Projektmanagement
Projekte und Ressourcen richtig steuern
Mario Neumann hat langjährig in einem weltweiten IT-Konzern als Experte für Projektmanagement gearbeitet. Seit mehr als 15 Jahren verhilft er Projektleitern zu der Fähigkeit, alle Phasen ihrer Projekte erfolgreich zu meistern. Als Autor hat er neben „Abenteuer Führung“ mit „Projekt-Safari. Das Handbuch für souveränes Projektmanagement“ ein Standardwerk zum Projektmanagement geschrieben.
Das Projektportfolio aktiv steuern
Eine der wichtigsten Aufgaben des Steuerkreises ist die Auswahl und Priorisierung von ProjektenProjekten unter strategischen und wirtschaftlichen Gesichtspunkten: Dabei müssen folgende Fragen geklärt werden: Unterstützt das Unterfangen die Strategie des Unternehmens? Wie sieht es mit dem Return on Investment aus? Ist das zu erwartende Risiko vertretbar? Eine weitere Aufgabe ist die Steuerung der laufenden Projekte: Haben alle Projektleiter ihre "Babys" im Griff? Welche Probleme gibt es? Wo besteht Handlungsbedarf? Alles zu Projektmanagement auf CIO.de
Um die oft ohnehin enge Ressourcenlage nicht weiter zu strapazieren, sollte es das Ziel sein, die Portfolioprozesse möglichst pragmatisch zu gestalten. Mit wenigen einfachen Werkzeugen und Prozessen kann so die Hoheit über die Projektlandschaft zurückgewonnen werden. Intention muss sein, alle Projekte von Anfang an mit den notwendigen Ressourcen auszustatten.
Organisationsentwicklung - oft notwendig für das Weiterkommen
Mitunter reicht die Einführung von Portfolioprozessen allein nicht aus. In diesen Fällen wird ermittelt, welche organisatorischen Ursachen sich hinter den Schwierigkeiten verbergen. Anschließend wird eine systematische Organisationsentwicklung betrieben. Versäumt man dies, stagniert der Portfolioprozess, und die Verbesserungen bleiben aus. In der Folge verlieren alle Beteiligten das Interesse am Projektportfolio-Management und sehen esi früher oder später als unnötige Bürokratie.
- Ausrede 1: Ich habe nie eine Schulung bekommen.
Ihre Antwort: Das ist auch gut so! Erfolgreiche Software ist selbsterklärend und die Benutzerführung intuitiv, so dass meist gar keine Schulung nötig ist. Es macht Spaß, damit zu arbeiten. Probieren Sie’s einfach aus! - Ausrede 2: Die Programmoberfläche ist zu komplex für den gelegentlichen Benutzer.
Ihre Antwort: Früher war das vielleicht einmal der Fall. Heute fällt das schnelle Verstehen von Programmen leicht, weil sie eine erprobte und intuitive Benutzeroberfläche bieten. Zudem macht das Arbeiten mit den grafisch orientierten Menüs einfach Spaß. - Ausrede 3: Ich habe nur einen Office-Tag pro Woche. Den nutze ich lieber für meine Kundenaktivitäten.
Ihre Antwort: Perfekt! Wenn Kundenaktivitäten der Schwerpunkt Ihrer Arbeit sind, sollten Sie auch hier die meiste Zeit investieren. Moderne Anwendungen sind vorzügliche Helfer, um diese Zeit intensiv zu nutzen. Und das kommt Ihnen draußen wieder zugute. - Ausrede 4: Was habe ich davon, wenn ich den Job des Administrators mache?
Ihre Antwort: Völlig klar, Ihre Kontakte sind Ihre Daten im System. Das ist Ihr Kapital. Um sicher zu gehen, dass alles seine Richtigkeit hat, pflegen Sie diese Daten am besten selbst ein. Dann müssen Sie nicht warten, bis der Administrator sich Zeit dafür nimmt. - Ausrede 5: Meine Stärken liegen im Kundengespräch – nicht im Anlegen von Datensätzen.
