"Alles außer Panzer", sagt Kiumars Farhur, wenn man ihn fragt, was für Fahrzeuge sein Unternehmen für den größten Kunden bereithalte. Der BwFuhrparkService ist der Mobilitätsdienstleister der Bundeswehr. Er stellt der Bundeswehr überall dort, wo sie sich befindet, handelsübliche PKW, LKW und Transporter sowie speziell ausgestattete Sonderfahrzeuge zur Verfügung.

Die Verwaltung dieser Dienste haben IT-Leiter Farhur und seine Mitarbeiter in den Jahren 2013 bis 2015 auf digitale Grundlagen gestellt. Die "DigitalisierungMobilitätsmanagement" gliederte sich in drei Teilprojekte:

Digitalisierung der Mobilitätsbeschaffung: Früher waren 10 bis 15 Schritte auf Papier nötig, bis ein Bundeswehrangehöriger sein dienstlich benötigtes Fahrzeug bekam. Dieser ganze Weg einschließlich der Genehmigungsstufen ist nun digital. Nur der erste Fahrauftrag innerhalb der Bundeswehr muss noch auf Papier erteilt werden.

Digitalisierung der Fahrzeugübergabe und -rücknahme:Auch dafür mussten vor dem Projekt viele Papierformulare ausgefüllt und die Angaben später teilweise am Bildschirm abgeschrieben werden. Heute kann die Aus- und Rückgabe von Fahrzeugen via App mit digitaler Unterschrift abgewickelt werden.

Digitalisierung der Lieferantenschnittstellen: Vor allem große Partner wie Fahrzeughersteller, Leasingunternehmen, Autovermieter, DKV und Dekra bekommen und stellen Rechnungen jetzt über EDI. Mit kleineren Partnern sind PDF-Rechnungen wirtschaftlicher.

Operativ arbeitet der BwFuhrparkService mit SAP ERPund SAP BI, dazu kommt mit einem Anteil von ungefähr 20 Prozent selbstgestrickte Individualsoftware auf Java-Basis. Das Dokumenten-Management beruht auf OpenText Doculink. Farhur formte für dasProjekt gemischte Teams aus insgesamt etwa 15 eigenen Mitarbeitern und externen Dienstleistern. Letztere waren für die Implementierung zuständig. Beim Wettbewerb "CIO des Jahres 2015", den die Medien CIO und COMPUTERWOCHE veranstalteten, kam Farhur mit der "Digitalisierung Mobilitätsmanagement" unter die Top Ten in der Kategorie Mittelstand.

Sicherheit geht über alles

Was war an dem Projekt das Schwierigste? Der IT-Leiter nennt die "gemeinsame Innovationsgeschwindigkeitssprache", die erst gefunden werden musste. Bei der Bundeswehr geht Sicherheit über alles. Neuerungen müssen, oft von mehreren Stellen, mit einem exakten Regelwerk abgeglichen werden. Teilweise müssen Vorgaben geändert werden, weil sie zum Beispiel zu alt sind, als dass in ihnen von Apps die Rede sein könnte. Hier gelang ein gemeinsamer Lernprozess: "Je mehr wir einführen, desto weniger Vorbehalte gibt es." Die Bundeswehr wisse: "Wir arbeiten sicher."

Der BwFuhrparkService darf seine Dienste auch anderen Einrichtungen des Bundes, internationalen Organisationen und ausländischen Streitkräften anbieten. Voraussichtlich wird er das Mobilitätsmanagement für eine größere Bundeseinrichtung in Berlin übernehmen. Umgekehrt hat er die Aufträge der Bundeswehr nicht auf alle Zeiten sicher, sondern wird zum Beispiel durch eine kontinuierliche Ergebniskontrolle auf seine Wettbewerbsfähigkeit hin überprüft. Zum ersten Mal seit dem Jahr 2002 hat er eine unbefristete Vertragsverlängerung bekommen. Diese "Anerkennung" führt Farhur auch auf die günstigen Preise zurück, die durch die Digitalisierung des Fuhrpark-Managements möglich geworden seien.

Die Digitalisierung macht die Arbeit nicht nur für die Kunden einfacher, sondern auch intern. Das macht Mitarbeiter verfügbar, die an anderer Stelle im Unternehmen dringend gebraucht wird, denn das Geschäft mit der Bundeswehr und anderen "brummt", sagt Farhur.

Der IT-Leiter hat sich vorgenommen, der Bundeswehr künftige Angebote in einer experimentellen, einer mittleren und einer konservativen Variante zu unterbreiten. So will er es bereits beim nächsten Projekt handhaben, einem digital unterstützten Carsharing. Er ist zuversichtlich, dass sich der Großkunde nicht immer für die konservative "Rückfallposition" entscheiden wird: "Anderswo wird schneller standardisiert und automatisiert als bei uns. Aber im Behördenmaßstab sind wir Avantgarde."

Projektsteckbrief

Name des Projekts: Digitalisierung Mobilitätsmanagement.

Projektart: Digitalisierung Fuhrpark-Management und Lieferantenschnittstellen.

Branchen: Verteidigung, Transport, Automotive.

Zeitrahmen: 2013-2015.

Stand heute: Läuft produktiv.

Umfang: Für alle Bundeswehr-Fahrzeuge außer Panzern.

Aufwand: Etwa 15 Mitarbeiter intern, Dienstleister.

Produkte: SAP ERP, SAP BI, OpenText Doculink, FIS/edc, Java-basierte Individualsoftware

Ergebnis: Papiergebundene Abläufe wurden weitgehend digitalisiert.

Herausforderung: Sicherheitsorientierter Auftraggeber mit starkem Regelungsbedarf und behutsamer Innovation.

Nächster Schritt: Digitalisiertes Carsharing auf Basis von Microservices, Docker-Plattform und SAP HANA