Collaboration-Tools bieten im Gegensatz zu den Standard-Dokumentenmanagement-Anwendungen nicht nur Zugriff auf die Dokumente, mit denen verschiedene Nutzer arbeiten. Die User haben zugleich die Möglichkeit, projektbezogen Dokumente zu erstellen, zu verteilen, gemeinsam zu diskutieren und zu verabschieden. Alle Daten werden dabei automatisch dem entsprechenden Projekt zugeordnet.
Das Geheimnis dahinter: Social Media Software à la Facebook wurde mit Dokumentenmanagement-Funktionen der Sorte SharePoint gepaart. Das Ziel ist klar: Schneller kommunizieren, alle Beteiligten automatisch informieren und schneller zu Entscheidungen kommen. Collaboration Tools vereinfachen also die Zusammenarbeit im Unternehmen. Wir stellen hier fünf Collaboration Tools aus der Cloud mit unterschiedlichen Spezialisierungen vor, die Sie diesem Ziel einen Schritt näher bringen.
Projectplace
Projectplace ist eine Online-Lösung, die Projektmanagement, Dokumentenmanagement und Kommunikation vereint. Projectplace sorgt dafür, dass Teams effizient zusammenarbeiten können und jedem Mitglied alle relevanten Informationen vorliegen. Die Teammitglieder haben Zugriff auf alle Dokumente, den Zeitplan des Projekts mit allen Deadlines und einen Chatroom.
Die Gantt-Zeitleiste bietet einen vollständigen Überblick über den Workflow, die Gantt-Diagramme erleichtern die Termintreue und Budgetkontrolle. Als Grundlage dienen die Projekt Boards bzw. die Kanban Boards. Über Kanban-Boards lässt sich der Projektfortschritt mit einer Art Karteikärtchen visualisieren: Karten mit Arbeitsaufgaben zeigen, was wann zu tun ist. Man kann auf diese Kärtchen Deadlines setzen, Prioritäten festlegen oder Dateien anhängen. Und am wichtigsten: Zu jedem Kärtchen kann eine Diskussion mit den anderen Team-Mitgliedern starten. Tritt ein Problem auf, können sich die Mitarbeiter über die Chatfunktion austauschen und so das Problem möglichst schnell lösen. So lassen sich aber auch Ideen austauschen oder Fragen stellen und Feedback geben. Der große Vorteil: Statt in Hunderten von vereinzelten E-Mails werden Diskussionen und Dateien im richtigen Zusammenhang gespeichert und sind somit leicht wieder aufzufinden. "Allen antworten"-Mails sind damit Geschichte.
Kluge Rechtevergabe und Versionierung
Für jedes Dokument lassen sich Lese- und Schreibrechte vergeben. Projektmitglieder können Dokumente per Drag & Drop auf Projectplace ziehen und jederzeit an ein und derselben Stelle gemeinsam nutzen. Damit ist garantiert, dass alle Team-Mitglieder mit der aktuellen Version des Dokuments arbeiten. Wird ein Dokument gerade bearbeitet, ist es für die anderen Kollegen gesperrt. Für die Sperrfunktion muss allerdings ein Plug-in installiert sein.
Das Dokumentenmanagementsystem von Projectplace erstellt automatisch eine Versionierung und hält alle Team-Mitglieder über Änderungen am Dokument auf dem Laufenden. Im Rahmen von Abstimmungsprozessen können Dokumente zur Prüfung verschickt und alle Kommentare an einer Stelle gesammelt werden.
Der Zugriff auf den Cloud-Service Projectplace erfolgt via PC, Tablet oder Smartphone. Projectplace bietet eine Enterprise, eine Multi- und eine Team-Edition an.
Fabasoft Cloud
Die Fabasoft Cloud (vormals Folio Cloud) bietet ein vollwertiges Dokumentenmanagement und ermöglicht eine strukturierte Zusammenarbeit über Teamrooms. Für die Zusammenarbeit können Sie einen Tearoom eröffnen. Dazu laden Sie zuerst alle Unterlagen in den Tearoom. Im zweiten Schritt legen sie die Teamroom-Mitglieder fest. Die Kontaktdaten können Sie entweder manuell eingeben oder aus Ihrem Outlook-Adressbuch ziehen.
