10 Tipps für den Aufbau einer elektronischen Personalakte

Dokumente ordnen

Klassifizieren Sie auf der Grundlage Ihrer Auswahl die Dokumentenarten (Arbeitsvertrag, Reisekostenabrechnungen etc.), die Sie für Ihre Arbeit benötigen und die die Struktur der Akte bestimmen.

Dokumente zusammenfassen

Fassen Sie je nach Umfang und Bedarf mehrere Dokumentenarten innerhalb eines Registers zusammen (Verträge, Abrechnungen, Bescheinigungen etc.)

Dokumente aussortieren

Legen Sie eine Negativliste an. Sie beinhaltet alle Dokumente, die vor der Digitalisierung aussortiert werden müssen, etwa:

-verjährte Abmahnungen (dürfen generell nicht enthalten sein)

-veraltete Korrespondenz und Personalfragebögen

-Kopien

Rumpfakte in Papierform nachhalten

Legen Sie eine Positivliste an. Sie beinhaltet alle Dokumente, die nach der Digitalisierung in einer sogenannten Rumpfakte weiter in Papierform aufbewahrt werden sollen, etwa der unterschriebene Arbeitsvertrag und eventuelle Ergänzungen; Pfändungen und Dokumente mit Urkundencharakter.