Die Wahl fiel auf einen Multifunktionsserver von Collax, der Hiendl mit nur wenig Administrationsaufwand die wesentlichen Dienste und Funktionen wie Firewall, E-Mail-Server, Fileserver, VPN, Viren- und Contentfilter zur Verfügung stellen kann. Unter einer auf Ajax basierenden Oberfläche kombiniert der Anbieter hier unterschiedliche Open-Source-Produkte. Dank der Browsertechnologie lassen sich Support und Wartung mittels Fernwartung erledigen.

Bei Hiendl wurde das System gepaart mit einem Fax-Server und der Möglichkeit installiert, von überall auf die Online-Post zugreifen zu können. Binnen knapp zwei Tagen stellten zwei Mitarbeiter des IT-Dienstleisters das System auf, übernahmen sämtliche Einstellungen von Ben Hur, konfigurierten und testeten diese. Während dieser Zeit war die alte Lösung noch in Betrieb. Erst als alles sicher funktionierte, ging der neue Server ans Netz. Der Vorgänger wurde abgeschaltet. Im Anschluss der Administrator eine eintätige Schulung.

Der Server dient Hiendl in erster Linie als Mail-Server. Er bewältigt den kompletten Online-Postverkehr von der Abholung bis zum Versand und bedient damit rund 300 Mitarbeiter. Um den Verwaltungsaufwand zu minimieren, wollte der Möbelspezialist für die E-Mail-Abholung kein normales POP 3-Verfahren nutzen, sondern ein POP 3 Multidrop-System: Während im Normalfall jeder Benutzer einen eigenen E-Mail-Account hat, begnügt sich das Multidrop-System auf dem Mail-Server mit einem einzigen Account für alle User. Von hier aus verteilt der Business Server die E-Mails an die einzelnen Adressen. Der Vorteil für den Mittelständler: Es mussten nicht 300 Benutzer angelegt werden, sondern nur einer.