Bei der Einrichtung bestimmen Sie, wer den Teamroom betreten darf und legen fest, ob ein Kontakt nur Leserechte für die Dokumente hat oder sie auch bearbeiten darf. Zuletzt verschicken Sie Einladungen an die Tearoom-Mitlgieder, so dass die effiziente Zusammenarbeit starten kann. Um ihr Projekt respektive den Tearoom auch optisch zu kennzeichnen, können Sie statt des Fabasoft-Logos ein kleines Logo oben links in den Tearoom importieren.
Um den Workflow zu organisieren, lassen sich über das Workflow-Feature Arbeitsschritte definieren und entsprechende Aktivitäten zuteilen. Dazu können Sie Ihre komplette Ablage von Ihrem PC oder Mac in einem Schritt in einen Teamroom importieren. Der Datentransfer erfolgt verschlüsselt und nur berechtigte Personen bekommen Zugriff auf die Dokumente. Über ein Browser-Plugin integriert Fabasoft Cloud Microsoft Office, Apple iWork und OpenOffice.org. Damit können Sie Dokumente direkt in der Cloud erstellen oder mit einem Doppelklick öffnen und bearbeiten. Mit der Kalenderfunktion lassen sich Termine und drohende Deadlines direkt in der Cloud managen. Es steht eine Monats-, eine Wochen- und eine Tagesansicht zur Verfügung. Jeder Termin verlangt einen Betreff, einen Start- und Endzeitpunkt und eventuell einen Ort und eine Beschreibung.
Für die Zusammenarbeit gibt es den Newsfeed. Hier können Sie wie Sie es von Facebook gewohnt sind, Nachrichten ans Team senden, Dateien anhängen, Kommentare zu anderen Postings abgeben oder ein Posting mit "like" kennzeichnen. Die Rechte für das soziale Netzwerk werden übrigens getrennt vergeben von den Lese- und Schreibrechten für die Dokumente im Tearoom.
Apps für Fabsoft Cloud
Falls die Funktionen in der Fabasoft Cloud nicht ausreichen, können Sie weitere Apps integrieren: Über die Cloud App "Anrufen mit Skype" zum Beipsiel besteht die Möglichkeit, alle Projektbeteiligten direkt zu kontaktieren - per Videotelefonie, Instant Messaging oder Konferenzgespräch. Mit der App "Transmittal Management" übermitteln Sie Dokumente gebündelt an Ihre Geschäftspartner, ohne dass Ihnen dabei die Beschränkung Ihres Postfachs den Tag verdirbt. Die Cloud App "Vertragsmanager" unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Verträge und aller Termine, die sich aus den Verträgen ergeben. Mit der Cloud App "CRM" können sich Vertriebsteams gemeinsam um ihre Kunden kümmern.
Fabasoft Cloud ermöglicht Ihnen den Zugang zur Cloud über Smartphones und Tablets. Der Service ist in den Versionen leggero und medio erhältlich.
Bitrix24
Bitrix24 listet Aufgaben, speichert Dateien in einem Dokumentenmanagementsystem und bietet ausgereifte Social Mediadienste. Der Activity Stream, der bei Facebook der Timeline entspräche, zeigt alle internen und externen Daten in Echtzeit und gebündelt an einer Stelle an: So können Sie sämtliche Änderungen auf dem Portal nachverfolgen, egal ob es sich dabei um eine neue Aufgabe in der Arbeitsgruppe oder einen neuen Beitrag im Blog handelt.
Über die Social-Media-Funktionen können Sie direkt auf Beiträge antworten oder sie mit "gefällt mir" markieren. Ähnlich wie bei WhatsApp haben Sie die Möglichkeit, auch Bilder oder ein Dokument anzuhängen. Das kann insofern vorteilhaft sein, als dass man später nachverfolgen kann, zu welchem Zeitpunkt welcher Dokumentenstand besprochen und welche Änderungen eingefügt wurden. Die Chats können übrigens nur mit bestimmten Teilnehmern der Projektgruppe oder mit allen Teammitgliedern geführt werden.
Eine nette Idee sind die "Auszeichnungsschilder." Kollegen können sich damit beieinander bedanken und der Vorgesetzte kann mit diesen Schildern jemanden beehren, der besonders gute Arbeit geleistet hat. Die erteilten Auszeichnungsschilder werden im Activity Stream sowie im Mitarbeiterprofil angezeigt und sollen der Motivation dienen.
