Chef, Telefon und E-Mails stören
5 Tipps fürs Abarbeiten der To-Do-Liste
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Das Online-Karrierenetzwerk Linkedin hat mehr als 6500 Arbeitnehmer gefragt, ob sie mit To-Do-Listen arbeiten und wie erfolgreich sie beim Erledigen von Aufgaben sind. Insgesamt 63 Prozent der Umfrageteilnehmer führen häufig eine To-Do-Liste. Bei den Männern sind es 60 Prozent, bei den Frauen 71 Prozent. Die Hälfte der To-Do-Listen wird auch heute noch per Hand geschrieben, 45 Prozent elektronisch. Die übrigen fünf Prozent behalten ihre Aufgabenlisten im Kopf oder führen sie zum Beispiel auf Whiteboards.
Nur elf Prozent der Befragten erledigen alle Aufgaben, die sie sich an einem Tag vorgenommen haben. Damit schaffen dies 89 Prozent der Angestellten nicht. Die häufigsten Gründe für eine nicht abgearbeitete To-Do-Liste sind nach Meinung der Befragten unvorhergesehene Aufgaben und Unterbrechungen durch Anrufe, E-Mails, den Chef und Meetings.
Natürlich kann man nicht einfach sein Telefon ausstecken und die Internetverbindung kappen, um den ganzen Tag über ungestört arbeiten zu können. "Doch Sie können effizienter werden und so ihre Aufgaben geregelt bekommen", sagt Nicole Williams von Linkedin. Unserer amerikanischen Schwesterpublikation CIO.com nennt sie fünf Tipps, wie sich effizienter mit einer To-Do-Liste arbeiten lässt.
Zeitfresser identifizieren
1. Unproduktive Zeit aufdecken: Wollen Menschen ihren Arbeitstag effektiver gestalten, bittet Williams sie darum, eine Woche lang aufzuschreiben, wie viel Zeit sie mit welchen Aufgaben verbringen. Meist kommt dann schnell zum Vorschein, dass man sich unverhältnismäßig lange mit Zeitfressern beschäftigt, die nur wenig zu den Kernaufgaben beitragen.
2. Lieber mehr Dinge auf die To-Do-Liste setzen: Nicole Williams von Linkedin findet, man sollte auch Routine-Aufgaben mit auf die To-Do-Liste schreiben. Hakt man sie dann ab, verschafft man sich ein weiteres Erfolgserlebnis. 26 Prozent der Befragten geben in der Linkedin-Umfrage an, dass sie sich leicht ablenken lassen. Enthält die To-Do-Liste auch Standard-Aufgaben wie zum Beispiel das tägliche Lesen von Branchennachrichten, bleibt man auf seine Aufgaben fokussiert und lässt sie auch dann nicht außer Acht, wenn man an einem Tag durch viele andere Dinge abgelenkt wird.
- Platz 10: Bürokratie
Es könnte alles so schön sein: Die Tür ist zu, das Telefon klingelt nicht und das Projekt läuft. Aber immer wieder hindert die Verwaltung den Mitarbeiter daran, effizient zu sein. Acht Prozent der Befragten gaben an, jeden Tag ein bis zwei Stunden mit Bürokratie und Verwaltungsangelegenheiten zu kämpfen. Hier ein Formular, dort ein Antrag - da geht schnell viel Zeit drauf. Nur ein Viertel der Befragten gab an, sich überhaupt nicht damit befassen zu müssen. - Platz 9: SMS und Nachrichten schreiben
Vrrmvrrm vibriert das Smartphone in der Tasche. Darauf will geantwortet werden, egal, ob die erhaltene Nachricht beruflich oder privat ist. Das frisst Zeit: Jeder zehnte gab an, täglich ein bis zwei Stunden mit SMS oder anderen Nachrichtendiensten zuzubringen. Und genau so viele verbringen sogar mehr als zwei Stunden täglich damit, Nachrichten zu tippen. Natürlich verzichten viele auch während der Arbeitszeit nicht auf die Kommunikation per SMS. Und das frisst jede Menge Zeit. - Platz 8: Facebook und Co.
