Die Aufnahme von Neuzugängen findet wahlweise über die Aufnahme der Ersten Hilfe, unterstützt durch Verwaltungsmitarbeiter, oder in den Stützpunkten der Fachrichtungen statt. Hier wird auch in Abhängigkeit vom Fallstatus die Zuordnung als Fachambulanzfall oder BG-Fall entschieden. Der D-Arzt-Bereich ist in alle Prozesse voll integriert. Alle Stützpunkte sind mit geeigneter Aufnahmetechnik (mindestens Kartenleser) ausgestattet, um mit geringem Aufwand die administrativen Notwendigkeiten zu handhaben.

Nach der Aufnahme werden alle Leistungen automatisch durch das System dokumentiert, die abrechnungsrelevanten Daten stehen unmittelbar und vollständig zur Verfügung. Aufwändige Abstimmungen zwischen den Verwaltungsbereichen im Zusammenhang mit der Abrechnung und dem Personal der Ersten Hilfen entfallen weitgehend. Sämtliche Kodierungsanforderungen werden durch das System im Bereich der Diagnosen und Prozeduren unterstützt. Alle DRG-relevanten Daten (Diagnostic Related Groups) können komfortabel erfasst werden. Dies gilt für alle Diagnosetypen - von der Aufnahme bis zur Entlassung - und kann gegebenenfalls im Rahmen eines stationären Aufenthaltes natürlich durch die Haupt- und Nebendiagnosen bis hin zu pflegebezogenen Diagnoseangaben ergänzt werden.

Terminverwaltung und Terminkoordination

Weitere Arbeitsschritte waren darüber hinaus die Integration einer Kalender- bzw. Terminverwaltung für die Behandlungsräume. Ziel war es, für alle Mitarbeiter eine bessere Transparenz der Auslastung und Raumverfügbarkeit zu erreichen. Alle notwendigen Untersuchungsanforderungen an interne Leistungsstellen, wie z.B. Radiologie und Endoskopie, können digital auf Grundlage eindeutiger Anforderungskataloge vorgenommen werden und basieren auf den zu diesem Zeitpunkt verfügbaren Informationen. Eine Terminkoordination mit den erbringenden Leistungsstellen ist ebenfalls möglich, so dass bereits bei der Anforderung voraussichtliche Wartezeiten transparent werden.

Bei entsprechendem Bedarf steht den Mitarbeitern der Rettungsstellen auch der Zugriff auf die digitale OP-Planung des Hauses zur Verfügung. Eingriffe können mit Prioritäten versehen und digital angemeldet werden, so dass auch Informationen zu laufender Saalbelegung, aktuellen Eingriffen und freien Raumkapazitäten sofort abrufbar sind.

Ebenso können bei entsprechender Eskalation des Falles ambulante in stationäre Aufenthalte gewechselt werden. Die Akte entspricht so jeweils den aktuellen Gegebenheiten. Die zentrale OP-Planung sieht entsprechende Fallstati vor, um bereits bei der Anmeldung des Eingriffs den OP-Kräften alle wesentlichen Informationen zur Verfügung zu stellen. Erleichtert wird dieser Ansatz natürlich wieder durch die jeweils aktuellen Informationen in der Akte.