ECM rückt zunehmend in den Fokus

Allerdings zweifelt die Hälfte der Manager daran, dass solche Werkzeuge die gewünschten Dokumente finden helfen. Knapp 60 Prozent der Mitarbeiter müssen mündlich bei Kollegen nachfragen, wo ein Dokument abgelegt ist. Als besonders schwierig erweist sich dabei die Recherche nach Dokumenten in anderen Abteilungen: Lediglich ein Drittel der Befragten verfügt über abteilungsübergreifende Suchwerkzeuge. Nur circa 30 Prozent finden damit die gewünschten Informationen.

Mit einfachen Tricks lässt sich diese Doppelarbeit vermeiden: Oft verwendete Bausteine wie Produktbeschreibungen, Bilder oder Zitate können zentral in einem Archiv gesammelt werden. Dort sind sie für alle zugänglich. So ersparen sich die Mitarbeiter den Suchaufwand. Als weiteren Vorteil erwähnt die Studie eine verbesserte Qualität der Geschäftsdokumente.

Laut der Umfrage sind die Manager mit der bereits angeschafften ECM-Software zufrieden. Allerdings ist die ECM-Systemlandschaft in den Unternehmen bislang noch sehr heterogen. Die Firmen setzen heute vor allem Lösungen mit Schnittstellen zwischen ausgewählten Funktionalitäten ein. IT-Entscheider hingegen wünschen sich für die Zukunft die Integration von vorhandenen Programmen. Die Unternehmen werden daher ähnlich wie bei der Entwicklung der ERP-Systeme vermehrt auf integrierte Lösungen setzen. So sollen Informationen leichter auffindbar und Geschäftsprozesse transparenter gemacht werden.

Die Studie wurde von dem Marktforschungsunternehmen Dr. Pascal Sieber & Partner AG im Auftrag der ECM-Anbieter Ixos und Open-Text sowie der Universität Kiel durchgeführt. Von April bis Mai dieses Jahres befragten die Analysten 320 Manager und IT-Entscheider aus deutschen Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern.

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