Ihre Antwort: Bestens! Dann ist es umso wichtiger, die richtigen Kunden zu besuchen. Bei der Auswahl kann das System aber unterstützen. Außerdem wird die Qualität der Interaktion besser, weil Sie sich optimal vorbereiten können. Wer sich das bisschen Zeit nimmt, ist garantiert erfolgreicher. - Ausrede 6: Ich wollte die Änderungen einpflegen – aber das System war nicht verfügbar.
Ihre Antwort: Perfekt. Genau diese Situation stellt eine Kernstärke moderner IT-Systeme heraus: Sie sind offline, pflegen Daten ins System und sobald Sie online sind, aktualisieren Sie die Daten. - Ausrede 7: Ich bin meistens offline – da macht das Online-System wenig Sinn.
Ihre Antwort: Das ist einfach zu bewältigen. Sie haben die Möglichkeit, den gesamten Kundenordner offline mitzunehmen, zu bearbeiten und dann wieder online zu stellen. Die Hochverfügbarkeit der Systeme macht‘s möglich und alle Daten sind Up-to-date! - Ausrede 8: Das System ist viel zu langsam. Dazu habe ich weder die Zeit noch die Nerven.
Ihre Antwort: Probieren Sie doch mal das Offline-Arbeiten aus und spielen Sie Ihre Daten erst fertig ins System. Wenn es dann immer noch zu langsam ist: Das lässt sich oft ändern, indem Sie nicht den gesamten Ballast des Systems mitschleppen, sondern nur kundenrelevante Daten. - Ausrede 9: Ich habe auf meinem Rechner ganz andere Informationen, als das System liefert.
Ihre Antwort: Prima! Intelligente IT-Systeme bieten heute umfangreiche Import- und Konvertierungsmöglichkeiten an. Was nur auf dem persönlichen Rechner gespeichert ist, existiert nur dort. Das kann böse ins Auge gehen. Nutzen Sie also die Synchronisationsmöglichkeiten. - Ausrede 10: Meine Daten wurden überschrieben!
Ihre Antwort: Völlig klar, Datensätze wie Kontakte im Kalender sind höchst sensibel. Daher gibt es heute intelligente Record-Locking-Mechanismen, die den Abgleich der Datensätze auf sehr zuverlässige Weise meistern. Das ist viel sicherer als händisches Kopieren. Darauf können Sie sich verlassen.
Was kann erreicht werden?
Eine gezielte Steuerung des Projektportfolios ermöglicht eine begründete, vergleichende Priorisierung von IT-Projekten und einen Abgleich des Projektvolumens mit den vorhandenen Ressourcen. Dabei wird sichergestellt, dass die Organisation die richtigen (wichtigsten) Projekte verfolgt und gleichzeitig solche mit geringem Wertbeitrag verhindert. Über ein gut organisiertes Portfolio erhält das Management rechtzeitig alle kritischen Informationen aus den laufenden Projekten. Nur so bekommt man den explodierenden Wildwuchs in den Griff. Die Geschäftsleitung erhält eine fundierte Informationsbasis für ihre Entscheidungen und überblickt deren Folgen bereits im Vorfeld - zum Beispiel bei der Einsteuerung zusätzlicher Projekte.
Fazit
Im Rahmen eines intelligenten Portfoliomanagements sollten IT-Projektleiter in einem verlässlichen, bewusst gesteuerten Umfeld mit klaren Rahmenbedingungen arbeiten. Nützlich ist das Wissen, dass die von ihnen verantworteten Projekte sinnvoll priorisiert und die dafür geplanten Ressourcen fest zugeordnet sind. Die Fachabteilungen hingegen profitieren dabei von einer IT-Organisation, die von vorneherein weiß, welches Projektvolumen sie leisten kann. Sie entscheidet bewusst, welche Projekte die wichtigsten sind, und wird befähigt, ihre Engpassressourcen sinnvoll zu steuern.