SharePoint offen wie ein Scheunentor

Microsofts SharePoint ist beliebt und wird von Anwendern zunehmend in den Kern ihrer ECM-Strategie eingebunden. Einer Gartner-Studie zufolge tut das inzwischen etwa jedes dritte Unternehmen. Besonders beliebt ist die Version 2010, die 70 Prozent der Sharepoint-Anwender installiert haben. Der Anbieter AvePoint wollte herausfinden, wie sich die Plattform in der Praxis bewährt und hat dazu mehr als 700 IT-Manager in Europa, die insgesamt 1,2 Millionen Angestellte repräsentierten, zu ihre Erfahrungen mit SharePoint befragt. Das Ergebnis: Viele Firmen schützen ihre Daten nicht.

Schwieriger Umgang

Die Analysten von AvePoint sind der Ansicht, dass SharePoint für viele Unternehmen ein Schlüsselelement ist, über die kommenden Herausforderungen in Sachen Collaboration und Dokumenten-Management zu bewältigen. Trotz einiger Kritikpunkte, etwa im Bereich ECM: Etwa die Hälfte der Firmen nutzt SharePoint für interne Collaboration, wie eine Studie ergab. Andere nutzen die Business-Plattform als Projekt-Management-Tool, für Web Content Management und als Ersatz für das oft übliche Speichern von Dokumenten auf gemeinsamen File-Servern. Eigentlich bietet SharePoint vielen Firmen gute Lösungen als Plattform an. Doch der richtige Umgang mit der IT-Plattform will gelernt sein.

Herausforderungen im Infrastruktur Management

In der Umfrage konzentrierten haben sich die Analysten den Sharepoint-Einsatz speziell vor dem Hintergrund des Storage Managements und des Datenschutzes angesehen. Insbesondere die häufige Praxis, Daten auf File Server für den gemeinsamen Zugriff zu speichern, birgt ein hohes Risiko, weil sich dadurch enorme Sicherheitslücken auftun.

Allerdings ist es auch ein Irrglaube, das Unternehmen mit konsequenter SharePoint-Nutzung hier automatisch besser aufgestellt sind. Jedes vierte Unternehmen hat laut Umfrage keine Maßnahmen getroffen, um ihre auf Microsofts Collaboration-Plattform hinterlegten Daten zu schützen. Vielen ist wohl nicht bewusst, dass sie eigentlich eine Data Protection Solution haben müssten. Dies betraf laut Studie wohl eher kleinere Unternehmen, die weniger als fünf Server für SharePoint abgestellt hatten. Dieses Problem ist eigentlich schon seit 2009 bekannt.

Compliance oft Nebensache

Wie in der Studie herauskam, wissen erstaunlich wenige IT-Entscheider über die gesetzlichen oder internen Vorschriften Bescheid, die die Nutzung von SharePoint betreffen. Mehr als die Hälfte der Befragten (53 Prozent) ist der Meinung, dass keinerlei Vorschriften zu beachten seien. Knapp ein Drittel (30 Prozent) wusste darüber nicht Bescheid. Nur 17 Prozent der Befragten sagten aus, dass sie die betreffenden Industrie-Regelungen kennen. Das ist kein besonders gutes Zeugnis für einige Chefs. Compliance scheint für viele SharePoint-Nutzer Nebensache zu sein.

Noch fehlt es einigen Unternehmen zudem an Governance im Bereich SharePoint. Dies zu beheben, könnte viele Probleme mit einem Schlag lösen, etwa die Sicherheitsbedenken, zu hohe Storage-Kosten und Probleme im Content Management. Gleichzeitig könnte eine bessere Governance die Effizienz der IT steigern. Das wird sich aber, so die Studie, in diesem Jahr ändern. Viele Firmen wollten Governance-Pläne durchsetzen, mehr als die Hälfte derjenigen, die einen derartigen Plan anstreben, sogar innerhalb des nächsten halben Jahres.

Teuere Tier 1 Storage

Und noch ein weiteres Budget-relevantes Ergebnis wurde AvePoint in der Erhebung präsentiert. 42,2 Prozent der Befragten gaben an, dass bei ihnen SharePoint nur auf teuren Tier-1-Storage-Ebenen laufe. Langfristig kann das keine Lösung sein, hier sollten die IT-Manager umdenken.

Keine Handlungsanreize

Obwohl sich laut Studie viele IT-Entscheider bewusst waren, dass mit SharePoint viele Herausforderungen auf sie zu kommen, etwa bei Storage, Risiko, Governance und Management, zog das noch lange nicht bei jedem Handlungsanreize nach sich. Fast die Hälfte der Befragten hatte keinerlei Pläne, SharePoint intern zu regulieren, und fast ein Viertel hatte kein Datenschutzprogramm. "Weil immer mehr Firmen SharePoint nutzen, bietet das großen Anlass zur Sorge, besonders mit Blick auf die Risiken wie Datenverluste und non-Compliance", heißt es in der Studie.