Forrester-Prognosen

10 Trends erhöhen die Mitarbeiterproduktivität

24.01.2017

Von

Werner Kurzlechner lebt als freier Journalist in Berlin und beschäftigt sich mit Rechtsurteilen, die Einfluss auf die tägliche Arbeit von Finanzentscheidern nehmen. Als Wirtschaftshistoriker ist er auch für Fachmagazine und Tageszeitungen jenseits der IT-Welt tätig.

Digitalisierung verschiebt Prioritäten

Alles in allem fallen die zehn Trends in drei Kategorien:

Erstens neue Prioritäten, die sich in Folge von DigitalisierungDigitalisierung und Kundenfokussierung auch auf der Personalseite ergeben. Alles zu Digitalisierung auf CIO.de
Zweitens Veränderungen, die durch Automatisierung angeschoben werden.
Drittens Möglichkeiten durch neue Geräte - beispielsweise im Umfeld von Virtual Reality (VR).

Das Papier "Ten Trends That Will Reshape Workforce Productivity In 2017" der Forrester-Analysten J. P. Gownder, David K. Johnson, TJ Keitt und Michele Pelino sieht im Einzelnen so aus:

1. Konsequentere Überprüfung des technologischen Bedarfs

Die Autoren üben scharfe Kritik an der ITIL-Hörigkeit vieler Anwender. 69 Prozent der Firmen folgen demnach für ihre Service Desks dem Incident Management-Prozess der IT Infrastructure Library. Genau deshalb aber liege das Augenmerk beim IT Service Management (ITSM) auf der Zufriedenheit der Mitarbeiter mit bestehenden Services und gerade nicht auf der Verbesserung der Produktivität. "Im ITIL-Betriebsmodell gibt es überdies keine Richtschnur zur Beurteilung, ob die bereitgestellten Services die richtigen sind", heißt es in der Studie.

Forrester rät vor diesem Hintergrund dazu, sich von diesem formalistischen Ansatz zu lösen und den technologischen Bedarf schlauer zu ermitteln. Falls Anwender regelmäßig Mitarbeiterbefragungen durchführen, empfehlen die Analysten dabei Fragen nach den aus Sicht des Personals wichtigsten Services und nach solchen, die für die Produktivität hilfreich wären. Davon abgesehen seien formelle Überprüfungen des Bedarfs ratsam, die mit der Entwicklung von Mitarbeiterrollen einhergehen. Diese Rollen können im nächsten Schritt passgenau mit den zur Produktivitätssteigerung benötigten Schulungs- und Technologieressourcen abgestimmt werden.

2. Internet der Dinge und Smart Buildings nutzen

Das Internet of Things (IoT) ermöglicht bekanntlich Smart Buildings. Diese werden gerne und vorrangig dazu genutzt, Kosten zu sparen - zum Beispiel durch Optimierung des Energieverbrauchs für Heizung und Beleuchtung. Forrester empfiehlt den Anwendern, sich diese Potenziale auch zur Steigerung der Produktivität zu Nutze zu machen. So gebe es etwa Lösungen, die verfügbare Konferenzräume sichtbar machen und die Mitarbeiter von leidigen Suchaktionen entlasten.

"IoT-basierte Lösungen für das Gebäudemanagement haben sich auch deshalb als wertvoll für die Gewinnung neuen talentierten Personals erwiesen, weil sie eine klare Orientierung auf Mitarbeiterproduktivität signalisieren", schreiben die Autoren weiter. Und in der Regel seien produktive Mitarbeiter auch glücklicher bei der Arbeit.

3. Bessere Sicherheit für mehr Autonomie

Im vergangenen Jahr haben laut Studie 18 Prozent der Unternehmen ihren Mitarbeitern erlaubt, am Arbeitsplatz eigene Software zu installieren. Diese Zahl ist in der jüngeren Vergangenheit langsam größer geworden. Forrester geht davon aus, dass sie 2017 weiter steigt. Zumal auf der Geräteseite durch die Kombination von Windows 10 und modernen PCs neue Möglichkeiten entstehen, die durch moderne Netzwerk- und IT-Sicherheitsmethoden wie Zero Trust unterfüttert werden.

