Grundsätzlich können SOPs und sonstige Dokumente (z.B. Besprechungsprotokolle, Rundschreiben) nun aus dem System heraus gezielt an bestimmte Mitarbeiter oder Gruppen verschickt werden. Auch so genannte Logbücher für die Eintragung qualitätsrelevanter Veränderungen in den Arbeitsbereichen werden mittlerweile zum Teil elektronisch geführt und verteilt, externe Dokumente wie Normen und Gesetze können problemlos integriert werden. Eine automatische Lesebestätigung gibt in Echtzeit Rückmeldung über den Status beim Empfänger. Dabei lässt sich auch ein Erinnerungs-Modus aktivieren, so dass Mitarbeiter, die beispielsweise ein bestimmtes Dokument innerhalb einer gewissen Frist nicht zur Kenntnis genommen haben, automatisch daran erinnert werden oder (bei weiterer Missachtung) die QMBs informiert werden.

Änderungen in Word-Dokumenten werden serverseitig markiert und festgehalten. Dadurch lässt sich der Verlauf eines Dokuments unabhängig von der Versionsnummer jederzeit vollständig nachvollziehen. Die Freigabe neuer Versionen kann nur durch speziell autorisierte Mitarbeiter erfolgen, Fehler durch falsche Eingaben der lesenden Mitarbeiter sind somit ausgeschlossen. Bei Freigabe einer neuen Version archiviert roXtra automatisch den bisherigen Stand, so dass auch hier eine nahtlose Dokumentenhistorie erhalten bleibt.

Qualitätsmanagerin Brigitte Haas ist mit der neuen Lösung bislang sehr zufrieden: "Die Mitarbeiter kommen mit dem System sehr gut zurecht und haben keine Schwierigkeiten mit der Bedienung. Die Akzeptanz ist allgemein sehr gut und es gibt keine Berührungsängste. Für uns Qualitätsmanagement-Verantwortliche ist gleichzeitig eine deutliche Entlastung spürbar, denn wir benötigen erheblich weniger Zeit dafür, uns um das Handling der Dokumente zu kümmern. roXtra bietet eine gute Unterstützung sowohl bei der Umsetzung laboreigener Qualitätsstandards als auch bei der Einhaltung von Normforderungen."