Im Schnitt dauert es 15 Minuten, bis man sich nach einer eingegangenen E-Mail oder einem Anruf wieder auf die ursprüngliche Aufgabe konzentrieren kann. Mit simplen Tricks lässt sich gegensteuern.
Wer seinen E-Mail-Account mal abschaltet, arbeitet in dieser Zeit fokussierter und produktiver. Und die Herzfrequenz bleibt dabei natürlicher. Foto: Branislav Nenin - shutterstock.com
Eigentlich sollte man meinen, dass Kommunikationstechnologien wie E-Mails und Online-Tools wie Wikis Angestellte viel effizienter arbeiten lassen als früher. Doch eine Umfrage des amerikanischen Coaching-Unternehmens Apex Performance zeigt, dass viele Arbeitnehmer sich durch die zahlreichen Unterbrechungen am Arbeitsplatz von ihren anderen Aufgaben ablenken lassen.
70 Prozent der 300 Umfrageteilnehmer erhalten mindestens 21 E-Mails am Tag. Mehr als die Hälfte der Befragten kontrolliert ihren Posteingang mehr als elf Mal täglich, jeder Dritte prüft das Postfach sofort nach einer Benachrichtigung auf neue E-Mails. Oft sind es deutlich mehr als 21 Mails. Einer Umfrage des Data-Governance-Anbieters Varonis zufolge bekommt jeder dritte Top-Entscheider 100 bis 300 neue Nachrichten am Tag.
Insgesamt also 21 neue Mitteilungen täglich - das klingt auf den ersten Blick nach wenig. Doch wer bei jeder dieser E-Mails seine Arbeit liegen lässt und die neue Nachricht liest, unterbricht 21 Mal am Tag seine Arbeit. Zwei Drittel der Umfrageteilnehmer gaben an, dass sie mindestens alle 20 Minuten unterbrochen werden.
Diese ständigen Pausen wirken sich massiv auf die Produktivität von Arbeitnehmern aus, wie die Ergebnisse einer anderen Umfrage zeigen. Eric Horvitz hat bei Microsoft untersucht, wie lange Angestellte brauchen, bis sie sich nach einer E-Mail, einem Anruf oder einer Chat-Nachricht wieder auf ihre ursprüngliche Aufgabe konzentrieren können. Im Durchschnitt dauert das 15 Minuten. Wer also mehrere E-Mails, Anrufe, Chat-Nachrichten pro Stunde liest, ist zeitraubenden Ablenkungen ausgesetzt.
1. Verfassen Sie Ihre E-Mails knapp und präzise. Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei.
2. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik. In den meisten E-Mail-Systemen gibt es entsprechende Funktionen. Da dies bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian.
3. Beantworten Sie E-Mails schnell. Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Vor allem auf erwartete Messages sollte zügig geantwortet werden. Wenn man nicht gerade extrem beschäftigt ist, sollte man den Posteingang mehrmals täglich checken. Allerdings ist es nicht nötig, die automatische Benachrichtung (Auto Notify) zu jeder eingehenden E-Mail zu aktivieren - das lenkt zu sehr von der Arbeit ab.
4. Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um. Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Der Effekt ist vergleichbar mit einer Fahrt in einem öffentlichen Verkehrsmittel, in dem man gezwungen ist, dem Handygespräch eines Unbekannten zuzuhören. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen.
5. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist. Experton empfiehlt, die E-Mail in einem Stil zu verfassen, der einem schriftlichen Dokument (zum Beispiel Geschäftsbrief) gleicht. Grußformel und Unterschrift (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen.
6. Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr. In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen. Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden.
7. Antworten Sie niemals auf Spam. Eigentlich eine Binsenweisheit, und doch ein immer wieder gemachter Fehler. Viele Spammer statten ihre Nachricht mit einer Opt-out-Funktion aus, indem die Mail im Betreff-Feld vorgeblich mit "unsubscribe" abbestellt werden kann. Für manche Spam-Programme, die für den automatischen Versand des elektronischen Mülls sorgen, bedeutet eine solche Antwort: Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen.
8. Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren. So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber,wer die Nachricht noch erhalten hat.
9. Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig. Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen.
10. Keep it simple. Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen!
11. Nutzen Sie die Features moderner E-Mail-Programme. Rückruf: Eine E-Mail, die fehlerhaft oder ohne Anhang versandt wurde, wird zurückgerufen. Sparsam verwenden, lieber Botschaften noch einmal genau checken, bevor sie verschickt werden. Oft werden E-Mails schnell geöffnet und lassen sich nicht mehr zurückrufen. <br/><br/> Automatische Antwort: Die Out-of-Office-Funktion ist wirklich nützlich und sollte angewendet werden! Allerdings sollte man sie schnell deaktivieren, wenn man wieder im Büro ist.<br/><br/> Wiederversenden: Manchmal erreichen E-Mails nie den Adressaten, etwa weil der Mail-Server ausfällt. Mit der Resend-Funktion lassen sie sich umstandslos ein zweites Mal verschicken. Vor dem Versand in die Betreffzeile eine Bemerkung wie "zweiter Versuch" einfügen.<br/><br/>Übermittlungsbestätigung: Nice to have, aber nicht zwingend nötig. Funktioniert auch nicht mit jedem E-Mail-System. <br/><br/>Lesebestätigung: Ebenfalls nice to have.
12. Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen. Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen.
13. Verlassen Sie sich bei dringenden Informationen nicht auf E-Mail. Dazu lieber das Telefon benutzen. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht.
14. Nutzen Sie E-Mails nicht für unangebrachte Kommunikation. E-Mail für die Verbreitung von Spam zu missbrauchen, ist nicht nur ein Ärgernis, sondern möglicherweise auch noch illegal. Und: In den meisten Fällen kann der Absender schnell ermittelt werden.
Bei diesen Ablenkungen ist noch nicht eingerechnet, dass die Angestellten die E-Mail bereits beantwortet haben, wenn dies notwendig ist. Die meisten männlichen Umfrageteilnehmer beantworten berufliche E-Mails nach ein bis vier Stunden. Die Mehrheit der weiblichen Befragten reagiert innerhalb einer Stunde, so die Umfrage-Ergebnisse von Apex Performance.
Einfache Tricks gegen den E-Mail-Wahnsinn
Die ständigen E-Mails lenken nicht nur ab, sie verursachen auch Stress. Forscher der University of California und der US-Armee haben Angestellte von ihrem E-Mail-Account abgeschnitten. Sie arbeiteten in dieser Zeit fokussierter und produktiver und ihre Herzfrequenz war natürlicher. Bereits mit einem einfachen Tricks lässt sich die Produktivität am PC steigern. Dazu zählt zum Beispiel, die Benachrichtigung über neue E-Mails zu deaktivieren.
An der Umfrage des amerikanischen Coaching-Unternehmens Apex Performance haben 300 Angestellte aus den USA teilgenommen. Die Ergebnisse wurden unter dem Titel "Attention in the 21st Century" veröffentlicht.
Ignorieren Sie E-Mails, die zur Eingabe vertraulicher Daten auffordern! <strong>Merkmal:</strong> Um eine möglichst hohe Öffnungsquote zu erreichen, wird oft versucht, Angst zu erzeugen in der Hoffnung, dass der Nutzer auf diese Weise seine übliche Vorsicht aufgibt. Besonders beliebt ist der Trick, eine Sperrung des Kontos (bei der Bank, bei PayPal oder bei Facebook) oder der Kreditkarte vorzutäuschen – verbunden mit der Aufforderung, sich auf eine von der E-Mail aus verlinkten Seite anzumelden, um die Sperrung aufzuheben. Meist versuchen die Betrüger auch, einen zeitlichen Druck aufzubauen, indem sie behaupten, die Eingabe der Daten müsse in den nächsten 24 Stunden erfolgen.<br /><br /> <strong>Tipp:</strong> Generell versenden Banken, aber auch Kreditkartenunternehmen und Online-Bezahldienste keinerlei E-Mails, die zu einer Seite verlinken, auf denen Sie Ihre Kontodaten eingeben sollen. Löschen Sie die E-Mail sofort und klicken Sie keinesfalls auf den Link! Schon der bloße Besuch der Seite kann zu einer Infektion mit einem Virus oder Trojaner führen (Drive-by-Download)!
