Was ist neu, was ist besser? Diese Frage war sicher das Motiv der meisten Besucher des ERP-Contest 2011 - veranstaltet von der GPS Gesellschaft zur Prüfung von Software. Denn in vielen Unternehmen ist die aktuelle IT-Landschaft meist schon etwas angestaubt und porös. Die PPS- und ERP-Systeme, in der Mehrzahl bis zum Ende des letzten Jahrhunderts installiert, erweisen sich zunehmend als produktivitätshemmend. Lücken in der Durchgängigkeit der Prozesse, Medienbrüche und Wechsel von einem Sub-System zum anderen, führen zu Verlustleistungen.
Neu ist, dass die mobile Kommunikation mit Smartphones und Tablet PCs "Standard" auch in ERP-Systemen ist. Dass die meisten Systeme zudem "in der Cloud" laufen, ist dabei eher eine Randerscheinung, die zwar noch argwöhnisch betrachtet wird (wegen der Datensicherheit), aber wer weiß, wie lange noch. Neu ist auch, dass die ERP-Systeme viel stärker "von außen", also über die Oberfläche zugänglich geworden sind und nicht bei jeder kleinsten Anpassung einen Eingriff in den Programmcode verlangen.
Aber das sind nur technische Neuerungen oder Verbesserungen. Das zentrale Thema des ERP-Contest 2011 lautete: Wie gut sind ERP-Systeme auf die Herausforderungen der globalisierten Wirtschaftsprozesse eingestellt? Reichen Mobilität und Flexibilität aus, um wettbewerbsfähig zu bleiben? Muss auch an der "Intelligenz" der Prozesssteuerung gearbeitet werden, um letztlich schneller und produktiver zu sein?
Sieben ERP-Anbieter beziehungsweise -Integratoren haben mit ihren Lösungen die Herausforderung angenommen und sich dem Contest gestellt:
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Asseco Germany AG / APplus
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Industrial Application Software GmbH / Canias ERP
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Epicor Software Deutschland GmbH / EPICOR 9
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Lawson Software Deutschland GmbH / M3
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Inway Systems GmbH / Microsoft Dynamics AX
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T.CON GmbH & Co. KG / SAP ERP
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SteinhilberSchwehr AG / Semiramis Comarch ERP Enterprise
Der vorliegende Beitrag stellt die wesenltichen Ergebnisse des Vergleichs dar. Den gesamten Testbericht 2011 "ERP-Systeme im Praxistest" können Interessenten für einen Preis von 59 Euro bei der Gesellschaft zur Prüfung von Software mbH (GPS) bestellen. Der Testbericht enthält neben der funktionalen Bewertung jedes Systems in den einzelnen Geschäftsprozessen die Ergebnisse des User Ratings, sowie einen Preisvergleich und detaillierte Systemangaben.
Acht Szenen eines Alltags: Aufgaben und Lösungen
Jedes ERP-System musste ein Testszenario mit acht Aufgabenstellungen durchlaufen. Die Stammdaten und Geschäftsvorfälle waren für eine optimale Vergleichbarkeit vorgegeben. Auf den folgenden Seiten stellen wir Ihnen die wichtigsten und auffälligsten Ergebnisse des Tests vor.
CRM: APplus vollständig, SAP harmonisch
Ein Außendienstmitarbeiter erhält auf seinem mobilen Gerät eine Kundenanfrage, informiert sich über bestehende Kundekontakte (Aufträge, Lieferungen, Rechnungen etc.), vereinbart per E-Mail einen gemeinsamen Besuchstermin mit einem Kollegen und erstellt einen Besuchsbericht.
APplus
CRM-Funktionen sind voll umfänglich auf Tablet PCs verfügbar, im Contest wurde dazu ein iPad verwendet. Interessant ist die automatische Schlagwortvergabe beim Eintrag der Besuchsberichte in das integrierte Dokument-Management-System DMS.
Canias ERP
Eher die Ausnahme, ist aber bei Canias ERP schon immer so gewesen: Die Funktion zur Kundenbetreuung (CRM) ist kein separates Modul, sondern Teil der Vertriebsfunktionen, einschließlich Terminkalender. Damit entfällt die Synchronisation mit einem externen Kalender.
