Forscher haben Angestellte von ihrem E-Mail-Account abgeschnitten. Sie arbeiteten in dieser Zeit fokussierter und produktiver, ihre Herzfrequenz war natürlicher.
Angestellte fühlen sich gestresster, wenn ständig neue E-Mails in ihrem Posteingang landen. Foto: Stokkete - shutterstock.com
Zahlreiche Angestellte fühlen sich in ihrem Arbeitsalltag von E-Mails gegängelt. Klar ist: Wer sich den Tagesablauf von Outlook und Co. diktieren lässt, wird immer das Gefühl haben, unproduktiv und fremdgesteuert zu sein. Ratschläge für strukturiertes Zeitmanagement und spezielle Tools können dabei helfen, wieder fokussierter zu arbeiten.
Während es bei diesem Thema bislang meist um die Aspekte Produktivität und Ablenkung ging, haben US-Forscher sich mit den gesundheitlichen Auswirkungen einer E-Mail-Pause beschäftigt. Die Studienergebnisse von Wissenschaftlern der University of California und der US-Armee zeigen: Wer von seinem E-Mail-Account abgeschnitten wird, arbeitet nicht nur fokussierter und damit produktiver, sondern reduziert auch deutlich persönlichen Stress.
Die 13 Studienteilnehmer arbeiteten während fünf E-Mail-freien Tagen mit Puls-Uhren, eine Software dokumentierte, wie oft sie in dieser Zeit zwischen unterschiedlichen Bildschirmfenstern hin- und herwechselten. Die E-Mail-Leser wechselten doppelt so häufig zwischen Bildschirmfenstern hin und her wie die E-Mail-Pausierer. Die Herzfrequenz der Testpersonen mit E-Mail-Empfang war konstant hoch in einem Zustand der Alarmbereitschaft, die der Personen ohne E-Mails variierte stärker, was die Studienautoren als einen natürlicheren Zustand bezeichnen.
"Wenn man Angestellte vom E-Mail-Empfang abschneidet, reduziert sich ihr Multitasking-Verhalten und sie fühlen sich weniger gestresst", kommentiert Informatik-Professorin und Studienautorin Gloria Mark die Ergebnisse. Die Testpersonen mit E-Mail-Empfang wechselten im Schnitt 37mal pro Stunde zwischen Bildschirmfenstern hin und her. Die E-Mail-losen taten dies nur 18mal pro Stunde. Die Probanden selbst fühlten sich ohne E-Mail-Zugang besser in der Lage, ihre Aufgaben zu erledigen, denn so waren sie seltener stressigen und zeitintensiven Ablenkungen ausgesetzt.
Studien-Autorin Gloria Mark berichtet, dass es gar nicht so leicht gewesen wäre, Teilnehmer für diese Studie zu finden. Doch während der E-Mail-freien Zeit hätten die Probanden den Arbeitsalltag ohne E-Mails sehr genossen, vor allem dann, wenn der Vorgesetzte ihnen sein Einverständnis dafür gegeben hatte. "Die Testpersonen waren zufriedener damit, wieder direkter mit anderen Menschen in Kontakt zu stehen", sagt Mark. Doch es gab auch eine negative Auswirkung: Die Studienteilnehmer berichteten, dass sie sich durch die E-Mail-Pause in gewisser Weise isoliert fühlten. Im Experiment wurden sie von Kollegen mit wichtigen Informationen versorgt, die sie durch ihre E-Mail-Pause verpassten.
E-Mail-Empfehlungen für Unternehmen
Die Studienautoren sehen in ihren Ergebnissen Potenzial - auch für die Produktivität von Angestellten. Unternehmen sollten ihrer Meinung nach darüber nachdenken, die Login-Zeiten für E-Mails zu begrenzen oder neue Nachrichten zu bestimmten Zeiten gebündelt zu verschicken. So würden Mitarbeiter nicht andauernd von eintreffenden E-Mails abgelenkt werden.
Studienautoren von A Pace Not Dictated by Electrons - an Empirical Study of Work Without Email sind Gloria Mark und Stephen Voida von der University of California sowie Armand Cardello vom Natick Soldier Research, Development and Engineering Center der US-Armee. Finanziert wurde die Studie über die Auswirkungen von E-Mail-Pausen von der US-Armee und der National Science Foundation. Die US-Armee untersuche den Einsatz von Smartphones und E-Mail-Applikationen für Soldaten im Kriegsgebiet, heißt es in einer Mitteilung der University of California zu den Studienergebnissen.
14 Regeln für den E-Mail-Verkehr
1. Verfassen Sie Ihre E-Mails knapp und präzise. Alles was mehr als zwei Seiten umfasst, gehört in eine angehängte Datei.
2. Überprüfen Sie Rechtschreibung und Grammatik. In den meisten E-Mail-Systemen gibt es entsprechende Funktionen. Da dies bekannt ist, werden entsprechende Fahrlässigkeiten übel genommen. Fehler suggerieren: Der Autor hat sich entweder für mich keine Zeit genommen oder er ist ein Schlendrian.
3. Beantworten Sie E-Mails schnell. Reaktionsschnelligkeit ist einer der entscheidenden Vorteile von elektronischer Post. Vor allem auf erwartete Messages sollte zügig geantwortet werden. Wenn man nicht gerade extrem beschäftigt ist, sollte man den Posteingang mehrmals täglich checken. Allerdings ist es nicht nötig, die automatische Benachrichtung (Auto Notify) zu jeder eingehenden E-Mail zu aktivieren - das lenkt zu sehr von der Arbeit ab.
4. Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um. Es besteht die Möglichkeit, die Nachricht an eine Gruppe zu versenden, aus der sich vielleicht nur ein Prozent der Beteiligten dafür interessiert. Der Effekt ist vergleichbar mit einer Fahrt in einem öffentlichen Verkehrsmittel, in dem man gezwungen ist, dem Handygespräch eines Unbekannten zuzuhören. Wer ohne Notwendigkeit allen antwortet, erzeugt außerdem jede Menge elektronischen Müll. Insbesondere, wenn Anhänge mitgeschickt werden, führt das unnötige Versenden an große Verteiler zu Ressourcenproblemen.
5. Sorgen Sie dafür, dass Ihre E-Mail einfach lesbar ist. Experton empfiehlt, die E-Mail in einem Stil zu verfassen, der einem schriftlichen Dokument (zum Beispiel Geschäftsbrief) gleicht. Grußformel und Unterschrift (Automatische Signatur) sind selbstverständlich. Außerdem sind kurze Sätze sowie - bei längeren Texten - Absätze zu empfehlen.
6. Halten Sie sich an die rechtlichen Bestimmungen für den E-Mail-Verkehr. In Deutschland gilt seit Anfang 2007 eine neue Rechtsprechung, der zufolge im Anhang Pflichtangaben über das Unternehmen (Rechtsform, Sitz, Registergericht, Geschäftsführung) vorgeschrieben sind. Außerdem kann es manchmal nützlich sein, Angaben zu Urheberrecht, Vervielfältigung oder sonstige Rechtsklauseln anzuhängen. Im Übrigen sollten Unternehmen Regeln für den E-Mail-Verkehr formulieren (E-Mail-Policy), die regelmäßig zu verbreiten sind, damit auch neue Mitarbeiter auf dem Laufenden gehalten werden.
7. Antworten Sie niemals auf Spam. Eigentlich eine Binsenweisheit, und doch ein immer wieder gemachter Fehler. Viele Spammer statten ihre Nachricht mit einer Opt-out-Funktion aus, indem die Mail im Betreff-Feld vorgeblich mit "unsubscribe" abbestellt werden kann. Für manche Spam-Programme, die für den automatischen Versand des elektronischen Mülls sorgen, bedeutet eine solche Antwort: Der Adressat ist da, er kann mehr Spam in Empfang nehmen.
8. Nutzen Sie Blindkopien, um Dritte zu informieren. So bleibt der Verteilerkreis im Unklaren darüber,wer die Nachricht noch erhalten hat.
9. Formulieren Sie den Betreff aussagekräftig. Nur so ragt die Botschaft aus der Fülle der Spam-Mitteilungen heraus, die heute die meisten Postfächer füllen.
10. Keep it simple. Es gibt heute viele Möglichkeiten, E-Mails aufzuhübschen (Emoticons, Bilder etc.). Versender sollten vorsichtig damit umgehen, da nicht jedes Mail-Programm damit fertig wird und außerdem Ressourcen verschwendet werden. Zudem sind Emoticons mitunter mit Spyware infiziert. Deshalb: Nichts von unbekannten Quellen herunterladen!
11. Nutzen Sie die Features moderner E-Mail-Programme. Rückruf: Eine E-Mail, die fehlerhaft oder ohne Anhang versandt wurde, wird zurückgerufen. Sparsam verwenden, lieber Botschaften noch einmal genau checken, bevor sie verschickt werden. Oft werden E-Mails schnell geöffnet und lassen sich nicht mehr zurückrufen. <br/><br/> Automatische Antwort: Die Out-of-Office-Funktion ist wirklich nützlich und sollte angewendet werden! Allerdings sollte man sie schnell deaktivieren, wenn man wieder im Büro ist.<br/><br/> Wiederversenden: Manchmal erreichen E-Mails nie den Adressaten, etwa weil der Mail-Server ausfällt. Mit der Resend-Funktion lassen sie sich umstandslos ein zweites Mal verschicken. Vor dem Versand in die Betreffzeile eine Bemerkung wie "zweiter Versuch" einfügen.<br/><br/>Übermittlungsbestätigung: Nice to have, aber nicht zwingend nötig. Funktioniert auch nicht mit jedem E-Mail-System. <br/><br/>Lesebestätigung: Ebenfalls nice to have.
12. Nutzen Sie E-Mails um Gespräche und Diskussionen anschließend zu bestätigen. Elektronische Post bietet die Chance, sehr schnell Gesprächsergebnisse aus Konferenzen oder Telefonaten zu protokollieren. So lassen sich für alle Beteiligten die Ergebnisse sichern, bezüglich geplanter Maßnahmen sind alle auf demselben Stand. Was schriftlich fixiert wurde, wird von den Beteiligten ernster genommen.
13. Verlassen Sie sich bei dringenden Informationen nicht auf E-Mail. Dazu lieber das Telefon benutzen. Es gibt keine Garantie, dass eine E-Mail gelesen wird. Oft wird die Nachricht übersehen, die Lektüre wird vertagt oder die Botschaft wird als vermeintlicher Spam gelöscht.
14. Nutzen Sie E-Mails nicht für unangebrachte Kommunikation. E-Mail für die Verbreitung von Spam zu missbrauchen, ist nicht nur ein Ärgernis, sondern möglicherweise auch noch illegal. Und: In den meisten Fällen kann der Absender schnell ermittelt werden.