Mit Hilfe eines Software-Systems zur Dokumentenlenkung hat das Qualitäts-Management der Abteilung für Klinische ChemieChemie im Universitätsklinikum Freiburg jederzeit die Übersicht über den Status aller QM-Dokumente. Das Krankenhaus der maximalen Versorgungsstufe ist mit rund 8.000 Mitarbeitern der größte Arbeitgeber in der Region Freiburg. Rund 1.800 Planbetten stehen in 110 Stationen zur Verfügung. Die Uniklinik verzeichnet jährlich etwa 54.000 Patientenaufnahmen, zusätzlich erfolgen jedes Jahr über 300.000 ambulante Patientenbesuche. Top-Firmen der Branche Chemie

Eines der Herzstücke des Klinikums ist das Zentrallabor, das für die Labordiagnostik sämtlicher ambulanter und stationärer Patienten zuständig ist. An Werktagen werden hier rund 10.000 Bestimmungen (klinische Chemie, Immunologie, Gerinnung, Hämatologie sowie diverse Spezialanalysen) aus rund 1.600 Proben durchgeführt. Die erstellten Befunde sind essenziell für die Diagnose von Krankheiten, die Überwachung des Krankheitsverlaufs und die Kontrolle therapeutischer Maßnahmen. Rund um die Uhr steht zudem ein Notfalllabor zur Verfügung, in dem jederzeit besonders dringliche Untersuchungen bei lebensbedrohlichen Situationen durchgeführt werden, welche keinerlei Aufschub dulden.

Um bei diesen teils hoch komplexen Vorgängen gleichbleibende Prozessabläufe zu gewährleisten, basieren alle relevanten Vorgänge im Labor auf Standard Operating Procedures (SOP). Dabei handelt es sich um schriftliche Standardarbeitsanweisungen, die einzelne Arbeitsschritte beschreiben und festlegen. Diese Dokumente mussten früher jeweils in zweifacher Ausführung ausgedruckt und unterschrieben werden, um ein Exemplar im Papierarchiv ablegen zu können. Zusätzlich wurden die Schriftstücke im Intranet der Klinik als PDF-Dateien zur Verfügung gestellt. Die weitere Bearbeitung erfolgte manuell und dezentral, die SOPs wurden beispielsweise per E-Mail oder auf Diskette an die Qualitätsmanagement-Beauftragten weitergeleitet.

Um den Informationsfluss zu verbessern und die internen Arbeitsabläufe im Rahmen des Qualitäts-Managements zu verschlanken, entschied man sich für die Einführung eines neuen Software-Systems zur Dokumenten- und Workflow-Lenkung. Dieses sollte in der Lage sein, den gesamten Lebenszyklus der Dokumente - von der Erstellung bis hin zur Archivierung - weitgehend automatisiert abzubilden. Ausdrucke auf Papier sollten nur noch dann erfolgen, wenn sie für den täglichen Ablauf unbedingt benötigt werden und Archivausdrucke sollen dank elektronischer Speicherung ganz entfallen. Durch die hohe Zahl an Verfahrenansweisungen war es außerdem wichtig, über geeignete Such- und Verzeichnisstrukturen zu verfügen, mit deren Hilfe sich die benötigten Dokumente schnell auffinden lassen. Um den internen Aufwand für Installationen und Einrichtung so gering wie möglich zu halten, sollte zudem idealerweise eine Web-basierte Anwendung zum Einsatz kommen.