M3
Die CRM-Funktionen, die durchaus die gestellten Anforderungen erfüllt hätten, wurden leider nicht live, sondern in einem Video gezeigt. Deshalb gab es einen Punktabzug in der Bewertung.
Microsoft Dynamics AX
Microsofts hauseigenes CRM-System überzeugte unter anderem durch die klare Strukturierung der Kunden und Kundenkontakte.
SAP ERP
In SAP ERP sind vom Web Shop über das CRM-Modul bis zur mobilen Kommunikation alle Funktionen eingebundenen, harmonisch und durchgängig.
Semiramis / Comarch ERP Enterprise
Foto: Desiree Mogck
In der Kommunikation mit Kunden geht Semiramis einen eigenen Weg: Anfragen landen nicht in einem abgesetzten Web Shop, sondern direkt im System. Der Kunde wird praktisch zum User. Der Kunde legt seine Anfrage direkt in Semiramis ab, diese wird dann allerdings über einen Workflow als E-Mail an den Außendienstmitarbeiter weiter geleitet.
Vertrieb: Epicor interessant, M3 praktisch
Die Aufgabe lautete, ein Angebot über ein individualisiertes Produkt ist mit Hilfe eines Konfigurators zu erstellen und anhand der neuen Stückliste zu kalkulieren. In dieser Szene soll die Angebotsnummer um ein Präfix mit der bearbeitenden Abteilung erweitert werden, um die Flexibilität zu testen.
Die Angebotserstellung mit einem Konfigurator und anschließender Produktkalkulation sind absoluter Standard, denn jedes System beherrscht. Große Unterschiede gibt es in der Flexibilität, der Anpassung an individuelle Anforderungen.
APplus
Das Standardsystem ist auf individuelle Änderungen vorbereitet. Im so genannten Administrator-Modus können gewisse Erweiterungen, wie hier ein Präfix zur Angebotsnummer, ohne Mühe eingebracht werden.
Epicor 9
Die Lösung für die individuelle Änderung war interessant: Mit einem kleinen Tool wird der Programmablauf mit graphischer Unterstützung, ein BPM-Tool, um ein kurzes Script erweitert, so dass zusätzliche Felder in die Verarbeitungslogik einbezogen werden.
M3
Für die individuelle Änderung wurde das Präfix mit einem (kleinen) Script einfach vorne angestellt. Fertig. Einfach, praktisch, gut.
Microsoft Dynamics AX
Es ist eine Besonderheit von AX, dass (kleinere) Anpassungen nur mit der Einstellung einiger Parameter durchgeführt werden, weniger mit Programmierung. Ergebnis der strikten Objektorientierung und Vererbung der Eigenschaften, die AX schon immer ausgezeichnet hat.
SAP ERP
Foto: Desiree Mogck
Als es darum ging, eine individuelle Änderung (Präfix in der Angebotsnummer) in das System einzubringen, hielt das Publikum den Atem an. Die "Operation am offenen Quellcode", bei der eine Art Bypass implantiert wurde, verlief gut und funktionierte. Sie soll auch, nach Aussage des SAP-Partners T.CON, ohne Folgen für den Patienten, sprich: Anwender, sein, also keine Auswirkung auf die Releasefähigkeit haben.
Semiramis/Comarch ERP Enterprise
Die geforderte Anpassung (Ergänzung der Angebotsnummer um ein Präfix) löste Comarch ERP Enterprise mit der Einrichtung eines neuen Nummernkreises mit einer Konstante als Suffix, ohne Eingriff in das System selbst.
Projekt-Management: Canias beeindruckt, Semiramis ausgefuchst
Alle Anbieter waren gefordert, im Rahmen des Contets zu zeigen, wie sie Projekte anlegen, den Aufwand erfassen und bei der Nachkalkulation berücksichtigen. Die Brücke zwischen der (kreativen) Produktentwicklung und der (stabilen) Produktion über ein PLM Product-Lifecycle-Management war das Interessante in dieser Szene.
Canias ERP
Wer von einem ERP-System über die reine Funktionalität hinaus gelegentlich auch eine Portion Know-how erwartet, ist mit Canias gut bedient. Das Projekt-Management-Modul orientiert sich an den Gedanken und Methoden des Project Management Institutes (PMI) mit dem Ziele, Strukturen in ein Projekt zu bringen.
