10 Tipps, wie CIOs IT-Kosten senken können

Während die Unternehmen in vielen Branchen wieder geöffnet sind, beeinflussen Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie wie erneute Lockdowns, Social Distancing, Reisebeschränkungen und Grenzschließungen die Bereiche wie Transport, Fertigung und Rohstoffe weiterhin stark. Als Resultat erwartet Gartner, dass die IT-Ausgaben in allen Kategorien und Regionen gesenkt werden.

COVID-19 habe die Art und Weise, wie Menschen ihr Geld ausgeben, grundlegend verändert, erklärte Chris Ganly, Senior Research Director bei Gartner, in seinem Vortrag auf dem Gartner IT-Symposium/Xpo APAC. Darauf müssten die Organisationen reagieren.

Statt einfach nur den Rotstift anzusetzen, empfiehlt der Gartner-Mann CIOs einen strategischen Ansatz zur Kostenoptimierung. Dabei würden die Ausgaben kontinuierlich in Hinblick auf den Beitrag für das Business verwaltet, anstatt einfach nur die Kosten zu senken.

"Schwierige Zeiten erfordern schwierige Maßnahmen", so Ganly. "Aber selbst in Organisationen, die ums Überleben kämpfen, müssen CIOs Kostensenkungen auf eine Art und Weise angehen, die der mittel- und langfristigen Gesundheit des Unternehmens am wenigsten schadet."

Gartner rät CIOs, zehn Regeln zu befolgen, wenn sie dazu gezwungen werden, schnell ihre IT-Budgets zu kürzen.

• 1. Sofortmaßnahmen treffen

Eliminieren, reduzieren oder suspendieren Sie Posten, die das Budget in einem, sechs oder sogar neun Monaten belasten - nicht in Jahren. Beispiel dafür sind Ausgaben, die nicht jährlich, sondern monatlich oder vierteljährlich auf "Pay as you go"-Basis anfallen und bezahlt werden.

• 2. Reduzieren, nicht einfrieren

Konzentrieren Sie sich auf Kosten, die wirklich reduziert oder eliminiert werden können, und nicht nur für den laufenden Zeitraum eingefroren werden, um dann weiter unten in der Jahresbilanz wieder aufzutauchen.

• 3. Nur Bares ist Wahres

Nehmen Sie sich Posten vor, die sich konkret auf die Gewinn- und Verlustrechnung auswirken, und weniger solche, die keine zahlungswirksame Effekte haben, wie etwa Abschreibungen oder Amortisationen.

• 4. Nicht verplante und gebundene Ausgaben anpacken

Von zurückgezogenen Zahlungen (oder Zahlungszusagen) oder zurückgebuchten Anzahlungen einmal abgesehen, erreicht man den unmittelbarsten Effekt, wenn man bei nicht verplanten und gebundenen Ausgaben den Rotstift ansetzt. Außerdem sollten Sie Verträge auf Neuverhandlungs- und Kündigungsklauseln prüfen.

• 5. Opex und Capex anschauen

In der Regel sind Betriebsausgaben (Opex) am leichtesten zu beeinflussen, aber auch Investitionsausgaben (Capex) können reduziert werden. Die IT-Kennzahlen von Gartner zeigen, dass 25 Prozent des durchschnittlichen IT-Budgets für Sachwerte ausgegeben werden.

• 6. Nur einmal, aber richtig

Die meisten Unternehmen nehmen beim ersten Mal keine ausreichend tiefen Einschnitte vor - mit der Konsequenz, dass sie die Kosten oft noch einmal anschauen und weitere Maßnahmen ergreifen müssen. Dies ist besonders relevant beim Abbau von Personal, wo mehrere Kündigungswellen hintereinander sehr schädlich sein können.

• 7. Betrachten Sie auch vorangegangene Kosten

Im Business-Kontext heißt es üblicherweise, dass man bei Entscheidungen die bereits getätigten, irreversiblen Ausgaben - die sunk costs - nicht berücksichtigen soll. Unter dem Gesichtspunkt einer raschen Kostenreduzierung trifft dies zwar zu. Es lohnt sich jedoch zu überlegen, ob die Einsparung mehr bringt als die Vorteile durch die Weiterführung in einem Bereich.

• 8. Diskretionäre und nichtdiskretionäre Kosten anschauen

Diskretionäre Ausgaben, etwa für neue Projekte, zusätzliche Fähigkeiten oder Dienstleistungen, werden - da nicht essenziell - oft als leichter zu kürzende Stellen angesehen. Aber selbst nicht diskretionäre Ausgaben, um das Geschäft am Laufen zu halten, wie IT-Infrastruktur und -Betrieb können gesenkt werden, indem man Nutzung oder Service Level reduziert.

• 9. Variable und fixe Kosten in Angriff nehmen

Fixkosten sind Ausgaben, die unabhängig von Aktivität oder Volumen konstant bleiben, wie beispielsweise Büromiete, Abonnements und Gehaltsabrechnung. Konzentrieren Sie sich bei fixen Kosten auf die Eliminierung. Variable Kosten ändern sich mit der Aktivität oder dem Volumen, etwa Telekommunikation, Vertragspartner und Verbrauchsmaterial. Bei variablen Kosten sollten Sie sich sowohl auf die Reduzierung als auch auf die Eliminierung konzentrieren.

• 10. Prüfen Sie die Konten

Arbeiten Sie mit Finanzpartnern zusammen, um einen soliden Überblick über die Details auf der Ausgabenseite zu erhalten, beispielsweise Aufwandskonten, Rückstellungen und Vorauszahlungen. Nutzen Sie diese Einblicke, um spezifische Möglichkeiten zur Kostensenkung zu identifizieren, die sich sofort auf die Bilanz auswirken werden.

Einen etwas tieferen Einblick erhalten Gartner-Kunden hier.