Ohne Social Media geht es nicht mehr, da sind sich alle Entscheider einig. Aber mit Social Media geht jede Menge Zeit drauf: Elf Prozent der Befragten verbachten ein bis zwei Stunden auf Facebook, Twitter und Co. Und satte drei Viertel der Befragten waren bis zu zwei Stunden aktiv in Sozialen Netzwerken unterwegs. Natürlich ist Netzwerken auf diese Art auch wichtig für die Karriere. Aber der Umgang mit Xing und anderen sollte nicht den aktuellen Job gefährden. - Platz 7: Pendeln
Wer nicht gerade das Glück hat, zuhause arbeiten zu dürfen, der muss jeden Tag ins Büro pendeln. Auch das kostet Zeit: 13 Prozent der Befragten sagten, dass sie jeden Tag viel Zeit mit Pendeln zubrächten. Da kann es hilfreich sein, auf öffentliche Verkehrsmittel umzusteigen. Wer schon unterwegs seine Mails sichtet, kann sich im Büro selbst auf Wichtigeres konzentrieren. Oder man kommt einfach mal ohne Stau und entspannter an. Das macht jeden produktiver. - Platz 6: Kollegen
Es gibt Tage, da muss man sich im Büro ganz genau auf die Arbeit konzentrieren und kommt kaum mit der Arbeitszeit aus. Die gesprächige Kollegin hat aber nichts anderes zu tun, als uns fesselnd die kurze Pause zu stehlen. - Platz 5: Meetings
Spätestens, wenn das Meeting bei Tagesordnungspunkt 27 angekommen ist, weiß man, warum Meetings auf Platz 5 der größten Zeitfresser gelandet sind. Sie ziehen sich hin, sind oft überflüssig und bringen meist wenig Problemlösendes mit sich. Fast jeder Fünfte (18 Prozent) hockt über eine Stunde am Tag in einem Meeting, 70 Prozent sogar bis zu zwei Stunden. Da hilft nur: Entweder die Meetings selbst reduzieren oder die Zahl der Teilnehmer. Oft genug sitzen einfach die falschen Menschen im Raum, die mit der Sache nur am Rand zu tun haben. - Platz 4: Vor-sich-Herschieben
Auf Platz 4 landet die Prokrastination, auch das Vor-sich-Herschieben genannt. Fast jeder Vierte (19 Prozent) packt die Dinge nicht sofort an und verbringt jeden Tag ein bis zwei Stunden damit, eben nicht in die Excel-Tabelle zu schauen. Laut Studie gingen zehn Prozent der Befragten Probleme und Herausforderungen sofort an. Dass die Prokrastination nur begrenzt hilfreich ist, wissen alle Beteiligten selbst am Besten. Wie man den inneren Schweinehund besiegt und Zeit spart, verrät die Studie leider nicht. - Platz 3: Fernseh gucken
Platz 3 frisst nun nicht gerade Zeit im Job, zugegeben. Es gibt wohl nur wenige Berufe, in denen es erlaubt ist, fernzusehen. Aber ausgiebiger Fernsehkonsum wirkt sich trotzdem aus. 26 Prozent sagten, dass sie jeden Tag ein bis zwei Stunden vor dem Fernseher verbrachten und immerhin 16 Prozent sogar mehr als zwei Stunden. Das frisst Zeit für andere, persönliche Dinge wie E-Mails schreiben, online shoppen und Netzwerken. Stattdessen fällt das dann in die Arbeitszeit. Wer auf den Plasma häufiger verzichten kann, der ist im Job garantiert auch effizienter. - Platz 2: Surfen
Wie viele Katzenvideos kann man sich an einem Tag anschauen? Hier noch eine Witz-Seite, dort noch mal schnell Nachrichten und Fußball-Ergebnisse checken: Schon surft man an einem einzigen Tag mehr als zwei Stunden im Netz. 80 Prozent gaben an, so viel Zeit mit Surfen zu verbringen, der Rest immerhin noch ein bis zwei Stunden. Wer sich hier disziplinieren kann, der arbeitet schneller und konzentrierter. Aber was ist der Zeitfresser Nummer Eins? - Platz 1: E-Mail-Flut
Im Minutentakt kommen sie hereingeflattert, reißen aus der Konzentration und stören den geregelten Ablauf: E-Mails. Ein Drittel der Befragten bearbeitet jeden Tag ein bis zwei Stunden die Post, und 22 Prozent sogar mehr als zwei Stunden. Dabei sind viele E-Mails unwichtig, bestehen aus langen Konversationen, die unüberlegt kopiert werden oder enthalten kaum Infos. Da hilft nur noch Zero-Email. Oder einfach mal das Postfach schließen.
Priorisieren und große Aufgaben klein schneiden
3. Große Aufgaben in kleine Schritte aufbrechen: Ein häufiger Fehler beim Schreiben von To-Do-Listen ist es, sehr große Aufgaben auf die Liste zu setzen. Wer das tut, kann Aufgaben nur selten als erledigt abhaken. Besser wäre es, größere Aufträge in Teilaufgaben aufzuteilen, empfiehlt Williams. So behält man auch einen besseren Überblick darüber, wie weit man mit der Gesamtaufgabe ist.
4. Hartnäckige Punkte abarbeiten: Jeder hat sicherlich Punkte auf der To-Do-Liste, die er Tag für Tag mit sich mitschleppt, ohne sie abzuarbeiten. Williams empfiehlt, sich diese Aufgaben einmal ganz genau anzusehen und in drei Kategorien aufzuteilen: in schwierige Aufgaben, unwichtige Aufgaben und Aufgaben, die man nicht erledigen möchte. Um die schwierigen Aufgaben abzuarbeiten, könnte man zum Beispiel Kollegen um Rat bitten und bei der Lösung zusammenarbeiten. Auch die unwichtigen Aufgaben sollte man mit einem Mitarbeiter durchsprechen. Hält auch die zweite Meinung die Aufgaben für verzichtbar, streicht man sie. Schließlich geht man die Aufgaben durch, die man nicht erledigen möchte und delegiert, was sich davon delegieren lässt.
5. Prioritäten ändern: Passiert etwas Unvorhergesehenes, sollte man die To-Do-Liste nicht sofort links liegen lassen. Williams empfiehlt, sich die Liste dann zur Hand zu nehmen und zu prüfen, an welcher Stelle sich die neue Aufgabe integrieren lässt. Weil To-Do-Listen nicht zuletzt für Erfolgserlebnisse sorgen sollen, rät sie dazu, am Ende eines Arbeitstages auch erledigte Punkte hinzuzufügen, die bisher noch nicht auf der Liste standen. Das verdeutlicht einem, wie viel man während des Arbeitstages geschafft hat.