Microsoft Exchange hat sich in vielen Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen als die E-Mail- und Collaboration-Plattform etabliert. In Deutschland setzen etwa zwei Drittel der Unternehmen Exchange ein. Zum Vergleich: In Nachbarstaaten wie der Schweiz (über 71 Prozent) und den Niederlanden (82 Prozent) liegt der Anteil von Exchange noch höher.

Was die Bereitstellung von Exchange betrifft, sind die Anwender noch konservativ. So werden nach Angaben des amerikanischen Markforschungsinstituts Radicati Group 2017 weltweit an die 68 Prozent aller Microsoft-Exchange-Mailboxen über Server in Unternehmens-Rechenzentren bereitgestellt. Nur rund ein Drittel entfällt auf Microsofts Cloud-Angebot Office 365 und Hosted-Exchange-Implementierungen. Doch dieses Verhältnis wird sich bis 2021 umkehren: Bis dahin steigt der Anteil von Office 365 und Hosted-Exchange-Angeboten von Anbietern wie etwa Bechtle auf zwei Drittel.

Drei Optionen: "On Premise", Hosted Exchange oder Office 365

Dass die Mehrzahl der Anwender immer noch Exchange-Server im eigenen Rechenzentrum - also "on premise" - betreibt, hat mehrere Gründe. Einer ist der Faktor "Sicherheit". Unternehmen wollen häufig die Kontrolle über E-Mails, Collaboration-Dienste und Adressverzeichnisse behalten. Das ist bei einem Server im eigenen Haus gegeben. Für den Betrieb, die Wartung und Anpassungen des Systems ist die hauseigene IT-Abteilung zuständig. Sie verwaltet Accounts, Kontaktdaten, Kalender und Aufgaben selbst.

Allerdings sind mit dem On-Premise-Ansatz Nachteile verbunden. Vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen haben oft nicht die personellen und finanziellen Mittel sowie das Know-how, um eigene Mail-Server zu betreiben und Patches oder neue Software-Versionen einzuspielen.

On-Premise-Modell mit Haken und Ösen

Zudem sind mit einer On-Premise-Installation von Exchange Kosten verbunden, etwa für die Server und deren Software, für Strom und die Stellfläche im Datacenter. Kommen neue Nutzer hinzu, müssen diese Ressourcen erweitert werden. Das heißt noch höhere Kosten.

Hinzu kommt, dass IT-Fachkräfte in Deutschland Mangelware sind. Solche Experten für den Betrieb von Exchange-Servern einzusetzen, ist eigentlich eine Verschwendung von Ressourcen. Wichtiger ist, sie beispielsweise mit der Entwicklung neuer, digitaler Angebote zu betrauen, Stichwort "Digitalisierung". Denn auch mittelständische Unternehmen müssen sich den Herausforderungen stellen, die mit dem digitalen Wandel verbunden sind.

Das Beste aus zwei Welten: Hosted Exchange

Einen Ausweg bieten Modelle wie Hosted Exchange und Bechtle Exchange Online (BEO). Gehostete Exchange-Versionen bieten gewissermaßen das Beste aus zwei Welten: Der Nutzer behält die Kontrolle über seine E-Mail-Postfächer, Adressinformationen und Kalenderdaten. Für die Server und die darauf laufende Exchange-Software ist jedoch ein Service-Anbieter zuständig, etwa Bechtle. Dieser übernimmt die Wartung der Systeme, spielt neue Software-Releases oder Patches ein und erstellt Datensicherungen.

Bei Bechtle Exchange Online greift die IT-Abteilung eines Unternehmens über ein Web-Frontend auf "ihren" Exchange-Server zu. Die Administratoren können darüber alle Aufgaben erledigen - so, als ob der Server nebenan im eigenen Rechenzentrum stehen würde. Sie haben beispielsweise die Möglichkeit, E-Mail-Konten anzulegen und zu bearbeiten, Verteilergruppen anzulegen und Berechtigungen zu verwalten.

