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Seit Jahrzehnten gilt die IT oft als Blackbox mit unbekanntem Innenleben. Doch dieses Paradigma ändert sich allmählich - nicht zuletzt, weil sich die IT selbst verändert hat. Einst auf eine unterstützende Rolle reduziert, kann sie heute ganze Strategien ebenso kritisch beeinflussen wie Schlüsselprozesse oder Kernprodukte. In vielen Unternehmen ist die IT einer der größten Posten in der Gewinn- und Verlustrechnung. Kein Wunder, dass viele CIOs angehalten sind, Licht in die Blackbox zu bringen.
Glücklicherweise eröffnet sich damit auch eine enorme Chance. CIOs können nämlich Diskussionen über Kosten und Probleme in Gespräche über Werte und Vertrauen verwandeln. Aber wie? Ein probates Mittel könnte ein Jahresbericht der IT sein, ähnlich wie Finanz- oder Nachhaltigkeitsberichte, anhand derer die Stakeholder Leistung, Haltung und Potenzial eines Unternehmens beurteilen. Schon 2015 hat der damalige CIO von Intel, Kim Stevenson, in einem Interview erklärt, dass er viele Parallelen zwischen Börsen- und IT-Berichten sieht: "Die IT ist von grundlegender Bedeutung für die Leistung von Unternehmen. Warum sollte sie nicht genauso transparent sein wie die Finanzergebnisse?"
Die Erstellung eines Jahresberichts bietet die Chance, die Leistungen der IT-Abteilung nicht nur ehrlich und umfassend zu bewerten, sondern sie auch in einer kohärenten und überzeugenden Geschichte zu verpacken, neudeutsch Narrativ genannt. Das ist schwieriger, als es klingt. Ein paar Tipps aus der Praxis helfen dabei:
Tipp 1: Grundlegende Struktur
Schauen Sie sich einen IT-Bericht an, sei es von Intel oder einem anderen Unternehmen, und Sie werden einige Grundsätze erkennen, die bei der Erstellung zugrunde gelegt wurden.
Erstens sollte sich der Bericht auf die geschäftlichen Prioritäten und das Schaffenvon Geschäftswert konzentrieren. Zudem werden Investitionen und Initiativen hervorgehoben, die unmittelbar dazu beigetragen haben.
Zweitens sollte der Bericht die Vision der IT-Abteilung und den Plan zu ihrer Verwirklichung darlegen - und gleichzeitig einen messbaren Wert in der Gegenwart schaffen.
Drittens sollte die IT ihre Steuerungsmechanismen und Prozesse für das Tagesgeschäft erläutern.
Erinnern Sie sich bei Ihrer Arbeit an diese Grundsätze. In vielen der ansprechendsten IT-Berichte ist der Inhalt auf die Prioritäten des gesamten Unternehmens ausgerichtet. Diese können sich aus den Unternehmenszielen, den Leitprinzipien oder sogar aus den Aussagen eines Mission Statements ergeben. Unabhängig von der Quelle ist es wichtig, dass sie vom Unternehmen geteilt werden.
Eine solche Gliederung schafft Verständnis in der Zielgruppe, in der Regel Vorstandsmitglieder und andere Führungskräfte. So können sich Top-Manager auf etwas Vertrautes stützen. Mit dieser Vertrautheit sollten IT-Manager alles verbinden, was sie über Ihre technischen Errungenschaften vermitteln wollen. Die ISO 27001-Zertifizierung des Teams bedeutet wenig, wenn Sie nicht erwähnen, wie sie die Gesundheit und Privatsphäre der Mitarbeitenden schützt. Auch wird die neue Plattform niemanden begeistern, wenn Sie nicht erklären, wie sie langwierige Prozesse beschleunigt, Emissionen senkt oder den Umsatz steigert.
Einer der schlechtesten Ansätze ist es, die Inhalte in erster Linie auf IT-Projekte oder -Domänen auszurichten. Weil IT-Führungskräfte besonders vom "Fluch des Wissens" betroffen sind, überschätzen sie schnell, was andere über die Aktivitäten und Zusammenhänge ihrer Abteilung wissen. Gehen Sie also davon aus, dass Ihr Publikum nichts weiß und wenig Zeit hat. Sorgen Sie also dafür, dass die Leser vom ersten Satz an wissen, woran sie sind und warum sie sich dafür interessieren sollten.
Tipp 2: Die weitere Unterteilung
Wenn Sie Ihre geschäftlichen Prioritäten kennen, können Sie den Bericht in drei traditionelle Abschnitte unterteilen: digitale Leistungen, digitale Landschaften und digitale Aussichten.
Digitale Leistungen - Dieser Teil sollte verdeutlichen, wie die IT sowohl in den geschäftlichen als auch in den technischen Funktionen einen Mehrwert geschaffen hat. Hier können Sie Ihre Projekte vorstellen und alle ihre Vorzüge preisen. Ihre Projekte (oder deren übergeordnete Initiativen) könnten sogar ein ideales Schema sein, um den Rest des Abschnitts zu gliedern. Führen Sie den Leser durch die Projekte wie einen Museumsbesucher durch die Exponate, indem Sie ihm nicht nur das Endprodukt präsentieren, sondern auch die Inhalte zur Verfügung stellen, mit denen die Bedeutung der Projekte erläutert wird.
Aber Vorsicht: Begraben Sie Ihr Publikum nicht unter einer Lawine von Fachausdrücken und technischen Details. Achten Sie darauf, dass Ihre Geschichten konkret und menschlich sind. Stellen Sie eine Verbindung zwischen Ihren Projekten und den Menschen her, denen sie helfen: Haben Sie KI in Ihrem Kundendienstzentrum eingesetzt? Welche Zeit wurde dadurch eingespart? Was haben Ihre Mitarbeiter mit dieser Zeit gemacht? Erzählen Sie Geschichten und unterlegen Sie diese mit Zitaten und Anekdoten.
