Feldzug gegen Excel gekämpft und verloren

Fast die Hälfte der befragten CIOs nutzt Spreadsheets, um millionenschwere IT-Budgets zu managen und die Ausgaben der Fachbereiche nachzuvollziehen. Das führe zu einer „alarmierenden Disparität“ stellt die Studie fest – und zwar zwischen dem Verständnis für die realen Kosten von IT-Services pro Business-Einheit und dem Durchblick für den Wert der bereitgestellten Information.

Forrester-Analyst kennt Best Practices

Konkret heißt das, dass es beim TCO-Reporting für IT-Services an Genauigkeit und Häufigkeit fehlt. Die Hälfte der CIOs bringt die TCO-Kalkulation nur einmal jährlich auf den neuesten Stand. Keiner tut das mehr als einmal pro Monat. 60 Prozent wären so nach eigener Einschätzung kaum in der Lage, beispielsweise dem für die IT verantwortlichen CFO innerhalb von 24 Stunden eine genaue Aufstellung der jährlichen Ausgabenniveaus für IT-Services wie Enterprise Resource Planning (ERPERP), E-Mail- oder Desktop-Systeme zu geben. Alles zu ERP auf CIO.de

Die Ursache ist selbstverständlich nicht allein die Vorliebe für Spreadsheets – insgesamt fehlt es an strategischer Kommunikation zwischen Business und IT. Dennoch zeigt das Beispiel, dass Regeln für den Einsatz von Excel im Unternehmen hilfreich sein können. Forrester-Analyst Evelson schlägt drei Best Practices vor, um Spreadsheets als BI-Tools zu kontrollieren und zu managen.

1. Eine Governance-Policy schaffen: Diese sollte flexibel sein, damit sie von widerspenstigen Anwendern nicht ausgehebelt wird, rät Evelson. Bedenkenlos können Spreadsheets erlaubt werden für Berichte und Analyse, die auf einzelne Personen oder kleine Gruppen von Mitarbeitern bezogene Prozesse unterstützen. Für unternehmensweite oder mehrere Funktionen umfassende Prozesse empfiehlt sich demgegenüber eine rigide Linie. Großzügig geregelt werden kann der Spreadsheet-Einsatz bei Berichten und Analysen, die keinen kritischen Prozesse berühren. Eine harte Linie hingegen ist ratsam, wenn regulatorisches Reporting oder Archivierungssysteme betroffen sind. Besonders sensibel und riskant sind Excel-Tabellen als Datenquellen, Listen, Hierarchien etc. – also im Bereich der Stammdaten. Evelson rät, hier analytische Masterdata-Management-Tools der führenden BI-Anbieter einzusetzen. Falls es in diesem Bereich wirklich nicht ohne Spreadsheets gehen sollte, sollten sie wenigstens genau beobachtet und kontrolliert werden.

2. Compliance mit den genannten Regeln beobachten: Im Falle von Spreadsheet-basierten BI-Anwendungen, die nicht unter strenge Regeln fallen, sind möglicherweise keine intensive Kontrolle und Steuerung notwendig. Für die kritischen Bereiche empfiehlt sich nach Ansicht des Forrester-Experten der Einsatz spezieller Spreadsheet-Management-Tools. Diese Werkzeuge helfen bei der Risikokontrolle, indem sie beispielsweise Aufzeichnungen und Audit-Trails ermöglichen sowie Backup und Recovery garantieren. So lässt sich etwa erkennen und nachverfolgen, wenn jemand das Standardformular für die Kalkulation der Brutto-Marge verändert hat.