Die Logik hinter dieser Entwicklung ist klar. "Autonomie ist eine wesentliche Zutat zur maximalen Produktivität, besonders bei der Wissensarbeit", heißt es in der Studie. Und die Mitarbeiter wissen eben oft selbst am besten, mit welchen Apps sie am produktivsten arbeiten können. Die Anwender müssen aber Vorkehrungen treffen, um diese Freiheiten gewähren zu können. Forrester empfiehlt deshalb Investitionen in moderne Security-Technologien wie Network Analysis & Visibility (NAV) und SecuritySecurity Analytics. Alles zu Security auf CIO.de

Adminrechte
Keine Vergabe von Administratorenrechten an Mitarbeiter
Dokumentation
Vollständige und regelmäßige Dokumentation der IT
Sichere Passwörter
IT-Sicherheit beginnt mit Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiter sowie mit einer klaren Kommunikation der internen Verhaltensregeln zur Informationssicherheit: Komplexe Passwörter aus Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen, mindestens achtstellig.
Passwortdiebstahl
Niemals vertrauliche Daten weitergeben oder/und notieren.
E-Mail-Sicherheit
E-Mails signieren, sensible Daten verschlüsseln, Vorsicht beim Öffnen von E-Mail-Anlagen und Links.
Soziale Manipulation
Bewusst mit vertraulichen Informationen umgehen, nur an berechtigte Personen weitergeben, sich nicht manipulieren oder aushorchen lassen.
Vorsicht beim Surfen im Internet
Nicht jeder Link führt zum gewünschten Ergebnis.
Nur aktuelle Software einsetzen
Eine nicht aktualisierte Software lässt mehr Sicherheitslücken offen.
Verwendung eigener Software
Unternehmensvorgaben beachten und niemals Software fragwürdiger Herkunft installieren.
Unternehmensvorgaben
Nur erlaubte Daten, Software (Apps) und Anwendungen einsetzen.
Backups
Betriebliche Daten regelmäßig auf einem Netzlaufwerk speichern und Daten auf externen Datenträgern sichern.
Diebstahlschutz
Mobile Geräte und Datenträger vor Verlust schützen.
Gerätezugriff
Keine Weitergabe von Geräten an Dritte, mobile Geräte nicht unbeaufsichtigt lassen und Arbeitsplatz-PCs beim Verlassen sperren.
Sicherheitsrichtlinien
Die organisatorischen Strukturen im Hintergrund bilden den erforderlichen Rahmen der IT-Sicherheit. Hier gilt es, klare Regelungen zu formulieren und einzuhalten: Definition und Kommunikation von Sicherheitsrichtlinien
Zugriffsrechte
Regelung der Zugriffsrechte auf sensible Daten
Softwareupdates
Automatische und regelmäßige Verteilung von Softwareupdates
Logfiles
Kontrolle der Logfiles
Datensicherung
Auslagerung der Datensicherung
Sicherheitsanalyse
Regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen durch interne und externe Sicherheitsanalysen
Notfallplan
Erstellung eines Notfallplans für die Reaktion auf Systemausfälle und Angriffe
WLAN-Nutzung
Auf technischer Ebene muss ein Mindeststandard gewährleistet sein. Dieser lässt sich größtenteils ohne großen Kostenaufwand realisieren: Dokumentation der WLAN-Nutzung, auch durch Gäste
Firewalls
Absicherung der Internetverbindung durch Firewalls
Biometrische Faktoren
Einsatz von Zugangsschutz/Kennwörter/Biometrie
Zugangskontrolle
Physische Sicherung/Zugangskontrolle und -dokumentation
Schutz vor Malware
Schutz vor Schadsoftware sowohl am Endgerät als auch am Internetgateway, idealerweise durch zwei verschiedene Antivirenprogramme
Webzugriffe
Definition einer strukturierten Regelung der Webzugriffe
Verschlüsselung
Verschlüsselung zum Schutz von Dateien und Nachrichten mit sensiblen Inhalten
Löschen
Sicheres Löschen der Daten bei Außerbetriebnahme
Update der Sicherheitssysteme
Sicherstellung regelmäßiger Updates der Sicherheitssysteme
Monitoring
Permanente Überwachung des Netzwerkverkehrs auf Auffälligkeiten

Außerdem sei schon beim Migrationsprozess auf Windows 10 darauf zu achten, native Sicherheitsfeatures wie das Trusted Platform Module (TPM) nutzen zu können. Ferner sollten Unternehmen Mitarbeitern proaktiv erlauben, Software von bekannten und vertrauenswürdigen Quellen herunterzuladen. Forrester nennt als Beispiele dafür den Windows Store oder verschiedene Stores für Enterprise Apps.

