Auf Nachfrage erklären knapp sechs von zehn Unternehmen (58 Prozent), Vertrags-Management habe hohe Priorität. Nur neun Prozent halten das Thema für nicht oder kaum wichtig. Bei dieser Einigkeit erstaunt umso mehr, dass die Firmen im Arbeitsalltag deutlich unterschiedliche Resultate erzielen. So bleiben 68 Prozent der von den Analysten als besonders erfolgreich eingestuften Unternehmen ("Best in Class") mit ihren Ausgaben in Rahmen des vertraglich Vereinbarten. Im Schnitt können das nur 56 Prozent der Studienteilnehmer von sich behaupten, unter den besonders langsamen Firmen sogar nur 39 Prozent.
Und während 88 Prozent der Einkäufe durch die Klassenbesten den Verträgen entsprechen, sind es im Schnitt nur 64 Prozent und bei den Trödlern nur 48 Prozent.
Die Analysten haben sich außerdem angesehen, innerhalb welcher Zeitdauer Verträge ausgehandelt werden. Beispiel Beschaffung: Während BiC-Firmen 21,1 Tage brauchen, fallen im Schnitt 32,6 Tage an. Kaufverträge schließen BiCs binnen 15,2 Tagen ab, Durchschnittsfirmen brauchen 30,5 Tage.
Was machen die Musterschüler besser? Die Analysten haben den Einsatz der Technologie unter die Lupe genommen. Dabei haben die besonders erfolgreichen Unternehmen die Nase vorn: 71 Prozent von ihnen haben die Prozesse und Methoden rund um das Vertrags-Management standardisiert, damit liegen sie deutlich über dem Durchschnitt von 45 Prozent. 62 Prozent setzen Technologie zur Erhöhung der Einsichtnahme in die Verträge ein, im Schnitt sind es nur 31 Prozent. Auch beim Einsatz von Reporting- und Analyse-Software liegen die BiCs mit 53 Prozent vorn, im Schnitt sind es nur 24 Prozent.
Aberdeen hat interessiert, von wo die verwendeten Tools stammen. 19 Prozent kommen direkt von Contract-Lifecycle-Management-Anbietern. Ebenso viele Befragte nutzen CLM-Module von Enterprise Ressource Planing Providern (ERP). 16 Prozent greifen auf CLM Module aus Beschaffung oder Sourcing zurück, je dreizehn auf solche aus Kundenbindungs-Management (CRM) oder Enterprise Content Management (ECM).
Dabei dürften sich CLM-Anbieter in Kürze über Zulauf freuen, denn 26 Prozent der Befragten geben an, binnen Jahresfrist Lösungen implementieren zu wollen.
Geht es um die Automatisierung vom Vertrags-Management, stehen für 62 Prozent der Befragten die Speicher ganz oben auf der Liste. 54 Prozent wollen außerdem Reporting und Analytics angehen.
Jenseits technologischer Fragen gibt es einen weiteren großen Unterschied zwischen den besonders erfolgreichen Unternehmen und dem Rest: Fast jede BiC-Firma (91 Prozent) sorgt für ein zentralisiertes Vertrags-Management und benennt ein Team, das für alle Verträge zuständig ist. Darüber hinaus werden standardisierte Begriffe für die Vertragsgestaltung geschaffen.
Versteckten Risiken auf die Spur kommen
All die Mühen sollen auch lohnen. Die Studienteilnehmer versprechen sich in erster Linie Einhaltung der Service Level Agreements (SLAs). Dieser Punkt führt die Liste mit 66 Prozent der Nennungen an. Es folgen der Wunsch, die Zulieferer bezüglich ihrer Übereinstimmung mit den ausgehandelten Preisen, Lieferzeiten etc. zu überprüfen (60 Prozent) und mehr Gespür für potenzielle Risiken in den eigenen Verträgen zu entwickeln (57 Prozent).
Aus den Studienergebnissen leiten die Analysten diese Tipps ab:
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Wer es noch nicht hat, sollte ein standardisiertes und formalisiertes Vertrags-Management einführen. Das funktioniert am Besten in einer zentralisierten Organisation.
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Als nächstes steht das Konsolidieren der Speicher und Datenbanken an. Ziel ist es, alle Verträge in einer zentralen Datenbank zu verwalten.
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Um mehr Transparenz in die Verträge zu bekommen, sollten Meta-Daten (beispielsweise Vertragsbeginn und -ende, Lieferdaten, Zahlungstermine, total value of contract u.a.) erfasst werden.
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Reporting- und Analyse-Tools sorgen dafür, dass die Geschäftsleitung schneller findet, was sie sucht.
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Das Vertrags-Management sollte in ERP-, CRM, E-Procurement oder andere Systeme integriert werden.
Aberdeen hat für die Studie "Contract Lifecycle Management and the CFO" mit 258 Unternehmen gesprochen.