Bei Bedarf stehen erweiterte Funktionen bereit, etwa das Synchronisieren von Daten mit Mobilgeräten wie Smartphones und Tablets. Ein weiterer Pluspunkt von Services wie BEO ist die Erweiterbarkeit: Benötigt ein Unternehmen zusätzliche E-Mail-Accounts, lassen sich diese auf einfache Weise hinzu buchen - oder gegebenenfalls auch wieder abbestellen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

Sicherheit inklusive

Auch der Punkt "Sicherheit" kommt ein Hosted-Exchange-Services nicht zu kurz. Ein Beispiel ist der Schutz vor Spam und anderer Schadsoftware. Bechtle überprüft beispielsweise alle E-Mails auf Viren und andere Malware hin. Dadurch ist sichergestellt, dass keine Trojaner oder andere Schädlinge auf PCs oder Mobilsystemen der Nutzer landen.

Ein weiterer Aspekt im Zusammenhang mit der Absicherung von Daten und Anwendungen: Hosted-Exchange-Dienste wie BEO werden von einem deutschen Unternehmen und über hoch sichere Rechenzentren in Deutschland bereitgestellt. Nutzer haben somit die Gewähr, dass ihre Daten nicht auf Servern im Ausland landen. Das ist auch deshalb wichtig, weil die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (GDPR, General Data Protection Regulation) höher Maßstäbe in Bezug auf den Schutz von unternehmenskritischen und personenbezogenen Daten definiert hat. Mit einem Hosted-Exchange-Service "Made in Germany" sind Unternehmen in dieser Beziehung im wahrsten Sinne des Wortes "auf der sicheren Seite".

Dritte Variante: Office 365

Neben dem On-Premise- und Hosted-Exchange-Modell gibt es eine dritte Option, Exchange- und Office-Services zu nutzen: in Form eines Public-Cloud-Services direkt von Microsoft. Um Bedenken in puncto Datenschutz auszuräumen, bietet Microsoft Office 365 seit 2016 auch über Rechenzentren in Deutschland an. Allerdings kostet dies rund 25 Prozent mehr als die Version, die der Service-Provider über andere Datacenter bereitstellt.

Dennoch dürfte Office 365 vor allem für preissensible Nutzer interessant sein. So bietet Office 365 im Vergleich zu Hosted-Exchange-Diensten größere Mailboxen. In einigen "Plänen" von Office 365 Enterprise und Business ist beispielsweise ein Exchange-Online-Postfach von 50 GByte enthalten. Bei Hosted-Exchange-Angeboten fallen die Postfächer oft kleiner aus. Zudem wirbt Microsoft für sein Angebot mit Zusatzfunktionen. Dazu zählen Skype for Business, SharePoint, der Online-Storage-Service OneDrive und der Enterprise-Social-Media-Service Yammer.

Hilfe vom Experten

Unternehmen, die auf Office 365 umstellen möchten, sollten allerdings in Erwägung ziehen, die Beratungskompetenz von erfahrenen IT-Häusern wie Bechtle zu nutzen. Dies kann soweit gehen, Office 356 direkt bei einem Partner wie Bechtle zu buchen.

Für diesen Ansatz spricht, dass eine Migration zu Office 365 alles andere als trivial ist. Vor allem deshalb, weil es sich heutzutage kein Unternehmen mehr leisten kann, stunden- oder gar tagelang ohne E-Mail, Kontaktdaten oder Collaboration-Funktionen dazustehen, weil der Umstieg nicht wie geplant funktioniert. Daher ist es hilfreich, im Vorfeld eine Umstellung auf Office 365 prüfen zu lassen und mit Unterstützung von versierten Fachleuten durchzuführen.

Ein weiterer Vorteil, wenn ein Unternehmen bei Office 365 mit einem fachkundigen Partner zusammenarbeitet, betrifft die Wahl des Office-365-Plans. Eine detaillierte Analyse der Anforderungen des Nutzers durch einen neutralen Experten hilft dabei, den passenden Office-Plan zu ermitteln. Das schützt vor unnötigen Ausgaben für Office-365-Applikationen, die der User gar nicht benötigt.