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Um die vielfältigen komplexen Aufgaben bewältigen zu können, streben die meisten CIOs nach maximaler Effizienz in ihrer Arbeit. Effiziente IT-Führungskräfte sind schließlich besser in der Lage, Fehler zu vermeiden und gleichzeitig wichtige Ziele zu erreichen. Besonders effiziente CIOs arbeiten außerdem hart daran, einen maximalen Geschäftswert zu generieren - eine Eigenschaft, die ihre Kollegen im Business definitiv bemerken und schätzen werden.
Effizient zu sein bedeutet, qualitativ hochwertige, nachhaltige und erwartete Ergebnisse pünktlich und im Rahmen des Budgets zu erzielen, berichtet Christopher Kowalsky, außerordentlicher Professor am Heinz College of Information Systems and Public Policy der Carnegie Mellon University. Effiziente CIOs arbeiten hart daran, ihre Aufgaben zu rationalisieren, und sie konzentrieren sich darauf, innerhalb eines engen Zeitrahmens maximale Ergebnisse zu erzielen. So können sie schnell zur nächsten Aufgabe übergehen. Und sie wissen auch, dass schon ein paar Effizienztechniken große Auswirkungen auf ihr Unternehmen und ihre Karriere haben können.
Effizienz in der Führung ist in der gesamten Karriere ein entscheidender Faktor. Im Folgenden finden Sie acht Empfehlungen, wie IT-Führungskräfte ihre Arbeit effizienter gestalten und so ihre langfristigen Karriereaussichten verbessern können.
Empfehlung 1: Vertrauen Sie Ihrem Führungsteam
CIOs haben viele Aufgaben, aber sie können nicht alles machen. Deshalb ist es wichtig, ein talentiertes Führungsteam aufzubauen und seinen Mitgliedern zuzutrauen, bestimmte Aufgaben zu übernehmen. Jay Upchurch, Executive Vice President und CIO beim Softwareentwickler SAS, berichtet, dass sein Führungsteam ihm die Freiheit gibt, Aufgaben zu delegieren und darauf zu vertrauen, dass zugewiesene Aufgaben pünktlich und mit hoher Qualität erledigt werden. "Das hilft mir, mich auf die großen Initiativen zu konzentrieren und schafft Zeit, um zu führen", erklärt er.
"Im Laufe der Zeit haben wir Vertrauen aufgebaut und einen Rhythmus entwickelt, was es uns ermöglicht, nahtlos zusammenzuarbeiten", so Upchurch. Er ist der Ansicht, dass die Effizienz leidet, wenn ein CIO das Gefühl hat, jedes Detail der Produkte oder Services kennen zu müssen, jede neue Technologie zu verstehen und jedes Managementbuch zu lesen: "Wenn man seine ganze Zeit damit verbringt, diesen Dingen nachzujagen, verliert man den Blick für die großen Prioritäten des Unternehmens."
Empfehlung 2: Planen Sie Besprechungen so effektiv wie möglich
Effiziente CIOs planen Meetings im Voraus und geben sich selbst und den Teammitgliedern ausreichend Zeit zur Vorbereitung. "Machen Sie den Meeting-Kalender zu einem öffentlichen und transparenten Teil der IT-Governance", rät Bill VanCuren, CIO beim Software- und Dienstleistungsunternehmen NCR. Der Sitzungskalender sollte ein ausgewogenes Verhältnis aus Treffen mit Business Units, Lieferanten und Partnern, Projektmanagement-Experten und IT-Mitarbeitenden aufweisen, fordert VanCuren. "Halten Sie auch leere Stellen im Kalender frei, um Überraschungen oder Krisenmanagement-Meetings zu ermöglichen, die mit der Arbeit einhergehen."
Empfehlung 3: Erstellen Sie ein Betriebshandbuch
Jeder CIO müsse ein Betriebshandbuch erstellen, sagt Anil Cheriyan, CTO und Executive Vice President of Strategy beim Dienstleistungsunternehmen Cognizant. Das Playbook sollte Agenden, Inhalte und Metriken für alle CIO-Zuständigkeiten festlegen und definieren, einschließlich der geschäftlichen Anforderungen und ihrer Erfüllung, aber auch der Investitionen, Finanzen, Talente und Cyberrisiken. "Die Einführung eines regelmäßigen Rhythmus ermöglicht es dem CIO, das Tagesgeschäft effizient zu überwachen", sagt er.
Mit einem grundlegenden Playbook schaffen CIOs einen soliden Rahmen für das tägliche Management. "So können sie mehr Zeit damit verbringen, Innovationen mit internen und externen Partnern voranzutreiben", argumentiert Cheriyan. "Außerdem ist das IT-Team besser auf gemeinsame Prioritäten, Erwartungen und Ergebnisse eingestellt, wenn das Playbook funktioniert." Ohne ein Playbook würden CIOs dazu neigen, "Kaninchen" hinterher zu jagen: "Sie verlieren die Prioritäten aus den Augen und können sich in endlosen Debatten über Themen mit geringer Priorität verstricken oder mit einer schlechten Teamdynamik kämpfen, die aus unklaren Verantwortlichkeiten oder Erwartungen resultiert."
Empfehlung 4: Kultivieren Sie künftige Führungskräfte
Effiziente und effektive CIOs erstellen und pflegen Notfallpläne für Zeiten, in denen sie selbst oder eine andere wichtige Führungskraft beziehungsweise eine Expertin abwesend sind, sagt Ola Chowning, Partnerin beim Technologieforschungs- und Beratungsunternehmen ISG. "Trainieren Sie diese Pläne, indem Sie unerwartet delegieren", rät sie.
