Regelmäßige Verhandlungen mit IT-Lieferanten sind keine Überraschungen, und trotzdem kommen sie immer wieder überraschend. Natürlich sind die Termine lange im Voraus bekannt, aber wichtige aktuelle Themen schieben die Vorbereitung immer wieder ganz nach hinten auf der Agenda. Ergebnis: Das professionell aufgestellte Account-Management auf Lieferantenseite sitzt einem weniger gut vorbereiteten Verhandlungsteam auf Kundenseite gegenüber.

Wenn dann noch unter Zeitdruck verhandelt wird, fühlt sich der Kunde am Ende von den Hard- und Softwareanbietern oft über den Tisch gezogen - besonders, wenn mit Monopolisten verhandelt werden muss und die Handlungsalternativen rar sind. Mit sorgfältiger Vorbereitung lässt sich dieses unbefriedigende Ende vermeiden.

1. Analyse des Lieferantenportfolios

Welche Lieferanten befinden sich im Portfolio? Wer liefert was? Wie hoch sind die Umsätze je Lieferant und Leistungsart? Ein exakter Überblick über den Status Quo ist eine Grundvoraussetzung für eine starke Verhandlungsposition, denn nur so lassen sich Leistungen, Angebote und gegebenenfalls auch Abhängigkeitsverhältnisse genau beurteilen.

2. Feststellen von Verbrauch und Bedarf im Unternehmen

Wie steht es um den tatsächlichen Bedarf und die aktuellen Verbräuche? Diese Frage erscheint trivial, ist es aber bei der Mehrzahl aller Unternehmen nicht, wenn eine regelmäßige Kontrolle fehlt. Gleiches gilt für Lizenz- und Wartungsmodelle: Passen sie noch zu aktuellen Nutzung? Gibt es einen zum Zeitpunkt der Verhandlungen aktuellen Überblick über Soft- und Hardwarebestände? Nur mit realistischer Transparenz über benötigte Leistungen lassen sich sinnvolle Einsparungen realisieren. Nüchterne Sachlichkeit siegt hier über Wunschdenken.

3. Ableiten von Handlungsoptionen zum Umgang mit den Lieferanten

Wenn Lieferantenportfolio und Bedarf transparent gemacht sind, ist die Ableitung der besten Option für das Unternehmen der logische nächste Schritt. Entscheidend ist ein strategisches Vorgehen: Nicht nur der Status quo zählt, sondern auch geplante unternehmensinterne Entwicklungen sowie mögliche Einflüsse von außen auf die IT.

Darüber hinaus muss bereits vor den Verhandlungen feststehen, welche Anbieter beibehalten und welche abgelöst werden sollen, an welcher Stelle mehr Wettbewerb nötig ist, wo Bündelungen zum Ziel führen und wo vertragliche und preisliche Optimierungen notwendig sind.

4. Festlegen realistischer Verhandlungsziele und Verhandlungstaktiken

Abgeleitet aus den Analyseergebnissen und den strategischen Zielen können nun Verhandlungsziele und Taktiken zur bestmöglichen Zielerreichung bestimmt werden. Das geschieht am besten in einem genauen Plan je Lieferant - schriftlich mit Zahlen, Fakten, Argumenten und Grafiken - damit der Kunde den Verhandlungsprozess treibt und nicht der Anbieter. Allerdings: Eine Verhandlungstaktik - etwa die Androhung der Ablösung - ist nur dann erfolgreich, wenn die aufgezeigten Handlungsoptionen auch glaubwürdig sind.

Dies gilt besonders für die Verhandlung mit Monopolisten. Hier gibt es einige Besonderheiten zu berücksichtigen, schließlich weiß das Vertriebsteam der Monopolisten um seine marktbeherrschende Stellung. Das ist trotzdem kein Grund, sich einschüchtern zu lassen. Der Verhandlungsspielraum ist bei Monopolisten zwar geringer als in Wettbewerbssituationen, aber es gibt ihn.

Und nicht alle Verhandlungsziele müssen monetärer Natur sein. Auch in Verträgen steckt in der Regel viel Optimierungs- und damit viel Verhandlungspotenzial. Und je intensiver die Vorbereitung, desto größer die Chance, dieses auch auszuschöpfen.

5. Ausreichend Zeit einplanen

Wer sich erst mit der Thematik auseinandersetzt, wenn ein Lieferant den Prozess anstößt oder der Vertragsablauf direkt vor der Tür steht, gerät von Beginn an ins Hintertreffen. Die Analyse des Lieferantenportfolios sowie des Bedarfs erfordert gerade in großen Unternehmen mit mehreren Standorten viel Zeit.

Fazit

Die richtige Vorbereitung ist auch hier das A und O. Sie hilft dem Kunden nicht nur, seine Verhandlungsposition realistisch einzuschätzen. Wer sich rechtzeitig die Zeit nimmt, genau zu analysieren, wo er in Sachen IT-Lieferanten steht und wo er hin will, wer strategisch plant und in den Verhandlungen taktisch vorgeht, statt sich dem Verkaufsprozess des Lieferanten auszuliefern, hat weit bessere Karten im Vertragspoker.