Leer gefegte Flure, nur Abwesenheitsnotizen im Postfach und eine abgespeckte Kantine: In der Urlaubszeit kann Arbeit ganz schön einsam sein und erschwert so mancher Führungskraft den Job. Projekte laufen in der Urlaubszeit nur schleppend oder gar nicht weiter und Entscheidungen müssen auf die Rückkehr vieler Beteiligter verschoben werden. Die Ferienzeit ist für Führungsverantwortliche daher oft nicht die schönste Zeit des Jahres.
Oder lässt sich die maue Zeit für andere Aufgaben sinnvoll nutzen? Wir haben einige CIOs gefragt, was sie in den ruhigeren Phasen des Jahres machen.
Budget und Strategie festlegen
Viele Chefs versuchen, noch vor der Urlaubszeit Projekte oder Planungen zu beenden. Das führt zu viel Stress vor dem Urlaub und einiges bleibt liegen. Wer in der Ferienzeit ein wenig Muße hat, kann den Schreibtisch aufräumen, Liegengebliebenes erledigen - oder sich ungeliebten Arbeiten widmen. Nur in den Urlaubszeiten mit weniger Stress haben einige CIOs beispielsweise Zeit für das hart umkämpfte IT-Budget. "In diesen sogenannten ruhigen Phasen haben wir das 'Glück', uns ganz der Budgetplanung widmen zu können", sagt Klaus Vogl, CIO bei A.T.U.- Autoteile Unger.
Dasselbe nimmt sich Bernd Christoph Meisheit, CIO bei Sana, vor, der das IT-Budget überarbeitet und kommentiert. "Ich schreibe auch die IT-Strategie fort. Das beansprucht aufgrund der Dynamik und Volatilität viel Zeit", fügt er hinzu. Überhaupt ist die ruhigere Zeit besonders geeignet dafür, sich eine Strategie für die nächsten Monate zurecht zu legen.
Zeit für Persönliches
Abseits des Meeting-Stresses und herannahenden Deadlines von Teilprojekten bleibt Chefs mehr Zeit für ihre Kollegen. Diese Zeit lässt sich nutzen, Mitarbeiter auf einer lockereren Ebene kennenzulernen. Denn kurz vor einem Rollout bleibt dafür oft keine Zeit. "Für Gespräche mit Mitarbeitern, die ebenfalls gerade keinen Urlaub machen, steht mehr Zeit zur Verfügung", sagt Egmont Foth, CIO bei SAG.
Da bleibt sogar noch Platz für Reflexion: "In dieser Zeit kann man gut auch Dinge mit etwas Abstand betrachten, die sonst im Jahr nicht so klar hervortreten. Gerade bei der Betrachtung von Mitarbeitern werden einem mit dem Abstand zum Projektstress Qualitäten klar, die sonst nicht im Vordergrund stehen", sagt Marcus Sassenrath, CIO von One2One. Oft passiert es in Projekten, dass vermittelnde und unterstützende Kollegen in den Hintergrund treten, obwohl sie für die Zusammenarbeit genauso wichtig sind. In ruhigen Phasen können Führungskräfte besser auf diese "Unterstützer" im Team achten.
Kleine Freiräume kann wiederum auch das Team nutzen: "Wir nehmen uns Zeit für ein gemeinsames Mittagessen, meistens draußen, bei dem wir nicht auf die Einhaltung der Pausenzeit achten und viel persönlich und privat, losgelöst von der Arbeit und deren Themen, miteinander 'ratschen'. Das schafft Vertrauen und Zusammenhalt", sagt CIO Meisheit. Und das wirkt fort, denn so lässt sich in späteren Stresszeiten entspannter miteinander arbeiten, da man auf emotionale Ressourcen zurückgreifen kann.
CIOs an den Herd!
Wer die Zeit und Möglichkeiten hat, für den bietet sich auch ein festgesetzter Termin für ein Teammeeting privaterer Natur an. "Gerne wird der firmeneigene Parkplatz zum Grillplatz umfunktioniert oder wir organisieren ein Treffen in einem Biergarten", erzählt A.T.U.-CIO Vogl. "Und ja, vereinzelt üben wir uns auch im Kuchen backen", sagt Vogl. Egal, ob das Backwerk gelingt oder nicht: Sie zeigen den Mitarbeitern gegenüber Wertschätzung.
Ein solches Fest hat gleich mehrere Vorteile: "Bei diesem Anlass finden neue Mitarbeiter ins Team und endlich können Gedanken ausgetauscht werden. Sonst ist das aufgrund der räumlichen Trennung kaum möglich", sagt Vogl. Die Form eines Fests erleichtert es den Mitarbeitern zudem, die Hierarchieebenen weniger zu beachten. Vielleicht können so die Gedanken freier fließen und kreative Ideen zu Tage treten.
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Einziges Problem: Wird so ein Fest in der Ferienzeit veranstaltet, sind damit die Mitarbeiter ausgeschlossen, die im Urlaub sind. Das kann sich auch negativ auf die Motivation auswirken. Besser man legt solche Feste nicht direkt in die Ferienzeit, sondern in die Zeit, wenn die meisten Mitarbeiter noch vor Ort sind.