Digitale Landschaften - Um die Analogie zum Museum zu erweitern: Wenn die digitale Leistung eine Führung durch die Exponate ist, dann ist die digitale Landschaft eine Vorstellung der Künstler hinter den Werken sowie der Materialien, die zu ihrer Herstellung verwendet wurden. Dieser Abschnitt erleichtert Ihrem Publikum das Verständnis, indem es mit der IT-Organisation vertraut gemacht wird. Die Leser können den geschaffenen Wert besser verstehen, wenn sie sehen, wie er sich in den gesamten Apparat einfügt. In diesem Abschnitt werden auch die IT-Verantwortlichkeiten deutlich - oft eine große Verpflichtung, die IT-Leiter vergeblich zu vermitteln versuchen.
Dazu gehören auch Zahlen zu Ihren mächtigsten Instrumenten. Sagen Sie nicht, dass Ihr Kundendienstleiter für den Kundendienst zuständig ist. Erwähnen Sie stattdessen, dass ihr 65-köpfiges Team jedes Jahr mehr als 50.000 Anfragen in zwölf Ländern bearbeitet. Und dass die neue Applikation mit mehr als 30 Plattformen des Unternehmens integriert ist und täglich von über 400 Mitarbeitern genutzt wird, um ihre Ziele in den Bereichen Finanzen, Personalwesen und Produktion zu erreichen.
Sie sollten auch ein wenig darüber erzählen, wie Ihre Abteilung Entscheidungen trifft, Aufgaben auswählt und wie viel an welchen Stellen investiert wird. Wenn in Ihrer IT-Organisation ein Team für Finanzen zuständig ist, sollten Sie ihm die Bühne überlassen. Sie können allgemein darüber sprechen, wie das Budget zugewiesen wird und gegebenenfalls sogar nachweisen, dass der Zuwachs der Einnahmen den des IT-Budgets überstiegen hat.
Es gibt nur wenige Messgrößen, die eine gerechtere Beurteilung der IT ermöglichen, da ihr Beitrag untrennbar mit den unzähligen Aktivitäten anderer Abteilungen verbunden ist. Doch selbst wenn Sie diese Trends noch nicht aufzeigen können, werden Sie viele Bedenken Ihrer Zuhörer zerstreuen und sich Respekt verdienen, indem Sie einfach ein wenig Transparenz zeigen.
Digitaler Aussichten - Wie der Name schon sagt, sollte der digitale Ausblick Ihre Vision der digitalen Zukunft des Unternehmens und der Umsetzung vermitteln: Welche Investitionen und Projekte werden den Weg bereiten, welche Technologien werden die Zukunft bestimmen? Binden Sie Ihre Zuhörer ein, indem Sie die Pläne der IT-Abteilung mit Technologien und Innovationen in Verbindung bringen, von denen Leser in den Nachrichten oder in ihrem Lieblingspodcast erfahren haben - AI, Blockchain oder ein neues Umsatzmodell.
Im Ausblick sollten Sie auch erläutern, wie Ihre Teams und das Unternehmen über die neuesten technologischen Entwicklungen auf dem Laufenden bleiben und wie es am IT-Ökosystem partizipiert: Arbeiten Sie mit VCs zusammen, um aufkommende Technologien zu erforschen? Das Schöne an diesem Abschnitt ist, dass Sie nicht alle Details darüber kennen müssen, wie eine Technologie eingesetzt wird oder welchen Beitrag sie für Ihr Unternehmen leisten kann. Nehmen Sie Ihr Publikum einfach mit auf die Reise.
Tipp 3: Die digitalen Verzierungen
Indem Sie diese Abschnitte verfassen, sammeln Sie den Inhalt für Ihre persönlichen Botschaften. Etwa für ein Anschreiben des CIOs, das den Briefen von CEOs in Jahres- oder Geschäftsberichten ähnelt. Es dient als Einleitung und Vorschau auf den Inhalt, in der die wichtigsten Errungenschaften der Abteilung hervorgehoben werden. So lesen es auch diejenigen, die nicht über die erste Seite hinauskommen. Der Text sollte eine wärmere und persönlichere Stimme haben als der Rest des Berichts, der klar und einfach zu halten ist und den Fokus auf den Inhalt legt. Der zweite Teil ist ein Glossar oder Anhang. Hier können Sie Begriffe und Konzepte erläutern, ohne vorne den Lesefluss zu stören.
Tipp 4: Ein Blick nach vorn
Abgesehen davon, dass Sie Ihr eigenes Narrativ kontrollieren, gibt es noch einen weiteren Grund dafür, IT-Jahresberichte zu veröffentlichen: Mit der Zeit werden immer mehr Inhalte verpflichtend. So hat die US-Börsenaufsicht SEC 2023 angekündigt, dass sie von Unternehmen verlangen wird, Informationen über Vorfälle im Bereich der Cybersicherheit sowie jährlich Informationen über die Risikolage, Strategie und Governance im Bereich der Cybersicherheit vorzulegen.
Der Punkt ist, dass digitale Berichte mehr als nur eine Modeerscheinung sein werden, und die Blackbox wird sich in eine Glasbox verwandeln. Für Sie ist das eine Chance. Solche Berichte können Ihnen nicht nur dabei helfen, gute Nachrichten über Ihre Abteilung zu verbreiten. Sie könnten Ihnen persönlich dazu dienen, eher als andere aus den Teilen der IT ein Gesamtbild zu erkennen. Schließlich verändert nicht nur das Lesen das Denken, sondern auch das Schreiben.