Epicor 9
Die Funktionen im Projekt-Management sind gut ausgeprägt, einschließlich der Schnittstellen zu CAD-Systemen. Die "heikle" Schnittstelle zwischen Entwicklung (Konstruktion) und Produktion ("Welches ist das führende System?") unterstützt Epicor mit einem steuerbaren Datenaustausch zwischen CAD- und ERP-System.
Microsoft Dynamics AX
Foto: Desiree Mogck
Das Projekt-Management-Modul ist bidirektional kompatibel mit MS Project. Es kann aber mehr, zum Beispiel kann das Mitarbeiterprofil "steuernd" sein, so dass Aufgaben nur dann zugeordnet werden können, wenn das Profil (der "Skill") auch passt.
Semiramis Comarch ERP Enterprise
Das integrierte Projekt-Management-Modul erlaubt auch die Planung von Projektschritten, die von der Fertigmeldung anderer Schritte abhängig sind. Der Projektstand kann nach Zeitverbrauch gemessen oder prozentual nach Fertigstellungsgrad taxiert werden.
Einkauf: MS Dynamics automatisiert, Semiramis kommuniziert
Alle Probanden mussten neue Produktdaten "von außen", aus dem Internet oder über Webservices importieren, den Wareneingang mit einem Scanner erfassen und die Werte bei Waren- und Rechnungseingang buchen.
Die normalen Einkaufsfunktionen (Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung) beherrscht jedes ERP-System im Standard. Als produktivitätssteigernd und fortschrittlich gelten die Funktionen, die den Dialog und die direkte Übernahme der Daten vom Lieferanten unterstützen.
Epicor 9
Foto: Desiree Mogck
Für den Einkauf neuer Artikel können Bestellanforderungen auch erzeugt werden, wenn noch kein Artikelstamm existiert ("part on the fly"). Die Übernahme der Daten des Lieferanten unterstützt ein spezieller Middleware Server. Hier wird SOA in der Praxis sichtbar.
Microsoft Dynamics AX
Anfragen ab Lieferanten können auch ohne Lieferanten- und Artikelstamm gestellt werden, wobei die zulässige Antwort vorkonfiguriert ist. Damit lassen sich auch Kataloge übernehmen. Nach dem Akzept eines bestimmt Angebots erfolgt automatisch eine Absage an alle anderen, bei denen angefragt wurde.
SAP ERP
SAP ERP bietet eine offene Katalogschnittstelle OCI (Open Catalog Interface), mit der Produktdaten direkt aus dem Web Shop des Lieferanten importiert werden können.
Semiramis Comarch ERP Enterprise
Neue Wege geht Comarch ERP Enterprise auch in der Kommunikation mit Lieferanten. Zur Eröffnung des Dialogs genügt eine Nachricht mit einem Link zum ERP-System. Zunächst sieht es so aus, als würde man sich in einem ganz normalen Internet-Portal anmelden. Erst nach ein paar Schritten wird klar, dass man sich an der Stelle im Programm befindet, an die man möchte beziehungsweise soll. Der Lieferant ist in der Stammdatenerfassung der Artikel und kann seine Daten (etwa die Produktdaten), in Comarch ERP Enterprise selbst ablegen. Das könnte in Zukunft vieles vereinfachen.
Produktion mit verlängerter Werkbank: M3 weiß alles, SAP überrascht
Wie kommen die Systeme mit einer spontane Änderung eines begonnenen und teil-rückgemeldeten Fertigungsauftrags zurecht? Welchen Einfluss hat das auf die Steuerung des Warenfluss zur und von der verlängerten Werkbank? Wie gestalten sich die Synchronisation des ursprünglichen Fertigungsauftrags mit der Bestellung an den Lieferanten und dem Wareneingang der fertigen Produkte?
APplus
Foto: Desiree Mogck
Spontane Änderungen im Prozessablauf, hier die Auslagerung der Fertigung, werden mit konventionellen Mitteln durchgeführt: neuer Arbeitsgang für die externe Montage, separate Bestellung, retrograde Abbuchung des Materials nach Fertigmeldung. Das ging schon immer.