4. Entlastung durch datengetriebenes Know-how

Wissensgetriebenes Business wächst nach Forrester-Prognose bis 2020 acht Mal schneller als das weltweite Bruttoinlandsprodukt. Im Mittelpunkt steht dabei die Anwendung von Daten und Analysen zur Differenzierung von Produkten und Kundenerlebnissen. Data & Analytics kann aber auch dazu dienen, durch Entlastung der Mitarbeiter von zeitraubenden Tätigkeiten die Produktivität zu steigern.

Als Beispiel dafür führt die Studie AmazonAmazon an. Die Lagerhaussoftware des Internetriesen finde beispielsweise den schnellsten Weg zur Bestellerledigung heraus; die Mitarbeiter müssen sich damit also nicht mehr befassen. "Konzentrieren Sie sich bei der Optimierung zur Produktivitätsmaximierung darauf, was automatisiert oder aus dem Mitarbeiter-Beritt entfernt werden kann", rät Forrester. Alles zu Amazon auf CIO.de

5. Optimierung der Automatisierungs- und Change Management-Strategien

Roboter im weiteren Sinne, also auch Automatisierungssoftware, werden laut Forrester-Prognose bis 2025 netto 16 Prozent der Jobs kosten - in diesem Jahr alleine in den USA 7 Prozent. Auch wenn im Rahmen dieser Umwälzung auch neue Stellen entstehen - nicht selten in Teilzeit - wird die nahe Zukunft geprägt sein von einer zunehmenden Zusammenarbeit von Robotern und Menschen. Damit diese erfolgreich Fahrt aufnehmen kann, ist laut Studie ein enger Schulterschluss mit den Personalverantwortlichen nötig, um die passenden Change Management-Strategien zu implementieren.

6. Aufräumarbeiten an der Wissensbasis

93 Prozent der Technologie-Führungskräfte meinen, dass ihr Unternehmen nicht vollständig vorbereitet auf die Automatisierungsrevolution sei. Dabei ist diese in vollem Gange. Die Studienautoren rechnen für 2017 mit Technologien wie x.ai: einem Software-Roboter, der Meetings via E-Mail planen kann - und zwar so, dass die Betroffenen gar nicht merken, dass sie mit einem Roboter kommunizieren. Dieses Beispiel soll eines verdeutlichen: Bereits in diesem Jahr werden die für Büro- und Administrationssupport zuständigen Mitarbeiter die Auswirkungen der Umwälzung spüren.

Für die Anwender bedeutet das, dass sie in grundlegende Komponenten investieren sollten, also in gut strukturierte Datenbanken und smarte Algorithmen. Am Anfang steht dabei das Aufräumen der Wissensbasis. Datenquellen müssen konsolidiert und im Anschluss verfügbar und handhabbar für kognitive Algorithmen gemacht werden.

7. BYOD-Management wird komplizierter

Auch in 2017 wird laut Forrester die Zahl an Leih- und Zeitarbeitern respektive externen Experten in den Firmen steigen. Die Analysten sprechen von der "kontingenten Belegschaft". Auch dieses Feld ist von der Automatisierung betroffen, weil neue Technologien den Abgleich von Selbständigen und spezifischen Jobaufgaben automatisch bewerkstelligen.

