Neues Archiv- und Auskunftssystem eingeführt

320.000 Dokumente, Zugriff für 3.500 Mitarbeiter und Dokumente von der Rechnung für Schrauben bis zum A0-Plan: Die Berliner Wasserbetriebe (BWB) haben ihr Papierarchiv auf ein digitales Archiv- und Auskunftssystem umgestellt. Kern der Lösung ist der IBM Content Manager. Über das System können die Mitarbeiter der BWB auf alle Unterlagen zugreifen, die sie für Bauplanung und -durchführung, den laufenden Betrieb und die Instandhaltung von Klär-, Wasser- und Pumpwerken benötigen, teilte IBM mit.

Die BWB, Anstalt öffentlichen Rechts, sind das größte Unternehmen der Berlinwasser Gruppe. Das Unternehmen kümmert sich um die Wasserversorgung Berlins und gehört zur Berlinwasser Holding AG, deren Gesellschafter sind das Land Berlin mit einer Mehrheitsbeteiligung von 50,1 Prozent und die Unternehmen RWE und Veolia Environnement mit jeweils 24,95 Prozent.

Bei den Berliner Wasserbetrieben betreiben rund 4.500 Mitarbeiter neun Wasser-, sechs Klär- und 148 Pumpwerke. Um die Anlagen zu warten, instand zu halten und eventuelle Störungen rasch zu beseitigen, benötigen die Angestellten der Wasserbetriebe eine umfangreiche Dokumentation. Diese Bauakten, Zeichnungen, Genehmigungen, Betriebsanleitungen lagen bis vor kurzem in einem riesigen Papierarchiv vor, häufig in mehreren Ausfertigungen.

Um die Arbeit mit den Akten und Dokumentationen zu vereinfachen, wollten die Berliner Wasserbetriebe das Archiv künftig unternehmensweit elektronisch vorhalten. Nach einer europaweiten Ausschreibung entschied sich das Unternehmen für das Content Management System (CMS) von IBM, realisiert durch den Business Partner Startext.