Projektmanagement
Projekte und Ressourcen richtig steuern
Mario Neumann hat langjährig in einem weltweiten IT-Konzern als Experte für Projektmanagement gearbeitet. Seit mehr als 15 Jahren verhilft er Projektleitern zu der Fähigkeit, alle Phasen ihrer Projekte erfolgreich zu meistern. Als Autor hat er neben „Abenteuer Führung“ mit „Projekt-Safari. Das Handbuch für souveränes Projektmanagement“ ein Standardwerk zum Projektmanagement geschrieben.
In vielen Unternehmen standen und stehen die Zeichen auf Wachstum. Doch diese erfreuliche wirtschaftliche Situation hat ihren Preis. Sie muss von den Fachbereichen mitgetragen werden. Das heißt im Klartext: Damit Betriebe gesund wachsen können, sind große und kleine Projekte erforderlich - Stichwort DigitalisierungDigitalisierung. Sie stellt den CIO und die IT vor enorme Herausforderungen, weil immer mehr Geschäftsprozesse weitgehend digitalisiert in den IT-Systemen abgebildet und über Prozessschritte miteinander gekoppelt werden. Alles zu Digitalisierung auf CIO.de
Das führt zu einer Menge begleitender Vorhaben, die mit bereits laufenden Projekten konkurrieren. Doch diese Entwicklung birgt folgende Gefahren:
1. Die Gefahr, sich zu verzetteln
Nicht selten nimmt sich die Führungsriege zu viel vor. Die Folge: Das Unternehmen verliert sich in einem Dickicht vieler Projekte unterschiedlicher Größenordnung. Dabei wird nicht nur Zeit und Geld verschwendet, sondern auch die Mitarbeiter überfordert. Sie werden zwischen dem Tagesgeschäft und zusätzlichen Projekten aufgerieben.
2. Die Gefahr fehlender Transparenz
Die Unternehmensführung ist über die aktuelle Projektlandschaft oft schlecht informiert und entscheidet aus einem Bauchgefühl heraus. Mit anderen Worten: Es fehlt an der nötigen Transparenz und damit an einer sinnvollen Entscheidungsgrundlage. Infolgedessen werden ohnehin knappe Ressourcen zusätzlich verschwendet und Entscheidungen des Managements von den Mitarbeitern als nicht nachvollziehbar empfunden.
3. Die Gefahr falscher Prioritäten
Mitarbeiter, die nicht wissen, warum sie neben dem Alltagsgeschäft noch diverse Projekte bearbeiten sollen, tendieren zu einem naheliegenden Verhalten: Sie widmen sich den Aufgaben, die für ihre Abteilung wichtig sind. Bereichsübergreifende Projekte ziehen dabei meist den Kürzeren. Für diese Projekte stehen selten die besten Ressourcen parat.