Die 12 Typen des BYOD-Mitarbeiters
Viele Mitarbeiter nutzen BYOD schon. Dabei haben sich im Alltag einige Typen herauskristallisiert. Wer BYOD voran getrieben hat und wer BYOD ausnutzt, erfahren Sie hier.
1. Die Millennials
Die Generation Y ist schuld daran, dass BYOD überhaupt gestartet ist. Immer mehr Millennials kommen von der Uni in der Arbeitswelt an. Sie fordern von IT und Management, dass sie ihre eigenen Geräte im Beruf nutzen dürfen - und nicht etwa einen zwei Jahre alten Blackberry. Das wäre nicht mal retro. Die Millennials arbeiten lieber flexibel und zu ungewöhnlichen Zeiten, auch mal am Wochenende. Dafür dürfen sie dann auch während der Arbeitszeit privat surfen. Dass Privates und Berufliches immer mehr miteinander verschmelzen, ist ihnen egal und vielleicht sogar recht.
2. Die Techies
Techies sind begeistert von BYOD. Noch bevor es BYOD gab, hatten sie immer schon eigene Geräte im Unternehmen am Laufen - nur hatte sich niemand dafür interessiert. Der Techie hat, was BYOD angeht, klare Vorlieben: Android vor Apple. Die Marke mit dem Apfel, mitsamt den iPads und iPhones, ist ihnen zu simpel. Android dagegen bietet den Techies viel mehr Möglichkeiten und hat ein paar nette Apps, die Technikfans lieben, etwa Software, die eine Fernsteuerung ermöglichen und andere IT-Funktionen.
3. Die CEOs
Die CEOs sind auch in Sachen BYOD die Chefs. Sie wollen ein bestimmtes Gerät nutzen, das die Firmensoftware eigentlich nicht unterstützt? Da sollte sich die IT besser ranhalten. Der Entscheider bestimmt auch bei diesen Geräten, wo es langgeht. Der Geburtsort von BYOD ist obersten Stockwerk des Unternehmens anzusiedeln.
4. Die Generation X
Nicht jeder Mitarbeiter mag BYOD oder kommt damit zurecht. Trotzdem verdonnern einige Firmen ihre Mitarbeiter dazu. Eine Umfrage von Gartner unter CIOs hat ergeben, dass 2017 die Hälfte aller Arbeitgeber ihre Mitarbeiter dazu zwingen, ihre eigenen Geräte zu nutzen. Sie müssen das teure Smartphone und das kompatible Notebook selbst anschaffen. Wie gut die Generation X damit zurecht kommt, ist vielen Firmen egal.
5. Die Sales-Mitarbeiter
"Darf ich Ihnen die neue Präsentation auf dem neuen iPad mit Retina-Display zeigen?" Ein Satz, den man von Sales-Mitarbeitern garantiert häufiger hört. Zwar wurden in den Anfangsjahren des Tablet-Hypes die Geräte noch von den Firmen gestellt. Inzwischen erwarten die Unternehmen, dass die Mitarbeiter sich selbst um die Geräteanschaffung kümmern. Die tun das auch prompt. Die Präsentation ist einfach zu schön mit einem Tablet. Der Trend: Sales-Mitarbeiter und BYOD ist bald Selbstverständlichkeit.
6. Die Stundenarbeiter
In Deutschland das gängige Modell: Die 36-Stunden-Woche. Wer, anders als Führungskräfte, nicht nur nach Leistung, sondern auch auf Zeitbasis bezahlt wird, bekommt meistens kein Gerät von der Firma. Die Stundenarbeiter, die dem deutschen Durchschnittsarbeiter entsprechen, nutzen BYOD mit Begeisterung. Sie genießen damit deutlich mehr Freiheiten. Andererseits: So bekommen sie auf einmal E-Mails nach Feierabend, wenn sie sich schon längst ausgestempelt haben.
7. Die chronischen Nörgler
"Das ist doch alles Mist, so kann das nicht funktionieren, ich mache da nicht mit." Kennen Sie diesen Satz? Dauernörgler gibt es in jedem Unternehmen. Sie sind mit nichts zufrieden - vor allem nicht mit BYOD. Dabei waren sie eine der treibenden Kräfte hinter dem Ganzen. Unbedingt wollten sie ihre eigenen Geräte nutzen, weil sie nicht ständig zwei Smartphones herum schleppen wollten. Jetzt beschweren sie sich, dass sie Sicherheitsbestimmungen einhalten müssen und auf den Geräten nicht jede Anwendung laufen lassen dürfen, die sie wollen.
8. Die Sozialen Netzwerker
Wer ständig auf Facebook, Twitter und Co. unterwegs ist, liebt BYOD. Der Typus "Sozialer Netzwerker" ist für Firmen ein großes Problem: Sie fürchten, dass die Produktivität der Mitarbeiter sinkt. Einige Unternehmen verbieten daher die Facebook-App.
9. Die schwarzen Schafe
In den falschen Händen kann BYOD katastrophal sein. Eines ist sicher: In jeder Firma gibt es Angestellte, die gern woanders arbeiten möchten. Verlassen sie die Firma, nehmen sie gern vertrauliche Daten mit. BYOD erleichtert es ihnen, Informationen zu stehlen, schließlich verschwimmen persönliche und berufliche Informationen auf den Geräten und die Nachverfolgung wird schwieriger. Diese Gefahr war zwar früher nicht kleiner, heute fällt der Informationsklau im Unternehmen aber leichter.
10. Die Freelancer
Selten stellt den Freelancern die Firma ein Gerät zur Verfügung. Das war vielleicht mal - heute wird erwartet, dass der Freelancer schon alles hat. Die meisten arbeiten lieber mit ihren eigenen Geräten, als sich von anderen etwas aufdrücken zu lassen. Fremdbestimmt arbeiten mag der Freelancer überhaupt nicht.
11. Die Home Office Mitarbeiter
Wer zum Teil oder ganz von zuhause aus arbeitet, für den ist BYOD ohnehin schon Alltag. Anstatt sich vor das kleine Firmen-Laptop zu quetschen, arbeitet man lieber bequem vorm großen Bildschirm aus. Wenn das Firmentelefon immer auf das Smartphone umgeleitet ist, nimmt man doch lieber gleich das Privathandy.
12. Die CIOs
Er hat den Überblick über alle Geräte im Unternehmen: der CIO. Zumindest sollte er ihn haben, denn er ist dafür verantwortlich, dass BYOD funktioniert. Er muss sich zunächst um eine Policy kümmern, die eine Balance zwischen dem Sicherheitsbedürfnis der Firma und der Wahrung der Privatsphäre der Mitarbeiter darstellt. Zudem muss der CIO eine schöne neue Welt basteln aus mobiler Device-Management-Software, Sicherheits-Tools, Know-how unterschiedlichster Geräte, Enterprise-App-Stores und sozialen Support-Netzwerken statt der traditionellen Help Desks. Gleichzeitig muss er mit der Personal-, der Rechts- und der Finanzabteilung sowie den Fachbereichen zusammenarbeiten. Viel Glück!

