Es gab eine Reihe von Herausforderungen, die Otto an die neue Software stellte: Die bestehende Vertragsdatenbank lief auf Basis von MicrosoftMicrosoft Access und musste in die neue Anwendung übertragen werden, auch von den Anwendern liebgewonne Funktionen sollten außerdem in Zukunft verfügbar sein. Der Anbieter der neuen Lösung, die Consono Consult GmbH, implementierte diese Zusatzanforderungen.

Um den Bedürfnisse des international tätigen Handelskonzern gerecht zu werden, erweiterte man das System schließlich um eine Reihe weiterer Funktionen: Grundbucheintragungen sind nun als Verträge abgebildet, der Bilanzanhang lässt sich durch das Auslesen aus dem SAP-System schnell erzeugen und erhaltene wie gegebene Bürgschaften werden dokumentiert. Zudem wird jeder Vertrag einer Risikobewertung unterzogen.

Damit erhält die Otto-Gruppe mit ihren derzeit 122 Gesellschaften nicht nur einen Überblick über sämtliche Verträge, sondern verkleinert auch die Vertragsrisiken. Gleichzeitig trägt die neue Lösung dem Umstand Rechnung, dass eine Reihe von Tochtergesellschaften rechtlich selbstständige Einheiten sind. Mit einem Berechtigungskonzept können bestimmten Nutzergruppen Lese- beziehungsweise Schreibrechte zugeordnet werden. Für Christoph Wenk-Fischer, Leiter Recht Konzern der Otto Gruppe, ist zudem ein weiterer Vorteil erkennbar: „Mit der Vertragsmanagement-Lösung bekommen wir gleichzeitig ein Steuerungsinstrument für das Lieferanten- und Einkaufsmanagement.“ Alles zu Microsoft auf CIO.de