16 Schreibtipps
Der Knigge für mehr E-Mail-Erfolg
Tipps 6 bis 8
Tipp 6: Kein Chinesisch
Verwegene Kürzel wie mfg (mit freundlichen Grüßen), + lg (und liebe Grüße), gr (Gruß) oder cu (see you) mögen echt cool sein, aber nur unter privaten Freunden. Im Geschäftsleben schreibt man ehrlich gemeinte Grüße aus. Wer nicht Dauer-Chatter ist, versteht sonst außerdem Bahnhof.
Tipp 7: Massen-E-Mails in Maßen
Gruppen-E-Mails sind gut geeignet, um einen Termin bekannt zugeben oder Einladungen zu verschicken. Nicht aber, um Berufliches zu diskutieren, umfangreiche Info- oder Kettenbriefe zu versenden. Sie selbst wollen ja auch nicht zugemüllt werden.
Schicken Sie bei Massenaussendungen auch nicht die Adressen Ihrer Geschäftspartner mit. Schreiben Sie in die Empfänger-Zeile die jeweilige Mail-Adresse und verstecken Sie die übrigen im "Adressbuch".
Tipp 8: No Smileys?
Smileys lockern die E-Korrespondenz auf und weisen auf positive Referenzen oder witzige Stellen hin. In privater E-Post sicher ganz nett, aus Ihren Business-Mails sollten Sie den Grinse-Mann aber unbedingt verbannen, wenn Sie ernst genommen werden wollen.
- E-Mail-Netiquette
Als das Internet beziehungsweise die E-Mail-Kommunikation laufen lernte, gehörte es zum guten Ton, einige Benimmregeln zu beachten. Diese sind im Lauf der Jahre ein wenig aus der Mode gekommen. Im Internet gibt es aber nach wie vor unzählige Verhaltensempfehlungen. Hier ist eine Auswahl. - 1) Freundliche Anrede und Grußformel
Eine allgemein gültige Formel gibt es nicht, übliche Anreden in der Geschäftskommunikation sind heute "Hallo Herr XX" oder "Sehr geehrte Frau YY". Wichtig sind eine freundliche und respektvolle Anrede zu Beginn der Kommunikation und eine ebenso gestaltete Grußformel zum Abschluss. - 2) Signatur und Footer
Hier stehen vollständiger Name samt Titel sowie sämtliche Kontaktdaten. Geschäftliche Korrespondenz benötigt zudem laut Gesetz formelle Angaben, etwa zu Geschäftsleitung oder Handelsniederlassung. - 3) Betreffzeile
Sie sollte den Anlass der E-Mail knapp und verständlich darstellen, so dass der Empfänger sogleich die Relevanz der Nachricht einschätzen kann. Als dringend gekennzeichnete E-Mails müssen wirklich dringend sein. - 4) Verteiler
Die cc-Funktion ist nützlich, um weitere Kommunikationspartner über aktuelle Entwicklungen in Kenntnis zu setzen, sollte aber immer zurückhaltend genutzt werden. - 5) Antwort
Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um. - 6) Schreibweise
Hier gelten die üblichen Rechtschreibregeln. Viele Schreibfehler signalisieren Nachlässigkeit. Textpassagen in Großbuchstaben wirken aufdringlich. Durchgängig Kleingeschriebenes gilt als Hinweis auf eine geringe Wertschätzung des Adressaten. - 7) Länge der E-Mail
Gute E-Mails sind kurz gehalten. Die gesamte Kommunikationshistorie hängt nur an, wenn sie notwendig ist. Ganz bestimmt sollten Mails keine alten Diskussionen enthalten, die nichts mit dem aktuellen Thema zu tun haben. - 8) Format
Bunte E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation überflüssig. Im Zweifel wird nur Text ohne HTML-Code verschickt. Emoticons sollten der privaten Korrespondenz vorbehalten sein. Längere Textpassagen mit Absätzen gliedern. - 9) Anhänge
Die Zeiten knapper Speicherressourcen und schlechter Verbindungen sind passé. Anhänge mit mehreren Gigabyte Volumen sollten dennoch die Ausnahme sein. Auch die Zahl der Anhänge sollte im niedrigen einstelligen Bereich bleiben. - 10) Kettenbriefe
An die geschäftliche E-Mail-Adresse zugestellte Kettenbriefe wandern in den Mülleimer.