Zeit für die Freunde
Manch ein CIO nimmt sich in den ruhigeren Phasen gezielt Zeit für Kunden und Geschäftspartner. "Ich nutze die kleinen zeitlichen Freiräume für lange fällige, vor allem lockere Gespräche, also auch Themen rechts und links neben dem üblichen Tagesgeschäft mit den internen Kunden", sagt Sana-CIO Meisheit. Die investierte Zeit lohnt sich: So lässt sich das Standing der IT-Abteilung im Konzern verbessern.
Diese persönlichen Gespräche sind nicht nur wichtig, um die Arbeitsatmosphäre zu verbessern. CIO Sassenrath rät dazu, das Team die Früchte der Arbeit ernten zu lassen. "Daher ist es mir dieses Jahr besonders wichtig, dass meine Mitarbeiter jetzt auch die Zeit nutzen, um 'runterzukommen' aus der Höchstanspannung der Wochen und Monate zuvor. Und das auch im Arbeitsalltag, wenn sie nicht im wohlverdienten Urlaub sind", sagt One2One CIO Sassenrath.
Zeit für Weiterbildung
Sie haben sich schon um die Mitarbeiter gekümmert? Dann ist es an der Zeit, an sich zu denken. "Ich lese mich in innovative Führungsideen ein. Das bereitet mir immer viel Freude", sagt Sana-CIO Meisheit. Er rät seinen Mitarbeitern auch selbst dazu, sich in neue Themen einzulesen - und schickt seine Kollegen schon mal auf Schulung oder nach Hause. Manche seien zu sehr im Hamsterrad gefangen, aber Urlaub und Erholung seien sehr wichtig.
Neue Chance für Mitarbeiter
Viele Projektleiter machen sich Sorgen um ihr Projekt, wenn die Urlaubszeit naht. Auch Leistungsträger sind ab und an mal nicht im Büro. Projektberater Frank Lüschow rät Führungsverantwortlichen dazu, ungewöhnliche Wege zu gehen: "Ferienzeiten sind eine große Chance, Mitarbeitern Erfahrungen zu ermöglichen, die sie sonst nicht machen würden", sagt er. "Die Projektleiter müssen den Mut aufbringen, Leute mit Aufgaben zu betrauen, die sie normalerweise nicht haben."
Die Aufgaben in Teams sind nie gleich verteilt, bestimmte Kollegen bekommen herausforderndere Aufgaben als andere. Einige Mitarbeiter wären zwar genauso qualifiziert, stellen sich aber nicht so sehr in den Vordergrund. Urlaubszeiten bieten daher eine sehr gute Möglichkeit, aus Mitarbeitern Fähigkeiten heraus zu kitzeln. "Ich höre oft von den Projektleitern den Satz: "Ich wusste gar nicht, was der alles drauf hat." Zu Urlaubszeiten kann man das sehr gut testen", sagt Projektberater Lüschow.
Doch da sehen einige CIOs ein große Problem: Das würde bedeuten, dass man sich den Rest des Jahres nicht um die Mitarbeiter kümmert. "Motivierende, emphatische und vor allem ehrliche Führungsarbeit allen meinen Mitarbeitern gegenüber ist für mich einer der wichtigsten Dinge in meinem Job. Hierfür investiere ich ständig viel Zeit und gehe auf jeden Mitarbeiter sehr persönlich ein", sagt Sana-CIO Meisheit. Nicht nur in der Ferienzeit.
Nichts überstürzen
Neu entdeckte Talente von Mitarbeitern sollten aber nicht sofort zu Veränderungen in der Besetzung oder der Verteilung neuer Aufgaben führen. Zu viel im Team darf man ohne behutsame Absprachen nicht verändern: "Wenn nach dem Urlaub alles anders ist und der Mitarbeiter 'staunt' führt das im Allgemeinen zu einem Vertrauens- und Motivationsverlust", sagt Uwe Siller, CIO von Bitburger. Organisatorisches Umstrukturieren ist also erst nach der Ferienzeit dran.
Ferien fordern - manchmal zu sehr
Die Ferienzeit birgt dennoch ein großes Risiko. Die gleiche Arbeit muss gemacht werden, allerdings mit viel weniger Besetzung. "Leider heißt es nicht, dass, wenn weniger im Büro sind, auch weniger zu tun ist. Im Gegenteil - Projekte müssen weiter laufen und Stellvertretungen wahrgenommen werden", sagt CIO Siller. So besteht die Gefahr, das Rumpfteam völlig zu überlasten. "Das erlebt man oft, dass die eine Hälfte im Urlaub ist und die andere Hälfte der Projektmitglieder verheizt werden", sagt Lüschow. "Dadurch entsteht Frust und dann kommt es zu Fehlern."
Führungskräfte können durchaus die Ferienzeiten nutzen: für Mitarbeiter, Budget und Kunden. Aber vergessen Sie sich selbst nicht. Atmen Sie in der ruhigeren Phase öfter mal durch und überarbeiten Sie sich nicht. Tanken Sie Kraft - die nächste Stressphase kommt bestimmt.