E-Mail-Management

Bei Mail-Archivierung kommt Compliance zu kurz

17.12.2012
Von 
Dr. Andreas Schaffry ist freiberuflicher IT-Fachjournalist und von 2006 bis 2015 für die CIO.de-Redaktion tätig. Die inhaltlichen Schwerpunkte seiner Berichterstattung liegen in den Bereichen ERP, Business Intelligence, CRM und SCM mit Schwerpunkt auf SAP und in der Darstellung aktueller IT-Trends wie SaaS, Cloud Computing oder Enterprise Mobility. Er schreibt insbesondere über die vielfältigen Wechselwirkungen zwischen IT und Business und die damit verbundenen Transformationsprozesse in Unternehmen.
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Dieses Ergebnis überrascht, denn immerhin gaben knapp zwei Drittel der Umfrageteilnehmer zu Protokoll, dass im Rahmen ihrer E-Mail-Strategie die E-Mail-Archivierung eine wichtige oder sehr wichtige Rolle spielt. Nur neun Prozent halten die Archivierung von E-Mails für nebensächlich.

Fast ein Viertel der Firmen lehnt es ab, sich eeine Lösung zur E-Mail-Arcghivierung anzuschaffen.
Fast ein Viertel der Firmen lehnt es ab, sich eeine Lösung zur E-Mail-Arcghivierung anzuschaffen.
Foto: Eleven

Derzeit haben nur rund 40 Prozent der Befragten eine spezielle E-Mail-Archivierungslösung implementiert und mehr als ein Drittel hat dies mittelfristig vor; rund ein Viertel der Befragten hat keine entsprechenden Pläne. Mehr als ein Viertel der Betriebe speichert E-Mails immer noch von Hand, weitere 23 Prozent setzen dafür lediglich eine Backup-Lösung ein. Doch beide Aufbewahrungsarten entsprechen nicht den gesetzlichen Vorgaben.

E-Mail-Archivierung: Firmen wollen keine Managed Services

Dabei bewahren knapp 48 Prozent der Befragten den kompletten Mailverkehr auf, was ein- und ausgehende wie auch interne E-Mails umfasst. "Komplette" Archivierung bedeutet nicht zwingend, dass alle E-Mails archiviert werden. Spam-Mails oder Nachrichten, wo dies vertraglich oder gesetzlich untersagt ist, müssen nicht mit archiviert werden. Zwei Drittel der Firmen speichern nur die eingehenden und knapp 62 Prozent nur ausgehende Nachrichten. Interne E-Mails werden von der Hälfte der Umfrageteilnehmer archiviert.

Unternehmen, die eine IT-Lösung für die E-Mail-Archivierung einsetzen, installieren diese am liebsten im eigenen Haus. Das teilte mehr als ein Drittel der Umfrageteilnehmer mit. Dagegen sind Managed Services bei der E-Mail-Archivierung zurzeit kaum gefragt. 38 Prozent lehnen diese sogar ganz ab.

Mehr E-Mail-Sicherheit, mehr Compliance

Auch bei der E-Mail-Sicherheit spielen Compliance-Konformität und der DatenschutzDatenschutz eine wichtige Rolle. Laut Eleven-Umfrage sind 56 Prozent der Ansicht, dass schon allein die Absicherung der E-Mail-Infrastruktur gegen Spam-, Malware- und Phishing-Attacken zu mehr ComplianceCompliance beiträgt. Mehr als 28 Prozent sprechen der E-Mail-Sicherheit sogar eine Schlüsselrolle in Compliance-Fragen zu. Alles zu Compliance auf CIO.de Alles zu Datenschutz auf CIO.de

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