Weiteres Plus: Ihr Bitrix24-Profil lässt mit öffentlichen Social Media Plattformen wie Twitter oder Facebook kurzschließen. So können Sie sich in Bitrix24 von diesen Accounts aus anmelden oder Twitter-Nachrichten mit dem Hashtag #b24 direkt im Actvity Stream veröffentlichen.
Eigene Dateien und Dateien für alle
Jeder Mitarbeiter hat in seinem Nutzerprofil den Ordner "Dateien". Hier lassen sich persönliche Dateien speichern - Kollegen haben keinen Zugriff. Über "Ordner freigeben" bekommen andere Team-Mitglieder ebenfalls Zugriff. Mit der Änderungshistory kann man nachverfolgen, wer und wann welches Dokument geändert hat. Bei Bedarf kann man so auch die vorherige Version wiederherstellen.
Die gemeinsame Arbeit an Dokumenten erfolgt direkt im Activity Stream, wo Sie Kommentare schreiben, neue Dokumentversionen anhängen, Feedback dazu erhalten und alle vorgenommenen Änderungen in Echtzeit sehen können. Wenn Sie ein Dokument anhängen und es an Ihre Kollegen senden, können Sie diesen erlauben, das Dokument auch gleich zu bearbeiten.
Nachdem Sie und Ihre Kollegen alle Änderungen am Dokument vorgenommen haben werden, können Sie es in der Dokumentenbibliothek Ihres Intranets speichern, auf Ihren lokalen Computer herunterladen oder im Activity Stream hängen lassen. Bitrix24 arbeitet mit Google Docs und MS Office zusammen, so können Sie Dokumente in Form von Texten, Tabellen oder Präsentation direkt in Ihrem Intranet erstellen. Um alte Projektstände oder spezielle Infos zu einem Stichwort zu finden, gibt es eine intelligente Suche. Sie durchforstet neben dem Dokumentnemangementsystem auch den Activity Stream.
Bitrix24 ist als Cloud-Service oder als lokale Serverinstallation erhältlich. Zudem haben Sie über die kostenlose Android und iOS-App vom Smartphone oder Tablet aus Zugriff auf Ihr Social Intranet und alle gemeinsamen Projekte. Bitrix24 gibt es als Free, Standard und Professional Edition.
Intrexx Share
United Planet zählt zu den großen Anbietern von Portalsoftware für den Mittelstand. Mit Interexx Share hat United Planet ein Portal entwickelt, das den Zugriff auf Neuigkeiten, Events, Gruppenräume, Dateien und Applikationen bündelt.
Im Newsfeed von Interexx Share diskutieren Mitarbeiter untereinander ähnlich wie bei Facebook. Sie erstellen und kommentieren Beiträge und teilen sie mit Kollegen. Dabei werden sie über den Newsfeed nicht nur über Neuigkeiten von Kollegen informiert, sondern auch über Neuigkeiten aus allen vorhandenen Softwareprogrammen im Unternehmen, z. B. von CRM, ERP und BI. Wird beispielsweise ein neuer Ansprechpartner zu einem Kunden erfasst, erhält der entsprechende Mitarbeiter automatisch einen Activity Stream, also eine Nachricht seines "Freundes", der Applikation CRM.
Virtuelle Arbeitsräume
Weiter bietet Intrexx Share virtuelle Arbeitsräume an, in denen Teams ihre Ideen austauschen und Probleme lösen können. In den Teamräumen werden Informationen, Meinungen und Kommentare von verschiedenen Kollegen zentral gebündelt. Auch Dokumente können im Gruppenraum ausgetauscht und bearbeitet werden. Mit dem Designer von Intrexx Professional lassen sich Formulare und Dialoge per Drag & Drop erstellen, Prozesse definieren und anschließend mit einem Activity Stream von Intrexx Share verbinden. So kann der Mitarbeiter seine Aufgaben - z.B. das Anlegen von Kostenstellen oder die Genehmigung von Anträgen - direkt in Intrexx Share bearbeiten. Der Zugriff auf die Daten ist von überall möglich. Dadurch entfällt umständliches Kopieren auf USB-Sticks, wenn eine Datei von unterwegs bearbeitet werden soll. Verzeichnisse können auch für einzelne Kollegen freigegeben werden.
