Roadmap zum Arbeitsplatz der Zukunft

Der IT-Arbeitsplatz der Zukunft besteht nicht mehr aus einem einzelnen Desktop-PC an einem bestimmten Schreibtisch im Unternehmen. Stattdessen geht es mittlerweile um ein Lösungsszenario, das ein Zusammenspiel von einer Vielzahl von Geräten und Services beschreibt.

Für den Weg dorthin wird eine schlüssige Plattform-Strategie benötigt mit dem Ziel, den IT-Arbeitsplatz der Zukunft einfacher, schneller und am besten kostengünstiger zu gestalten sowie die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern.

Nicht ausschließlich Technologie-getrieben

Die Weiterentwicklung von IT-Arbeitsplätzen ist nicht ausschließlich technologiegetrieben, vielmehr spiegelt sie die Veränderung der Arbeits- und Unternehmenskultur wider. Flexible, moderne und innovative IT-Arbeitsplätze sind eine sinnvolle Maßnahme, um Talente anzuziehen und zu binden und die Wahrnehmung der Unternehmens-IT entscheidend zu verbessern. Die IT kann hierdurch den Anspruch untermauern Innovationstreiber zu sein.

5 Erfolgsfaktoren auf dem Weg zum Next Generation Workplace

Die Beachtung der folgenden 5 kritischen Erfolgsfaktoren unterstützt Unternehmen bei der Realisierung einer "Next Generation Workplace"-Umgebung.

1. Zeit, aufzuräumen!

Eine neue Plattform-Strategie ist eine phantastische Gelegenheit, mit Altlasten aufzuräumen und die Standardisierung zu erhöhen. Stellen Sie dabei die richtigen Fragen und prüfen Sie bestehende Annahmen gründlich:

• Warum brauchen verschiedene Business Units unterschiedliche Geräte oder sogar Betriebssystem-Images?

• Werden wirklich Tausende verschiedene Applikationen benötigt?

• Kann anstatt teurer, historischer Eigenentwicklungen auf aktuelle Standard-Produkte gewechselt werden?

So banal es klingt - um den "Next Generation Workplace" richtig zu definieren, muss man im Detail wissen, welche Dienste, Anwendungen und Geräte wirklich genutzt werden. Häufig sind Angebot und Dimensionierung in allen drei Facetten nicht mehr zeitgemäß.

2. Innovation und Co-Creation im Unternehmen

Nutzer haben häufig ein sehr genaues Gespür dafür, wie sich Services verbessern lassen und wie sich eine IT-Organisation in der Leistungserbringung besser aufstellen kann. Denken Sie an Win-Win, denken Sie an Co-Creation - denken Sie vor allem an ein durchdachtes und wirkungsvolles Requirements Management.

In der Umsetzung erzeugen Ideenwettbewerbe und Ideation-Ansätze mit multidisziplinären Teams großen Mehrwert. Die gezielte Segmentierung von Nutzergruppen vereinfacht den Umgang mit konkreten Anforderungen und Bedürfnissen, und bringt mehr Struktur in den Prozess.

Ziel ist, die Innovation und das Zielszenario nicht nach technischen Komponenten, sondern nach gewünschten Szenarien und Erfahrungen aufzubauen. Storyboards helfen, Use Cases auch mit IT-fernen Mitarbeitern zu diskutieren.

3. Die IT im globalen Wettbewerb

Die Unternehmens-IT ist heute kein wettbewerbsfreier Raum mehr: Fehlt ein entsprechendes Angebot, nutzen Anwender ihnen bekannte Services wie zum Beispiele Dropbox und Skype auch im beruflichen Umfeld. So werden interne Policies zu Datenschutz und Sicherheit unabsichtlich unterlaufen, sensitive Daten entziehen sich ggf. jeglicher Kontrolle.

Es kommt also auch darauf an, jene Services zu berücksichtigen, die Mitarbeiter außerhalb der Firma nutzen und wertschätzen. Sinnvoll kann ein "Innovation Trendbook" sein, um privat genutzte Angebote und Dienste zu sammeln, die potenziell auch einen Mehrwert im Arbeitsumfeld darstellen können. Gibt es vielleicht Möglichkeiten, diese direkt in den "Next Generation Workplace" mit einfließen zu lassen?

4. Mobility und "Bring Your Own Device" (BYOD)

Das Bedürfnis nach Mobilität beschränkt sich schon lange nicht mehr nur auf die "Generation Y". Verschiedenste Geräte - auch die privaten Geräte der Mitarbeiter - müssen sich an verschiedenen Orten einfach und unkompliziert mit der Unternehmensinfrastruktur verbinden können. Hier ist eine möglichst große Flexibilität notwendig. Lösungsansätze zur Einbindung externer Geräte sind gegebenenfalls virtuelle Infrastrukturen, oder OS-on-Stick Lösungen.

Durch die Entkopplung von Geschäftsanwendungen und Geräten muss intern weniger Hardware beschafft, verwaltet und unterstützt werden. Nebenbei lässt sich so die Datensicherheit erhöhen, da Informationen leichter im Unternehmen gehalten werden können. Ferner kann man BYOD auch dazu nutzen, standardisierte Strukturen bei Heimarbeitern einzuziehen, beispielsweise durch bestimmte, subventionierte Gerätetypen.

Natürlich hat die steigende Fragmentierung der Plattformen weitreichende Konsequenzen für die IT-Organisation. Umso wichtiger ist die frühzeitige Harmonisierung über die gesamten Backend-Services, um die Komplexität beherrschbar zu halten.

Stellen Sie sich einen Trichter vor - interne IT-Services müssen eine Vielzahl von unterschiedlichen Endgeräten sinnvoll zusammenfassen und verwaltbar machen. Vor allem dieser Teil, also die Definition unterstützter Services und Plattformen, birgt die größten Risiken. Denn zu wenig Struktur führt langfristig zu negativen Konsequenzen.

5. Erstellung einer initialen Roadmap

Sind die einzelnen Komponenten des "Next Generation Workplace" identifiziert, werden sie in einer übergeordneten Roadmap gebündelt. Dabei werden Abhängigkeiten und Bedingungen identifiziert und es erfolgt eine Ausrichtung an der übergeordneten Strategie.

In einer initialen Timeline werden die Lösungen mit strategischen Zwischenzielen verknüpft und erste Quick-Wins identifiziert. Des Weiteren sichern Pilotierungen den langfristigen Mehrwert und das Change Management beginnt idealerweise lange vor dem Rollout.

Es empfiehlt sich, alle Komponenten in einer gemeinsamen, zentralen Datenbank zu beschreiben und ein Konfigurationsmanagement aufzusetzen. Nicht zuletzt für die Gremienkommunikation und die Abstimmung mit den verschiedenen Stakeholdern werden diese Informationen immer wieder benötigt.

Und natürlich: Ohne Governance geht nichts

Alles steht und fällt mit der Steuerungsstringenz bei der Umsetzung, da die Realisierung des IT-Arbeitsplatzes der Zukunft ein einschneidendes IT-Transformationsprojekt bedeutet. Die Entscheidungsträger müssen frühzeitig an einen Tisch gebracht und von den Vorteilen überzeugt werden.

Neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit unter Berücksichtigung aktueller Trends, die Harmonisierung der Backend-Dienste und schließlich die Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität sind sicher gute Argumente dafür, auch disruptive Entscheidungen zu fällen.

Peter Ratzer ist Partner und Marwin Rieger Senior Manager bei Deloitte.