- Projektmanagement
Gegen Change-Projekte regt sich in Unternehmen häufig Widerstand, weil neue Techniken und Verfahren für die Belegschaft oft eine Veränderung der Arbeitsabläufe bedeuten. Um die Projektziele zu erreichen, ist es deshalb um so wichtiger, folgende Fehler zu vermeiden und im Zuge eines guten Projektmanagements die genannten Tipps zu beherzigen. - Widerstand gegen Change-Projekte wird unterschätzt
Bei vielen Mitarbeitern regt sich Widerstand, wenn sie mit Veränderungen ihrer Arbeitsprozesse konfrontiert werden.<br><br> Tipp: Analysieren Sie im Vorfeld welche Auswirkungen das Change-Projekt auf die Arbeitsinhalte und Mitarbeiter hat und wer besonders betroffen ist. - Veränderungen und deren Ziele werden nicht ausreichend kommuniziert
Viele Unternehmen versäumen es, ihren Mitarbeitern die Wechselvorhaben präzisse zu erläitern.<br><br> Tipp: Begründen Sie die Notwendigkeit der Veränderung möglichst bildhaft und nennen sie konkrete Beispiele. - Mitarbeitern wird ein schlechtes Gefühl vermittelt
Der Veränderungsdruck in Change-Projekten erzeugt bei den Mitarbeitern oft den Eindruck, dass die bisherige Arbeitsweise schlecht war. Die Folge: Demotivation.<br><br> Tipp: Erzeugen Sie bei der Belegschaft ein "Wir-Gefühl" für das Erreichen der Projektziele. - Guter Projektplan und professionelles Projektmanagement fehlen
Unternehmen investieren häufig zu wenig Zeit und Energie in die Planung von Change-Projekten.<br><br> Tipp: Brechen Sie Change-Projekte nicht überhastet vom Zaun und wählen Sie erfahrene Projektmanager aus. - Zu wenig positive Veränderungsenergie
Zwei Drittel der Belegschaft - die sogenannten "Fence-Sitter" - stehen Projekten anfangs unentschlossen gegenüber und verzögern die Projektenergie.<br><br> Tipp: Konzentrieren Sie Führungsarbeit und Change-Kommunikation nicht auf die "Projektgegner", sondern auf die "Fence-Sitter", um sie für das Projekt zu begeistern. - Wenig Unterstützung für Führungskräfte und Projektmanager
Change-Projekte gelingen nur, wenn die Führungskräfte selbst hinter den Veränderungen stehen und eine angemessene Unterstützung erfahren.<br><br> Tipp: Achten Sie als Topmanager und/oder Projektverantwortlicher darauf, die Führungskräfte auf der operativen Ebene als Mitstreiter zu gewinnen. - Die Mitarbeiter erfahren zu wenig Unterstützung
Gewohnte Routinen werden durch Change-Projekte oft obsolet. Das heißt: Die Verunsicherung des Mitarbeiters steigt, und seine Leistung sinkt.<br><br> Tipp: Führen Sie Mitarbeitergespräche und nehmen Sie sich ausreichend Zeit dafür. Geben Sie den Mitarbeitern Zeit für den Umstellungsprozess. - Konflikte werden negiert und unter den Tisch gekehrt
Veränderungsprozesse beschwören häufig Verunsicherung und Kompetenzprobleme herauf, die ein großes Konfliktpotenzial bergen.<br><br> Tipp: Machen Sie den Mitarbeitern klar, dass in Change-Prozessen nie alles wie geschmiert läuft. Entschärfen Sie das Konfliktpotenzial durch Gespräche. - Zielabweichungen werden zu spät erkannt und korrigiert
Gescheiterte Projekte zeigen, dass Unternehmen nicht rechtzeitig reagiert haben, wenn während des Projekts etwas aus dem Ruder gelaufen ist.<br><br> Tipp: Machen Sie klar, dass sachlich begründete Bedenken und mögliche Fehlentwicklungen thematisiert werden können und bei solchen Projekten nie alles glattgeht. - Das Topmanagement sitzt im Elfenbeinturm
Es kommt nicht gut an, wenn das Topmanagement Change-Projekte zwar verkündet, sich anschließend aber nicht mehr darum kümmert.<br><br> Tipp: Zeigen Sie Präsenz im Projekt. Zum Beispiel, indem Sie regelmäßig den Kontakt mit Mitarbeitern auf der operativen Ebene suchen und sich bei ihnen erkundigen: Wie läuft das Projekt? Was braucht Ihr zur Unterstützung? - Teilerfolge werden nicht kommuniziert und gefeiert
Viele Unternehmen vergessen im Zuge des Projekts, Teilerfolge zu kommunizieren. Bei den Beteiligten kann deshalb bisweilen der Eindruck entstehen, dass nichts vorangeht. <br><br> Tipp: Betreiben Sie Projekt-Monitoring - um Zielabweichungen früh zu erkennen und Teileerfolge verkünden zu können.