Canias ERP
Die Kombination eines Fertigungsauftrags mit einer Bestellung bei einer verlängerten Werkbank erfordert für die Rückmeldung des Fertigungsauftrags und die Buchung des Wareneingangs getrennte Verarbeitungsschritte. Nicht unbedingt Stand der Technik.
Epicor 9
Die Produktion unter Einbindung einer verlängerten Werkbank steuert Epicor souverän und verlangt nicht mehr Aufwand als unbedingt erforderlich. Auch die synchrone Buchung des Wareneingangs und der Fertigmeldung lief mit der integrierten BDE mühelos. Die Wertebuchung der Warenbewegungen (es handelt sich hier um "Work in progress" WIP) läuft im Hintergrund mit.
M3
M3 zählt zu den ganz wenigen Multi-Site-ERP-Systemen, deren Systemarchitektur die unmittelbare Steuerung aller zu einer Gruppe zusammen geschlossenen, aber rechtlich selbständigen Gesellschaften erlaubt. Das System weiß immer alles und wartet nicht erst auf eine Replikation der Daten von anderen Gesellschaften. Besonders vorteilhaft bei so genannten Intercompany-Geschäften, weil die Steuerung der Prozesse sozusagen synoptisch alle Ressourcen (Lagerbestände, Kapazitäten) gleichzeitig berücksichtigt.
Sehr eindrucksvoll sind die Auftragsnetze im APS-Modul, mit dem Ressourcen, Material, Maschinen, Personal und Werkzeuge simultan geplant werden. Die Einbindung einer verlängerten Werkbank wurde über einen Auftragssplit gelöst.
Microsoft Dynamics AX
Zur Einbindung einer verlängerten Werkbank in die Produktion verwendet AX eine eigene Stückliste für die Wertschöpfung der Fremdleistung, eine Lösung, die etwas mühsam und aufwändig erscheint. Der Wareneingang (der fremd gefertigten Teile) löst auch die Buchung der Fertigmeldung aus, so, wie es sein sollte.
SAP ERP
Bei diesem, zugegeben nicht sehr häufigen, Geschäftsvorfall (Vollendung eines angefangenen Fertigungsauftrags extern bei einem Dienstleister) die Übersicht sowohl über den Warenfluss als auch über die Kosten zu behalten, erfordert höchste Buchhaltungskünste und Managementqualitäten. SAP ERP überraschte hier mit einer unerwarteten Flexibilität, Geschäftsabläufe auch spontan zu ändern und übernahm die Steuerung komplett und sicher.
Semiramis Comarch ERP Enterprise
Sehr konventionell steuert das System die Produktion unter Einbindung einer verlängerten Werkbank. Die Beistellung, also das Material, das beim Lieferanten nicht vorhanden ist, wird zunächst umgelagert. Nach der Rücklieferung der fertigen Teile wird der (extern ausgeführte) Arbeitsgang zurück gemeldet und die erbrachte Dienstleistung als Wareneingang gebucht. Etwas zu aufwändig.
Lieferung mit Export: nur SAP kann es richtig
Die Warenlierung ins Ausland hält besondere Herausforderungen bereit: Exportabwicklung mit Proforma-Rechnung, Anmeldung der Ausfuhr über ATLAS, Einbindung eines Logistikers und Lieferavis an den Kunden via Internet - das sollte die Systeme beherrschen.
Doch die Unterstützung des "Exportweltmeisters Deutschland" durch Funktionen der ERP-Systeme ist immer noch sehr spärlich. Obwohl die Ausfuhranmeldung innerhalb der EU seit fast zehn Jahren einheitlich im ATLAS-Verfahren geregelt ist, die sich im Prinzip auf das Ausfüllen eines Formblatts beschränkt, bieten nur die wenigsten ERP-System aktive Unterstützung.
APplus
Das System erzeugt für den Auftrag eine Packliste mit Packvorschrift, koppelt den Lieferschein mit den Seriennummern der Lieferung, übernimmt die Sendungsnummer des Spediteurs. Für die Ausfuhranmeldung empfiehlt der Anbieter eine Partnersoftware.
Canias ERP
Der Anbieter schlägt als Lösung für die Ausfuhranmeldung die Einbindung eines Web-Service vor.
