Produktivität
E-Mail: Hauptursache für Stress am Arbeitsplatz
Sascha Alexander ist seit vielen Jahren als Redakteur, Fachautor, Pressesprecher und Experte für Content-Strategien im Markt für Business Intelligence, Big Data und Advanced Analytics tätig. Stationen waren unter anderem das Marktforschungs- und Beratungshaus BARC, die "Computerwoche" sowie das von ihm gegründete Portal und Magazin für Finanzvorstände CFOWORLD. Seine Themenschwerpunkte sind: Business Intelligence, Data Warehousing, Datenmanagement, Big Data, Advanced Analytics und BI Organisation.
Risiken und Kosten nehmen zu
Der laxe und unsachgemäße Umgang mit oft geschäftlich relevanten E-Mails hat weit reichende und derzeit viel diskutierte Folgen für Unternehmen: Sie verlangsamen Geschäftsprozesse, werfen komplexe rechtliche Fragen auf (aufbewahrungswürdige und aufbewahrungspflichtige Dokumente) und treiben die Infrastruktur- und Supportkosten in die Höhe.
Hilfe versprechen Softwareprodukte für E-Mail-Management, die meist Collaboration-Lösungen erweitern und Anwender zu einer systematischen (manuellen oder automatisierten) Ablage wichtiger Korrespondenz zwingen - immer vorausgesetzt, es gibt klare Unternehmensrichtlinien. Ebenso finden sich spezielle E-Mail-Response-Management-Systeme, die beispielsweise in Call-Centern eine strukturierte, automatisierte und nachvollziehbare Bearbeitung großer Mengen eingehender E-Mails ermöglichen sollen.
Trotz dieser Hilfsmittel, die zusammen mit hoffentlich leistungsfähigen Spam-Filtern und Firewalls die E-Mail-Flut eindämmen beziehungsweise kanalisieren sollen, bleibt der persönliche Umgang mit E-Mails am Arbeitsplatz ein Zeit- und Mengenproblem - mit dem die Geschäftsleitungen ihre Mitarbeiter meist allein lassen.
Unstillbare Neugier
Viele Nutzer sind mittlerweile so konditioniert, dass sie es nicht aushalten, neu eintreffende E-Mails nicht zu öffnen. So zeigte im letzten Jahr eine Umfrage des Branchenverbands Bitkom zum Einsatz von Handys und E-Mail, dass ein Viertel der beruflichen Nutzer permanent nebenbei in seinen Posteingang schaut. Ein weiteres Drittel liest immerhin mehrmals täglich seine E-Mails. Dabei sind laut der Umfrage eigentlich nur 40 Prozent der elektronischen Nachrichten wirklich wichtig.
Um die eigene Produktivität bei der E-Mail-Nutzung zu steigern, müssen Nutzer ihr Verhalten ändern. Das fängt schon vor dem Schreiben und dem Versand an: Anwender sollten überlegen, ob eine E-Mail überhaupt das richtige Instrument für ihr Anliegen ist und welchen Verteiler sie wählen. So sei elektronische Post für einfache Anweisungen, Rückfragen oder Absprachen ein probates Kommunikationsmittel, rät die Stiftung Produktive Schweiz. Ansonsten könne der Griff zum Telefon oder ein kurzes Meeting der bessere Weg sein, um Missverständnisse und unproduktive Pingpong-Effekte durch zu viele Rückfragen per MailMail zu vermeiden. Alles zu Mail auf CIO.de
- Spam
Egal ob nigerianischer Prinz mit Kohle zu verschenken oder Versprechen von dramatischem Gewichtsverlust - Spam ist heutzutage unvermeidlich. Allerdings kann Spam auch die Tür zu Identitätsdiebstahl, Hacks und anderen Security-Desastern öffnen. Achten Sie also auf einen zuverlässigen Spam-Filter. - Irrelevanz
Wieviele E-Mails erhalten Sie pro Tag? Selbst wenn es "nur" 50 pro Tag sind, dürften davon rund die Hälfte inhaltlich völlig irrelevant sein. Also: Denken Sie lieber zweimal nach, bevor Sie selbst den Senden-Button klicken und überlegen Sie auch, ob der Inhalt der Mail für jeden der Empfänger auch wirklich relevant ist. - Romantischer Überschwang
"Beste Grüße", "Verbindliche Grüße", "MfG" sind als E-Mail-Abschiedsgruß für viele Menschen ein absoluter Abturn. Versuchen Sie also zu vermeiden, wie ein Charakter aus einer Schnulze aus dem 19. Jahrhundert zu klingen und lassen sie stattdessen ihre Nachricht und Interpunktion für sich sprechen. Wenn Sie einen Abschiedsgruß hinterlassen möchten, setzen Sie auf das altbewährte "Mit freundlichen Grüßen". Ansonsten sagen Sie lieber nichts. - Antwort-Lag
Ist die E-Mail angekommen? Wie sieht es jetzt aus? Schon eine Stunde vergangen und immer noch keine Antwort? Nur weil eine E-Mail in Sekunden übertragen ist, heißt das nicht, dass eine Antwort auch auf dem Fuße folgt. Das empfinden viele Menschen als extrem frustrierend. - Überflutung
Auf der anderen Seite kann eine E-Mail-Flut - und zwar noch bevor Sie überhaupt Gelegenheit hatten, zu lesen, zu verstehen und zu antworten - mindestens genauso viel ungenutztes Wut-Potential freischaufeln wie der Antwort-Lag. Bevor Sie also eine Armada an Einzeilern auf die virtuelle Reise schicken, sollten Sie sich überlegen, wie Sie alle Inhalte in eine E-Mail packen. - Emoticons
Ein großer Nachteil der E-Mail ist, dass die Intentionen des Absenders durch das Fehlen von Gestik und Mimik beim Empfänger falsch ankommen kann. Es kann verlockend sein, diese emotionale Leere mit Emoticons aufzufüllen. Aber das sollten Sie nicht tun. Versuchen Sie stattdessen ihre Absichten so gut wie möglich in geschriebener Sprache auszudrücken. - Rudel-Mails
Sie arbeiten an einem Projekt und wollen allen Team-Mitgliedern ein Status-Update zukommen lassen? Geht klar. Auch wenn Sie eine Überraschungsparty für einen Kollegen zum Geburtstag planen und eine größere Gruppe darüber informieren möchten, ist dagegen nichts einzuwenden. Bevor Sie nun jedoch eine Gruppen-E-Mail verfassen, sollten Sie nach anderen Kommunikationswegen Ausschau halten - zum Beispiel Collaboration-Apps, Video-Chats, Online-Dokumente oder das gute, alte Face-to-Face-Meeting. Das kann unter Umständen nämlich wesentlich produktiver und effizienter sein, als eine E-Mail. Wenn Sie doch eine schicken, achten Sie darauf, dass im Adressfeld wirklich nur diejenigen Empfänger stehen, die auch eine wichtige Rolle innerhalb des Projekts/Anliegens einnehmen. - Schreierei
Halten Sie sich zurück, wenn es um die Verwendung von Ausrufezeichen geht. Schließlich wollen Sie doch nicht wie ein Marktschreier wirken oder schlimmer noch, dem Empfänger vermitteln, Sie wären wütend. Professionelle E-Mails sollten klar, sachlich und verständlich formuliert werden. Also ohne Ausrufezeichen (und ohne Versalien-Orgien).