Überprüfen Sie, ob die Website gesichert ist! <strong>Merkmal:</strong> Webseiten, auf denen wichtige Daten eingegeben werden sollen, sind in der Regel durch eine sichere Verbindung geschützt. Dies lässt sich daran erkennen, dass die Web-Adresse (URL) mit https:// statt mit http:// beginnt. Verweist eine E-Mail, die zur Eingabe vertraulicher Daten auffordert, auf eine ungesicherte Website, ist diese mit hoher Wahrscheinlichkeit gefälscht. Oftmals verbergen die Phisher die tatsächliche Ziel-URL jedoch hinter einer angeblich gesicherten Scheinadresse.<br /><br /> <strong>Tipp:</strong> Überprüfen Sie, wohin der Link tatsächlich führt: mittels Rechtsklick auf den Link und Auswahl von „Eigenschaften“ oder, wenn Sie den Link bereits angeklickt haben, durch Überprüfung der Adresse in der Adresszeile. Auch hier gilt: Im Zweifel den Link nicht anklicken und die E-Mail löschen!
Achten Sie auf die genaue Schreibweise der URL! <strong>Merkmal:</strong> Um an ihr Ziel zu kommen, müssen die Phisher den Anschein erwecken, die E-Mail sowie die Seite, auf welcher der Nutzer seine Daten eingeben soll, wären echt und gehörten dem angeblichen Absender. Daher wählen sie Adressen, die auf den ersten Blick wie eine echte Adresse, beispielsweise der Bank, aussehen. Dabei werden von der Bank nicht benutzte, aber plausibel erscheinende Adressen verwendet (z. B. www.sparkasseonline. de) oder unauffällige Schreibfehler eingebaut ("postank" statt "postbank").<br /><br /> <strong>Tipp:</strong> Achten Sie immer auf die Schreibweise der URL (auch schon im E-Mail-Absender!) und überprüfen Sie diese auf Schreibfehler! Überprüfen Sie auch, welche URL das Unternehmen normalerweise hat (durch Vergleich mit der Website oder mit echten E-Mails)!
Achten Sie genau darauf, welche Daten Sie eingeben sollen! <strong>Merkmal:</strong> Zugänge zu Online-Konten, aber auch der Einsatz von Kreditkarten benötigen meist ein mehrstufiges Authentifizierungsverfahren. Bei Online-Konten sind das beispielsweise Kontonummer und TAN, bei Kreditkarten Kartennummer, Ablaufdatum und die dreistellige Prüfnummer. Als sichere Alternative gibt es seit einiger Zeit auch die Verifizierung über das so genannte 3D-Secure-Verfahren (z.B. „Verified by Visa“).<br /><br /> <strong>Tipp:</strong> Werden Sie aufgefordert, mehr als eine TAN oder sowohl ihre Prüfnummer als auch die 3D-Secure-ID einzugeben, handelt es sich um Phishing. Seriöse Websites verlangen nie beide Daten gleichzeitig.
Nicht nur Konto- und Kreditkarten-Phishing ist gefährlich! <strong>Merkmal:</strong> Schon längst beschränkt sich das Interesse der Phisher nicht mehr nur auf Bank- oder Kreditkartendaten. Generell ist jeder Zugang zu Online-Diensten interessant, sei es das Webmail-Konto, der Zugang zu sozialen Netzwerken, selbst Business-Dienste wie Google AdWords. Dabei nutzen beispielsweise Spammer die erbeuteten Daten, um Kampagnen für eigene Seiten zu schalten – auf Kosten der betrogenen Nutzer.<br /><br /> <strong>Tipp:</strong> Behandeln sie alle Zugangsdaten zu Internetdiensten vertraulich, auch wenn sie Ihnen nicht wichtig erscheinen! Angebliche E-Mails von Facebook oder Hotmail können genauso gefährlich sein wie solche von Ihrer Bank.