Epicor 9
Das Lieferavis an den Kunden mit der Sendungsnummer wird als E-Mail über ein Fremdprodukt Advanced Printing Module verschickt. Die Ausfuhranmeldung bleibt Sache des Anwenders.
M3
Foto: Desiree Mogck
M3 unterstützt die Kommissionierung mit einer Zuteilung auf der Zeitachse und bietet auch eine Wegeoptimierung für gestresste Lageristen. Über eine Schnittstelle zum Logistiker wird der Warenempfänger informiert. Es fehlt nur eine direkte Anmeldung des Exports über ATLAS.
Microsoft Dynamics AX
Das System verwaltet ein Kontingent von Sendungsnummern des Spediteurs, aus dem eine Nummer übernommen wird. Für die Ausfuhranmeldung bietet Dynamics AX eine Schnittstelle zu einem ATLAS-Produkt.
SAP ERP
Einzig unter den Teilnehmern am ERP-Contest 2011 bietet SAP ERP eine durchgängige Lösung einschließlich einer integrierten Exportbearbeitung über ATLAS mit dem Modul GTS Global Trade Service.
Semiramis Comarch ERP Enterprise
Der ERP-Anbieter empfiehlt eine Partnerlösung der Format Software Service GmbH.
Service mit Austausch eines Bauteils: APplus reif, M3 durchdacht
Hier ist eine gute Kooperation zwischen CRM- und ERP-System gefordert: Der CRM-Teil steuert die Kommunikation mit Kunden und den mobilen Servicemitarbeitern, der ERP-Teil den Warenfluss, die Erfassung der Kosten und Aktualisierung der Geräteakte.
APplus
Foto: Desiree Mogck
Die Funktionen zur Serviceunterstützung sind gut durchdacht und ausgereift: CTI-Kopplung, gesteuerte Fehlersuche, Einsatzplanung und Kommunikation mit mobilen Geräten, einschließlich Touchpad für die Unterschrift des Kunden.
Canias ERP
Das System bietet ausreichende Funktionen für die Serviceabwicklung, die Fehlererfassung wird durch Fragenkataloge mit einer Fragelogik unterstützt. Der Serviceauftrag mit den durchzuführenden Maßnahmen wird über einen so genannten Collaborator einem Mitarbeiter zugewiesen. Die Kommunikation mit den Servicetechnikern ist direkt über das Web, per SMS oder E-Mails möglich.
Epicor 9
Die Funktionen zur Servicesteuerung sind überzeugend. Identifizierung des reklamierten Produkts anhand der Seriennummer, gesteuerte Fehlerermittlung, Auswahl des geeigneten Servicetechnikers anhand der Verfügbarkeit und des Skills, Dokumentation der Unterschrift des Kunden auf dem mobilen Gerät.
M3
Auch für "Maintain", das dritte "M" im Namen (nach Make und Move), bietet M3 sehr viele durchdachte Funktionen. Eine Liste möglicher Fehler mit Lösungshinweisen unterstützt die Reklamationsannahme, die Zuordnung der (geeigneten) Servicetechniker kann auch automatisiert werden, einschließlich der Berücksichtigung deren Verfügbarkeit und Skills. Im Detail geht M3 bis zum Lagerbestand im Servicefahrzeug und erfasst Serviceleistungen einschließlich der notwendigen Reisezeiten.
Microsoft Dynamics AX
Im Service unterstützt ein Fragenkatalog die Reklamationsannahme, für die Planung der Servicetechniker gibt es einen Plan, der die Verfügbarkeit zeigt. Der Serviceauftrag und die Übernahme der Daten in die spätere Fakturierung muss konfiguriert werden.
SAP ERP
Im Service ist SAP ERP sehr gründlich. Die integrierte CTI-Schnittstelle identifiziert Kunden und Lieferungen, verweist gegebenenfalls auf einen bestehenden Wartungsvertrag, erfasst die Fehlercodes und aktualisiert nach dem Service die Geräteakte. Die Rückmeldung der Zeiten kann der Servicetechniker auch auf dem iPad erfassen.
Semiramis Comarch ERP Enterprise
Die Reklamationsbearbeitung im Service wird durch eine CTI-Kopplung und Symptom- und Ursachentabellen gut unterstützt, der Serviceauftrag selbst wird als "normaler" Produktionsauftrag behandelt.