Dazu müssten potenzielle Führungskräfte aus einem Pool von Kandidaten identifiziert und ausgewählt werden. Die Notfallplanung für Führungskräfte werde dazu genutzt, neue Führungsebenen aufzubauen, indem man den Mitgliedern des Teams Entscheidungsbefugnisse und ein Gefühl der Verantwortlichkeit überträgt. "Dadurch kann sich der CIO auf die Entscheidungen mit der höchsten Priorität konzentrieren und gleichzeitig eine Entscheidungskultur von unten nach oben aufbauen", sagt Chowning.
Empfehlung 5: Bereiten Sie sich auf Meetings vor
Brook Colangelo, CIO des Weißen Hauses während der Obama-Regierung, ist ein überzeugter Verfechter von "Read-aheads" - detaillierten Tagesordnungen und Materialien, die lange vor wichtigen Sitzungen vorbereitet werden. "Diese Notizen sind ein Muss, damit Sie die Themen verstehen können, bevor Sie Entscheidungen treffen", sagt er.
Colangelo, derzeit CIO beim Labortechnik-Anbieter Waters Corporation, sagt, dass sein Unternehmen großen Wert auf Sorgfalt und Achtsamkeit lege. "Bei wichtigen Besprechungen innerhalb unseres Teams oder mit anderen Stakeholdern sind Vorankündigungen Pflicht. So stellen wir sicher, dass die Mitarbeiter genügend Zeit haben, sich vorzubereiten und darüber nachzudenken, wie sie Entscheidungen treffen sollen." Dieser Ansatz gewährleiste auch, dass CIOs keine Zeit mit der Planung von Wiederholungsbesprechungen verschwenden, um Themen zu behandeln, die bei der ersten Besprechung verpasst wurden.
Empfehlung 6: Vermeiden Sie technische Ausfälle
Reaktionen auf Störungen etwa in den Bereichen IT-Systeme, Sicherheit, Teamstruktur oder Governance sind ein großer Zeitfresser. CIOs sollten Systeme und Prozesse bewerten, lange bevor es zu einem Ausfall kommt, empfiehlt Ellen Benaim, CISO des Anbieters von Plattformen zur Dokumentenerstellung Templafy. "Sie müssen eine Bestandsaufnahme der Tools machen, die sich auf die Gesamteffizienz, die Sicherheitslage und das finanzielle Ergebnis des Unternehmens auswirken", sagt sie.
Benaim weist zudem darauf hin, dass es wichtig sei, die Vorteile neuer Produkte, Dienste und Richtlinien zu nutzen, um unpraktische und ineffiziente Altversionen zu ersetzen. "Ob es darum geht, eine Tabellenkalkulation gegen ein Datenbank-Kollaborationstool auszutauschen, das abteilungsweite Kostenmanagement zu rationalisieren oder eine Content-Enablement-Lösung für eine effizientere Dokumentenerstellung zu nutzen - smarte CIOs setzen auf Technologie, um mit dem schnelllebigen Geschäftsumfeld Schritt zu halten und sich auf das vorzubereiten, was als Nächstes kommt."
Empfehlung 7: Nutzen Sie die Potenziale der Automatisierung
Automatisierung verbessert die Effizienz von CIOs und Teams, indem sie die Anzahl zeitaufwändiger Aufgaben reduziert. Da Unternehmen immer tiefer in hochentwickelte digitale Technologien eintauchen, steigt die Komplexität sowohl für IT-Teams als auch für ihre Führungskräfte exponentiell an. Automatisierung kann das Leben einfacher und leichter machen, indem sie die Anzahl der sich wiederholenden Aufgaben und potenziellen Fehler reduziert.
"Eine erweiterte, automatisierte Arbeitsweise minimiert das Auftreten von Fehlern und den Zeitaufwand für deren Behebung", sagt Greg Bentham, Vice President of Cloud Infrastructure Services and Corporate Social Responsibility bei der Unternehmensberatungsfirma Capgemini Americas. So könnten automatisierte Dashboards und Visualisierungen, die Teil jeder Initiative zur Workflow-Automatisierung sein sollten, einen Überblick über den Zustand und die Effektivität des Gesamtsystems geben. Und effiziente CIOs haben erkannt, dass verfügbare Zeit ihr wertvollstes Gut ist: "Jeder weiß, dass Mitarbeiter, die sich mit repetitiven und banalen Aufgaben aufhalten, seltener Innovationen und Kreativität an den Arbeitsplatz bringen oder sich sogar abwenden", sagt Bentham.
Empfehlung 8: Werden Sie schlank und beweglich
CIOs müssten Prioritäten bei der Arbeit setzen und den anstrengenden Wechsel zwischen einzelnen Aufgaben vermeiden, der ein großer Effizienzkiller sei, sagt Steve Padgett, CIO bei Actian, einem Anbieter von Hybrid-Datenmanagement, Cloud-Integration und Analysetools. In Anlehnung an ihre Entwicklungsteams können CIOs die Effizienz steigern, indem sie Agile- und Lean-Techniken zur Bewältigung von Projekten und Aufgaben einsetzen. "Beginnen Sie eine Aufgabe und führen Sie sie zu Ende, dann erst starten Sie mit einer anderen Aufgabe", schlägt er vor. "Sich jeweils auf eine Aufgabe zu konzentrieren, bevor man zur nächsten übergeht, passt auch gut zu anderen IT-Managementpraktiken und -prozessen."
In ihrem Streben nach maximaler Effizienz sei es für CIOs wichtig, sich Gedanken darüber zu machen, wie sie Projekte in möglichst kurzer Zeit vorantreiben können. "Auch die Mitarbeiter werden produktiver sein, wenn sie weniger Meetings besuchen müssen und mehr Zeit haben, sich auf ein Ziel zu konzentrieren", bilanziert Padgett.
Dieser Artikel basiert auf einem Beitrag unserer Schwesterpublikation cio.com