsdenken auf Fachabteilungsebene mit den Anforderungen einer agilen Projektorganisation. Auslöser hierfür sind Planungsunsicherheiten in den Fachabteilungen, Angst vor Kompetenzverlust und fehlendes Vertrauen in den Informationsfluss.
Abhilfe schaffen nach Ansicht Expertons Management- und Kommunikationsmethoden wie das „Management by Decision Rules“. Hierbei werden zum einem genaue Regeln zur Entscheidungsfindung festgelegt. Zum anderen werden Regeln definiert, in welchem Umfang die Linienverantwortlichen eingebunden werden sollten.
Auch Kollaborationslösungen wie Sharepoint in Verbindung mit Performance Management-Software können einen Ausweg aus dem Dilemma ermöglichen. Sie erleichtere den Aufbau von Beziehungen zu den unterschiedlichen Interessengruppen im Unternehmen, so Oppermann. SharePoint dokumentiert dabei Führung, Überwachung und Steuerung der Projekte und unterstützt den Projektmanager beispielsweise bei der Zuweisung von Rollen.
Weitere Überlegungen und Untersuchungen hat Experton in einem Whitepaper zusammengestellt.