Rechnungswesen und Auswertungen: Canias wolkig, M3 komfortabel
Die Aufgabe lautete: Auswertung und graphische Darstellung der durchgeführten Wertschöpfung (Ein- und Ausgangsrechnungen, Bestandsveränderungen), möglichst einfach und komfortabel, Einbindung eines BI-Systems.
APplus
Das Rechnungswesen eGECKO, ein Produkt der CSS Computer Software Studio GmbH, ist zwar funktional integriert, aber noch nicht an das Erscheinungsbild des Systems angepasst.
Canias ERP
Die Entscheidung, als BI-Tool ein Open Source-Produkt zu nehmen, Pentaho open source der Pentaho Corporation, dürfte besonders bei mittelständischen Unternehmen gut ankommen. Dieses Tool ist, wie Canias selbst, on-demand verfügbar (aus der "Cloud”) sowie auf Smartphones und Tablet PCs.
Epicor 9
Das Rechnungswesen ist für Unternehmensgruppen ausgelegt, die sowohl mehrere Gesellschaften führen als auch parallel nach verschiedenen Regeln buchen (IFRS / HGB). Werkzeuge zur Auswertung mit Drill-down-Funktion bis zum Urbeleg / Transaktion und Berichtserstellung sind im System integriert. Für die Kostenrechnung nach dem in Deutschland üblichen Gesamtkostenverfahren wird ein Partnerprodukt eingesetzt.
M3
Das Rechnungswesen ist, wie von einem international eingesetzten System zu erwarten, perfekt für die Buchung nach HGB und IFRS. Komfortabel sind die mehreren Dimensionen, z.B. für Kostenträger, die man jedem Buchungssatz für die Auswertung gleich mitgeben kann. Und wenn die Marge eng wird, springt eine Ampel in der Produktkalkulation auf rot. Eine echte Managementfunktion!
Microsoft Dynamics AX
An der neuen AX-Version werden auch Controller ihre Freude haben: Excel, das Standard-Tool aller Controller, wurde neu eingekleidet und sieht jetzt nicht mehr so "nackt" aus wie ein Spreadsheet, sondern wie ein "echtes BI-Tool". Mit Pivot-Tabelle, konfigurierbaren Filtern und viel Graphik. Excel ist dabei "immer und überall” integriert.
SAP ERP
Graphische Auswertungen über den Geschäftsverlauf kann man aus dem BI-Tool auch auf einem iPad abrufen. Es sah alles etwas spielerisch und einfach aus, wie die riesigen Datenmengen auf Icongröße reduziert wurden und trotzdem noch etwas daraus zu erkennen war. Wie viel Aufwand wirklich darin steckt, blieb verborgen.
Semiramis Comarch ERP Enterprise
Für das Controlling werden die gewünschten Ansichten zunächst in Excel definiert, über einen ETL-Prozess OLAP-Würfel gebildet und anschließend die Auswertungen mit Excel als Oberfläche gesteuert.
Einen Punktabzug gab es allerdings für die nicht präsentierten "Standard-Berichte" Monats- / Quartalsbericht sowie Gewinn- und Verlustrechnung.
ERP-Systeme sind überwiegend mobil, modern und flexibel
Ein deutlich erkennbarer Trend bei den ERP-Systemen ist sicherlich die Einbindung mobiler Geräte, Smartphones und Table PCs, in den Prozessablauf. Und sicher ist das erst der Anfang der Entwicklung, denn die "drahtlose" Kommunikation, die Verfügbarkeit "24/7" und die Einstellung vieler Nutzer, "always on"(line) zu sein, verstärken diesen Trend. Der geht einher mit der Verlagerung der ERP-Systeme "in die Cloud", auf irgendeinen Server, der den permanenten Zugriff auf alle Daten via Internet bietet.
Erst auf den zweiten Blick erkennbar wird die zunehmende Verlagerung der Systemeinstellungen, des "Customizing", an die Oberfläche und damit direkt in die Hand der Anwender. Waren es anfangs nur die Anordnung der Datenfelder, die auf der Oberfläche "individualisiert" werden konnte, so sind es heute die Abläufe der Geschäftsprozesse, die durch wenige Handgriffe und ohne Programmierung im engeren Sinne geändert werden können. Der Anwender ist der Souverän.