Wo Microsoft Sharepoint noch Defizite hat

Interne IT-Organisationen haben Microsoft Sharepoint in den letzten Jahren als Allzweckwaffe für die Zusammenarbeit im Unternehmen eingesetzt - insbesondere beim Team- und Projektmanagement und dem Aufbau von Intranets und Portalen. Die Business-Plattform bietet ebenso Funktionen für das Enterprise Content Management (ECM) oder das Records Management.

Sharepoint primär für Collaboration eingesetzt

Die Hälfte der Firmen implementiert die Sharepoint-Plattform in erster Linie für interne Collaboration-Zwecke. Jeweils 26 Prozent gaben als Hauptgrund den Aufbau von Web- und Intranet-Portalen sowie das Ersetzen bisheriger File Shares an. Für 18 Prozent stehen Aspekte des Web Content Management im Vordergrund und 13 Prozent wollen Sharepoint als Projekt-Management-Tool einsetzen.

Die Initiative für den Einsatz von Sharepoint geht zu 68 Prozent von CIOs, IT-Leitern und IT-Managern aus. Das sind Kernergebnisse der Studie "The SharePoint Puzzle", die der IT-Fachanwender-Verband AIIM unter knapp 500 seiner Mitglieder durchführte.

82 Prozent der Umfrageteilnehmer gaben an, dass die Funktionen für die interne Zusammenarbeit ihre Ansprüche erfüllen. Mit dem Content-Management waren 72 Prozent zufrieden. Bei nur jeweils etwas mehr als der Hälfte erfüllten die Funktionen für E-Mail-Management und -Integration sowie für Social Media die Anforderungen.

Etwas schwierig verhält es sich mit der Sharepoint-Nutzung im Bereich ECM. 70 Prozent nutzen die Plattform zwar auch für diese Zwecke, doch nur 14 Prozent setzen sie als primäres unternehmensweites ECM-System ein. Das deutet darauf hin, dass Sharepoint in diesem Bereich nur punktuell, etwa im Site-by-Site-Modell bei Projektteams eingesetzt wird, und damit in Konkurrenz zum zentralen ECM-Repository.

Sharepoint erfüllt Erwartungen nicht

Nur 55 Prozent der befragten Unternehmen bezeichnen die Entscheidung, Sharepoint einzuführen als richtig. Neun Prozent gaben an, dies sei eine falsche Entscheidung gewesen. 22 Prozent sehen die mit einer Sharepoint-Implementierung verbundenen Erwartungen als nicht erfüllt an. Verglichen mit den ursprünglichen Plänen haben sie nur eine Basis-Installation.

Ein Viertel der Befragten wollen ihre Sharepoint-Installation deshalb durch Eigenentwicklungen erweitern und verbessern. 23 Prozent planen dazu die Anschaffung von Add-On-Lösungen, die von Drittanbietern stammen. 39 Prozent der Studienteilnehmer nutzen derzeit bereits solche Zusatzlösungen und weitere 15 Prozent wollen dies innerhalb der nächsten 12 Monate tun. 18 Prozent sagten, sie hätten keine internen Ressourcen, um ihr Sharepoint-System zu ändern.

Auch was die Bedienerfreundlichkeit und den Zuspruch der Endanwender angeht, bleiben die Sharepoint-Installationen meist hinter den in sie gesetzten Erwartungen zurück. In technischer Hinsicht wird die Konfiguration des Systems als komplex eingestuft, ebenso die Migration von Inhalten.

70 Prozent der Firmen setzen Sharepoint in den Versionen 2003, 2007 und 2010 in irgendeiner Form ein, 28 Prozent im gesamten Unternehmen. Immerhin bei knapp 15 Prozent gibt es keinerlei Pläne, die Plattform einzuführen. 43 Prozent nutzen die aktuelle Version 2010 von Sharepoint, davon haben 14 Prozent die Plattform zum ersten Mal implementiert.

Ein Fünftel der Befragten gerade ein Upgrade von Sharepoint 2007 auf die Version 2010 durch.

Ohne Upgrade keine neuen Funktionen

Rund ein Viertel der Befragten, die Sharepoint in der Version 2003 oder 2007 nutzen, wollen nicht auf die aktuelle Version umstellen. Das ist laut Studie insofern von Bedeutung, weil sie zahlreiche neue Sharepoint-Funktionen, etwa für Social Media, nicht nutzen können. Zudem stellt Microsoft den Support für die Version 2007 im Herbst 2012 ein.

Jeweils 38 Prozent der Teilnehmer an der AIIM-Umfrage waren Unternehmen, die mehr als 5000 und zwischen 500 und 5000 Mitarbeiter beschäftigen. 24 Prozent der befragten Betriebe haben zwischen zehn und 500 Angestellte. 71 Prozent der Umfrageteilnehmer kommen aus Nord-Amerika (USA und Kanada) und 18 Prozent aus Europa.