Dieses Prozedere kann durch die Einführung eines elektronischen Krankenhaus-Informationssystems und eines digitalen Archivs um ein Vielfaches beschleunigt werden. Dadurch steigert sich die Produktivität, die Krankenhaus-Aufenthalte verkürzen sich und dies führt zu einer Kostenreduktion. Das kommt den Patienten, den Ärzten und den Versicherungsträgern zu Gute.

Durch die Arbeit mit papierbasierten Patientenakten geht im Krankenhaus-Alltag viel Zeit verloren. So muss beispielsweise bei der Einlieferung eines Patienten die Akte erst im physischen Archiv gesucht und dann in die richtige Abteilung gebracht werden. Oft müssen verschiedene Ärzte einen Blick in die Akte werfen, und die Akte wandert somit quer durch das ganze Krankenhaus. Wird sie nach Abschluss der Untersuchungen im Archiv falsch einsortiert, kann man sie unter Umständen nie wieder finden und wichtige Informationen über den bisherigen Gesundheitszustand des Patienten gehen verloren. Abhilfe kann hierbei die elektronische Patientenakte leisten. Sie ist ein digitales Dokument, in dem sich alle Untersuchungsergebnisse, Gespräche mit den Patienten, Röntgenbilder und sonstige Dokumentationen elektronisch archivieren lassen. Wie genau funktioniert die Archivierung?

Der Archivierungsvorgang

Um die gewünschten Dokumente in der elektronischen Patientenakte archivieren zu können, müssen alle Dokumente digital vorliegen. Das kann entweder direkt bei der Erstellung des Dokuments erfolgen, z. B. indem Besprechungsnotizen mit einem Diktiergerät aufgenommen und Schriftstücke mit dem PC erstellt werden. Moderne Röntgenapparate können direkt digitale Bilder erzeugen. Alle anderen papierbasierten Dokumente müssen manuell eingescannt werden.

Diese Vielzahl an Dokumenten wird dann den entsprechenden elektronischen Patientenakten zugeordnet, was mit Hilfe eines Krankenhaus-Informations-Systems (KIS) oder Dokumenten-Management-Systems (DMS) erfolgt. Die Software steuert alle Abläufe vom Scan-Vorgang bis hin zur Archivierung. Aufgrund der für Patientenakten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von 30 Jahren müssen die sensiblen Daten sicher vor Viren und Verfall geschützt sein. Zudem dürfen die Daten nicht veränderbar sein. Auch die Richtlinien des DICOM-Standards, die den herstellerunabhängigen Austausch von medizinischen Bildern zwischen Geräten, Computern und Krankenhäusern regeln, müssen erfüllt werden. Doch welche Speicherlösung erfüllt diese Kriterien?

Optische Speicherung als geeignete Lösung

Für die elektronische Langzeitarchivierung von Patientenakten ist ein optisches Speichergerät eine sehr sichere Lösung. Juke Boxes sind mit einmal-beschreibbaren DVD- oder den neuen PDD-Medien (PDD=Professional Disc for DATA) ausgestattet sowie kostengünstig und sicher zugleich. Auf den Medien sind die Daten revisionssicher und vor Viren geschützt. Muss einem bereits gespeichertem Dokument noch etwas hinzugefügt werden, so wird automatisch eine Kopie der Originaldatei erstellt, welche die gewünschten Änderungen speichert. Die Kopie wird mit einem Verschlüsselungscode versehen. Somit lassen sich alle Änderungen bis hin zum Original zurück verfolgen.