Auch als Veranstaltungsplaner und -manager können Sie Intrexx Share nutzen. Mit der Funktion "Events" können Veranstaltungen erstellt, Mitglieder eingeladen und die Teilnehmer auf dem Laufenden gehalten werden. Das Tool zeigt dabei an, ob ein Teilnehmer zu oder abgesagt hat, so wie es bei Xing-Events üblich ist. Die Teilnehmer selbst haben über Intrexx Share immer den Überblick über alle Veranstaltungen, zu denen sie eingeladen sind und die ihnen empfohlen wurden.
Intrexx Share gibt es als Enterprise und als Unlimited Version. Wer Intrexx Share nutzen will, muss als Basis die Intrexx-Plattform installiert haben.
Salesforce Chatter
Spannend ist ein Konzept namens Salesforce 1. Der Cloud-Anbieter für CRM-Software hat eine App-Plattform etabliert, mit deren Hilfe Marketing, Service und Vertrieb enger verzahnt arbeiten können. Je nach Anforderungen an die Zusammenarbeit gibt es verschiedene Apps für Collaboration. Eine davon ist Chatter. Chatter ist wie Facebook aufgebaut, ermöglicht zugleich aber auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Updates und Neuigkeiten werden sofort und automatisch in den Feedstrom eingeblendet. Sie sehen, welcher Kollege gerade online ist und können projektbezogen den aktuellen Stand besprechen.
Dabei sind Unterhaltungen unter vier Augen genauso möglich wie die Kommunikation mit dem gesamten Team. Chatter hilft dabei, Projekte innerhalb des Vertriebs zu stemmen oder Marketingunterlagen zwischen der Marketingabteilung und dem Vertrieb abzustimmen. So besteht zum Beispiel die Möglichkeit, einen Projektplan oder eine Firmenpräsentation zu speichern, so dass alle Teammitglieder, die an der Geschichte arbeiten, Zugriff haben. Ferner können Sie in den Cloud-Service auch externe Marketing-Agenturen oder Kunden einbinden. Die Cloud-Lösung erlaubt den Zugriff auf alle Daten vom PC aus über den Browser aus oder vom Smartphone und Talbet aus über eine App.
Automatische Versionen-Verwaltung
Über Chatter können Sie einen Dialog starten und Dateien kommentieren. Änderungen an einem Dokument kann jedes (berechtige) Team-Mitglied machen. Chatter übernimmt automatisch die Versionierung. Zudem besteht die Möglichkeit, Dateien zu abonnieren, um so über Änderungen informiert zu werden. Das System erlaubt es, mehrere Dateien gleichzeitig hochladen und vor dem Herunterladen eine Dateivorschau anzuzeigen. Eine intelligente Suche listet die Ergebnisse nach Stichworten, häufig genutzte Objekte werden weiter vorn in der Ergebnisliste angezeigt.
Weiteres Plus von Chatter: Das System macht Ihnen aufgrund Ihres Profils und Ihrer Projekte Vorschläge, mit welchen Kollegen Sie sich vernetzten könnten und welche interessanten Dokumente online gestellt wurden, die auch für Ihre Arbeit von Wert sein dürften.
Die Chatter-Funktionen sind in jeder Salesforce.com-Anwendung direkt integriert. Die kostenlose Basis-Version Chatter Free bietet jedoch nur eingeschränkte Funktionen. Mehr Funktionen, darunter einen Kalender, Dashboards oder Aufgaben und Aktivitäten gibt es nur in der Chatter Plus Version.
Fazit
Keine Frage - ein Dokumentenmanagement, das um eine Kommunikatiosnplattform bereichert wurde, vereinfacht die Zusammenarbeit in einem Team beträchtlich. Während die Funktionen eines klassischen Dokumentenmanagementsystems mit Versionierung und verschiedenen Zugriffsrechten bei allen Collaboration Tools schon gut entwickelt sind, sind Videokonferenzen oder Blog-Funktionen häufig noch Mangelware.
Falls das System diese Funktionen noch nicht mitbringt, bieten sich Systeme an, die die Integration von Apps erlauben. Damit lassen sich diese Lücken schließen.