Weil diese freien Mitarbeiter oftmals ihre eigene Technologie ins Unternehmen bringen beziehungsweise dies beabsichtigen, gewinnt das Themenfeld Bring-Your-Own-Device (BYODBYOD) an Relevanz. Forrester empfiehlt, gemeinsame Richtlinien dafür zu erarbeiten - und zwar unter Miteinbeziehung aller im Unternehmen betroffenen Abteilungen. Alles zu BYOD auf CIO.de

8. Experimentieren mit intelligenten Collaboration-Tools

Collaborations-Apps, die Artificial Intelligence (AI) nutzen, gibt es mittlerweile so manche. Die Studie nennt Springboard von GoogleGoogle, Watson Workspaces von IBMIBM und Delve von MicrosoftMicrosoft. Nach Einschätzung der Analysten ist es 2017 an der Zeit, diese Möglichkeiten auch zu verwenden. Starten sollte man dabei experimentell, mit ausgewählten Usern, die Anwendungsszenarien finden und testen. Alles zu Google auf CIO.de Alles zu IBM auf CIO.de Alles zu Microsoft auf CIO.de

9. Test- und Pilotphase für diverse Geräte

Neue Geräte sorgen dafür, dass immer mehr Menschen zum ersten Mal mit Computertechnologie arbeiten. TabletsTablets und WearablesWearables sind dafür Beispiele. Forrester tritt hier aber auf die Euphoriebremse. "2017 wird nicht das Jahr sein, in dem diese neuen Geräte allgegenwärtig werden", heißt es in der Studie. Alles zu Tablets auf CIO.de Alles zu Wearables auf CIO.de

Dort fokussieren sich die Autoren auf das Beispiel Smart Glasses und Augmented Reality. Der Markt hierfür sei derzeit stark fragmentiert. Eine Reihe von Geräten könne ähnliche, aber eben nicht identische Aufgaben erfüllen. Die monokularen Brillen von Google Glass etwa hätten nur wenige Gemeinsamkeiten mit der HoloLens von Microsoft. Außerdem sei der Hardware-Markt noch nicht reif. Nicht alle Hersteller können größeren Bestellungen etwa von 500 Stück nachkommen. 2017 sollte deshalb von Anwenderseite für Tests, Lernen und erste Feldversuche genutzt werden.

10. Use Cases für Virtual Reality

VR-Lösungen werden zwar von immer Firmen eingekauft, in der Regel aber mit den Endverbrauchern als Zielgruppe. Forrester sieht hier aber auch Potenzial zur Produktivitätssteigerung etwa bei der Mitarbeiterschulung, beim Produktdesign und bei der Visualisierung von Daten und Assets. Dennoch: Auch hier geht es erst einmal darum, sinnvolle Use Cases zu identifizieren. Die Studienautoren raten zur Zusammenarbeit mit Anwendungsentwicklern, um die passenden Hardware-Spezifikationen zu ermitteln.