Laut der Studie wollen allerdings mehr als dreiviertel der Firmen keine Prozesse ihrer Rechnungsbearbeitung auslagern. Sieben Prozent haben sich mit dieser Frage überhaupt noch nicht beschäftigt. Damit sind insgesamt 84 Prozent kaum an der Auslagerung rechnungsbezogener Prozesse interessiert. Dabei halten sich vor allem die produzierende Industrie (39 Prozent) und der Handel (23 Prozent) zurück.
Das Ergebnis zeigt deutlich, dass die Firmen noch nicht das enorme Optimierungspotenzial in diesem Bereich entdeckt haben. Mit der Auslagerung des Druck-Managements lassen sich die Kosten deutlich reduzieren, so die Untersuchung. Das ganzheitliche Management informationslogistischer Prozesse wie Druck, Archivierung und elektronische Rechnungsbearbeitung kann zu einer noch größeren Steigerung der Effizienz führen.
Bei 83 Prozent der Firmen, die Auslagerungen gegenüber aufgeschlossen sind, hat das Outsourcing von Rechnungsdruck und -versand Priorität. Danach folgen die elektronische Archivierung (75 Prozent), Digitalisierung und Workflow.
Die Reihenfolge macht deutlich, dass die Firmen die Vorteile von Outsourcing der Rechnungsbearbeitung vor allem in den bereits bekannten und etablierten Bereichen sehen. Außerdem wird die Archivierung im Zusammenhang mit dem elektronischen Dokumenten-Management immer wichtiger.
Rechnungsbearbeitung ohne Führung
Nur acht Prozent der Umfrageteilnehmer setzen E-Invoicing und E-Commerce auf die Liste. Der Grund: Die Rechnungsbearbeitung ist in den meisten Firmen nicht als durchgängiger Prozess mit einem Verantwortlichen etabliert, sondern wird auf verschiedene Abteilungen verteilt. Dabei räumen sogar 34 Prozent der Befragten ein, dass der Prozess der Rechnungsbearbeitung zwischen den Abteilungen koordiniert wird.
Die Buchhaltung und das Rechnungswesen sind häufig die zuständigen Abteilungen für den Druck sowie die Archivierung von Rechnungen und deren elektronische Abwicklung. Dabei nimmt vor allem die Archivierung mit 64 Prozent gegenüber dem Druck von Rechnungen (29 Prozent) einen großen Raum ein. Die elektronische Rechnungslegung beansprucht 28 Prozent der Arbeit.
Doch nicht nur die Rechnungsbearbeitung, sondern auch der Druck von Rechnungen wird in vielen Firmen auf verschiedene Abteilungen verteilt. So liegt bei 29 Prozent der Befragten die Hauptzuständigkeit zwar meist in der Abteilung für Buchhaltung und Rechnungswesen, aber auch die IT (17 Prozent), das Marketing (zehn Prozent) und das Controlling arbeiten mit. 43 Prozent gaben an, dass "Sonstige" für den Druck von Rechnungen zuständig sind.
Laut der Umfrage findet die elektronische Rechnungslegung bei 31 Prozent der Befragten in der IT-/EDV-Abteilung und in der Buchhaltung sowie im Rechnungswesen statt. Genauso viele sagten jedoch auch, dass dieser Prozess keiner Abteilung zugeordnet werden kann.
Im Auftrag des Dienstleisters Itella wurden für die Studie 100 deutsche Unternehmen mit einem Mindestumsatz von 50 Millionen Euro befragt. Die Teilnehmer kommen unter anderem aus den Branchen Handel, Versorger, Logistik, Transport und Telekommunikation.