Unzufrieden mit Planungssoftware

Strategisch geplant wird in fast allen deutschen Unternehmen, hat das Würzburger "Business Application Research Center" (BARC) in einer Umfrage herausgefunden. Zufrieden mit den Planungen sind aber nur wenige. Dabei könnten die Ergebnisse besser sein, wenn sich die Firmen durch spezielle Tools helfen lassen würden.

In Zeiten wie diesen drei bis fünf Jahre in die Zukunft zu blicken, ist schwierig. Wer etwa 2006, also vor fünf Jahren, in dieses Jahr geschaut hätte, würde wohl kaum zum Beispiel die weltweite Wirtschafts- und Finanzkrise vorhergesehen haben, die wir heute in der Rückschau als großes Ereignis würdigen würden. Dennoch ist für Unternehmen eine strategische Planung wichtig, die sich über einen Zeitraum eben dieser drei bis fünf Jahre erstreckt. Diese Planung dient allerdings weniger der Vorhersage kommender Ereignisse als der Definition und dem Verfolgen längerfristiger Ziele. Weichen diese Ziele signifikant von den Gegebenheiten ab, gibt es die operative (bis zu einem Jahr) und die taktische Planung (zwei bis fünf Jahre), um die Geschäftsziele an die tatsächlichen Bedingungen anzupassen.

Ausgelöst durch die bereits erwähnte Wirtschafts- und Finanzkrise 2007/2008, heißt es in dem BARC-Report, sei die operative, taktische und strategische Planung wieder in den Interessensfokus von Unternehmen gerückt. "Es ist sehr deutlich geworden, wie wichtig Transparenz über das Geschehen im Unternehmen und seinem Umfeld sowie flexible Planungs- und Prognoserechnungen mit Szenarienbildung und Simulationsmöglichkeiten für die Zukunft sind."

Aber was ist Strategische Planung überhaupt? Auch darüber geben die Autoren des Reports "Strategische Planung heute", BARC-Geschäftsführer Carsten Bange und Melanie Mack, Head of Market Research, Auskunft: "Die strategische Planung basiert auf einer Analyse des Unternehmens und seines Umfeldes. Stärken und Schwächen des eigenen Unternehmens und der Konkurrenz werden mit Informationen und Annahmen zur Unternehmens- und Marktentwicklung verbunden, um wichtige Veränderungen zu erkennen und ihre Auswirkungen einzuschätzen. Darauf aufbauend wird eine geeignete Strategie gewählt, die den künftigen Erfolg des Unternehmens erhalten und ausbauen soll."

Zu den Planungsmethoden zählen die Autoren beispielsweise die Portfolio-Analyse, die Produkt-Markt-Matrix ("SWOT Analyse"), die Produktlebenszyklusanalyse oder die GAP-Analyse. Als Werkzeuge dienen gängige Office-Programme wie Excel oder Access, aber auch Spezialanwendungen für CRM oder ERP sowie BI-Suiten.

Qualität der Planung wird als mäßig bewertet

Strategische Planung immerhin, so gaben 82 Prozent der befragten 100 Fach- und Führungskräfte aus mittelständischen und großen deutschen Unternehmen zu Protokoll, gebe es. Viele Unternehmen unterhalten gar eigene Einheiten oder Abteilungen für diese sowie für taktische und operative Planungen. Die Bedeutung gerade der strategischen Sicht auf die Dinge nimmt dabei sogar stärker zu: 79 Prozent der Befragten sind dieser Meinung, während nur 46 Prozent eine wachsende Bedeutung der operativen Planung sehen.

Mit der Qualität ihrer eigenen Planungsarbeit sind allerdings nur wenige zufrieden: Nur vier von 100 bewerten ihre Arbeit als "sehr gut", 40 immerhin mit "gut". Aber über die Hälfte (54 Prozent) sieht deutliche Defizite und urteilt selbstkritisch mit den Schulnoten "befriedigend", "ausreichend" oder gar "mangelhaft".

Gründe für die von den Teilnehmern selber als defizitär bewertete Qualität der Planungen sehen die BARC-Autoren sowohl auf der organisatorischen, als auch auf der fachlichen und technischen Seite - also überall.

Entsprechend gibt es überall Potenzial für Verbesserungen. Dabei sehen die Befragten Luft nach oben vor allem bei der Unterstützung durch Planungswerkzeuge sowie bei Transparenz, Planungssicherheit und Plausibilität. Zudem wünschen sich die Teilnehmer eine stärkere Berücksichtigung "weicher" Daten, etwa aus Präsentationen, Mitarbeitergesprächen oder Mails und Webseiten.

Software-Einsatz bei strategischer Planung

Es gibt kaum noch Unternehmen, die sich nicht vom PC bei der Planung helfen lassen: Nur noch 15 Prozent gaben an, ohne Tools zu arbeiten. So richtig überzeugt scheinen sie nicht davon zu sein, denn die Qualität ihrer Planungen bewerten sie durchweg negativer: Wer sich von Computern bei der Planung helfen lässt, erzielt nach eigener Bewertung auf einer Skala von eins (sehr gut) bis fünf (mangelhaft) eine Durchschnittsnote von 2,8, während diejenigen ohne Software-Tools nur auf eine mäßige 3,5 kommen.

Interessanterweise sind die am häufigsten genutzten Werkzeuge noch immer Excel, PowerPoint und Access aus der Microsoft Office-Suite: 88 Prozent gaben an, diese Tools zu nutzen (Mehrfachnennungen möglich). Noch einmal 51 Prozent benutzen (zusätzlich) operative Systeme für ERP und CRM, während 32 Prozent auch Werkzeuge für Business Intelligence (BI) verwenden. Spezialsoftware für strategische Planung (wie SOLYP, SAP SEM oder BPC) verwendet nur eins von fünf Unternehmen. Dabei fällt auf, dass die Bewertung der Werkzeuge umgekehrt zu deren Verbreitung steht: Die Nutzer der beiden am wenigsten eingesetzten Software-Kategorien bewerten die Qualität ihrer Planungen am besten.

Auch die BARC-Autoren bescheinigen den Standardwerkzeugen von Microsoft "klare Defizite bei Themen wie einer konsistenten Datenbasis, Plausibilitäts-Checks, Entwicklung von sinnvollen Kennzahlensystemen oder der Verknüpfung von harten und weichen Daten". Wer so etwas für die Planung benötige, komme um die Spezialwerkzeuge nicht herum.

Spezialwerkzeuge und Eigenanfertigungen liefern denn auch am ehesten die Funktionen, die sich die meisten Umfrageteilnehmer für die strategische Planung wünschen. Dazu zählen die Simulation von Szenarien (gewünscht von 85 Prozent der Befragten), gefolgt von Datenanalyse (78 Prozent) und der Bereitstellung von Entscheidungsvorlagen für die Führungsebene (77 Prozent). Dokumentation des Planungsprozesses, strategisches Portfoliomanagement und Moderation der Planungsprozesse folgen auf den Plätzen.

Diese Fülle an Anforderungen bringt die Autoren zu dem Schluss, dass Planungswerkzeuge weniger mit einzelnen Funktionen glänzen sollten, sondern vor allem mit der "Gesamtfähigkeit einer Lösung für die strategische Planung".