Auf drei Säulen stützt Goy-Hinrich Korn seine Digitalisierungsstrategie: "Logistik 4.0", "Farming 4.0" und "Industrie 4.0Industrie 4.0". Der promovierte Informatiker ist CIO bei der Bernard Krone Holding, einem Hersteller von Landmaschinen und Nutzfahrzeugen aus Spelle (West-Niedersachsen). DigitalisierungDigitalisierung heißt für ihn, eine durchgehende Informationslogistik zu schaffen, wozu als ein zentraler Baustein die im Jahr 2012 in Angriff genommene ECM-Plattform (Enterprise Content Management) Doxis4 gehört. Alles zu Digitalisierung auf CIO.de Alles zu Industrie 4.0 auf CIO.de

"Unsere ECM-Plattform ist zentraler Bestandteil der internationalen Krone-Digitalisierungsstrategie. Damit schaffen wir das Silodenken im gesamten Unternehmen ab und etablieren zugleich eine wesentliche Voraussetzung für ein einheitliches und nachhaltiges Informationsmanagement", erklärt CIO Korn

Die Ausgangslage: Informationen verteilten sich in Silos über die neun verschiedenen Gesellschaften der Holding hinweg. "Ob in unserem damaligen Altarchiv, einer in die Jahre gekommenen AS/400, auf verschiedensten Laufwerken, in E-Mail-Postfächern oder in Papieraktenordnern in Gitterboxen im Keller - keiner wusste, wo sich welche Dokumente befanden", erinnert sich Lars Schmerge, ECM-Projektleiter bei Krone. Verließen Mitarbeiter das Unternehmen, gingen wertvolle Informationen mit ihnen. Ein zentrales, transparentes Dokumenten-Management musste her.

CIO Korn wollte eine international einsetzbare Lösung, die dokumentenintensive Geschäftsprozesse digital abbildet, die Prozesse automatisiert und sie mit elektronischen Akten unterstützt. Außerdem verlangte die Kreditorenbuchhaltung nach einer automatisierten Rechnungseingangsverarbeitung. Technologisch gesehen legte Korn auf die Integrierbarkeit in bestehende Systeme Wert, vor allem auf die Anbindung an die SAP-Systeme. Bei der Wahl des Dienstleisters waren ihm "kurze Wege" wichtig. Der IT-Chef entschied sich für SER aus Bonn.

Fünf Millionen Daten und Dokumente im laufenden Betrieb migriert

Im ersten Schritt löste das Unternehmen sein altes AS/400-Archiv ab. Fünf Millionen Daten und Dokumente migrierte Krone im laufenden Betrieb in das neue ECM-System. Dann bauten der CIO und sein Team eine elektronische Aktenstruktur auf, zunächst für den Vertrieb. Heute sind rund 15 Millionen Dokumente und SAP-Daten im zentralen ECM-System organisiert, pro Jahr kommen schätzungsweise drei Millionen Dokumente hinzu.

In der Kreditorenbuchhaltung ist das ECM-SystemECM-System an SAPSAP angebunden. Dadurch werden alle Rechnungen, egal, ob sie auf Papier, als E-Mail oder IDoc-Format eingehen, automatisch erfasst, klassifiziert, im SAP-System sachlich geprüft und an die Buchhalter zur Validierung und Freigabe weitergeleitet. Alles zu ECM auf CIO.de Alles zu SAP auf CIO.de

Wichtig ist dem Unternehmen die Arbeit mit digitalen Akten. Mit Lieferantenakten dokumentiert Krone den gesamten Lebenszyklus der Geschäftsbeziehungen mit den Lieferanten sowie Eigenschaften und Qualität des Liefermaterials. Elektronische Fahrzeugakten - inklusive SAP-Anbindung - enthalten Plandokumente, Betriebsanleitungen, TÜV-Abnahmeprotokolle und weitere Informationen. In digitalen Maschinenakten findet ein Vertriebler beispielsweise Daten zu den Bremswerten einer Maschine, falls ein Kunde im Gespräch danach fragt.

Seit 2015 nutzen die Firmenfahrzeug-Manager bei Krone digitale Autoakten mit allen Informationen vom Fahrernamen und Kennzeichen über Leasingverträge und Rechnungen bis zu Unfallberichten. Zuvor blätterten sich die Mitarbeiter durch einen Papierordner pro fünf Fahrzeuge.

Kein "Neuer" soll ohne Laptop dastehen

Neu ist der sogenannte Personaleintritts- und austritts-Workflow. Krone arbeitet mit der Zeiterfassungs-Lösung Hydra, die in die ECM-Plattform integriert ist. Dadurch wird automatisch eine neue Personalakte erstellt. Diese verwaltet nicht nur die üblichen Dokumente, sondern benachrichtigt auch die IT.

Neue Mitarbeiter sollen rechtzeitig ihren Chip erhalten, damit sie ins Gebäude kommen. Außerdem sollen sie ihren Laptop, ihr Smartphone sowie ihre Zugangskonten für SAP und Doxis4 beziehungsweise die Zugriffsberechtigungen bekommen.

Das nächste Projekt auf der Agenda von CIO Korn heißt "Lieferantenanbindung 2020". Korn will ein Lieferantenportal an die ECM-Plattform anbinden, in das Zulieferer eigene Zertifikate, technische Zeichnungen und QS-Schweißprotokolle (Qualitätssicherung) einstellen können. Diese Informationen stehen den Krone-Mitarbeitern dann unternehmensweit zur Verfügung. Der IT-Chef verspricht sich davon einen Benefit für die Qualitätssicherung.

Der Prototypenansatz bewährt sich

Im Rückblick empfiehlt Korn CIOs, mit einem Projekt "in einem definierten Bereich" zu starten. "Sieht man, dass das erfolgreich läuft, kann man es auf weitere Unternehmensbereiche ausweiten", sagt er. In der Einführungsphase eignet sich der Prototypenansatz: "Das heißt, schnell erste Ergebnisse bereitstellen, empirische Werte analysieren, mögliche Schwachstellen aufdecken, Optimierungsmöglichkeiten vorschlagen und diese dann direkt wieder in den ECM-Prozess einspielen, damit das Projekt bestmöglich läuft."

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