Manager im Stress
Social Media kann E-Mail nicht ersetzen
- Sogar junge Mitarbeiter halten E-Mail für effektiv
- In 90 Prozent der Firmen quellen aber die Postfächer über
- 62 Prozent der Führungskräfte sind genervt von sinnfreien Meetings
- Berater empfehlen stattdessen Kurzbesprechungen im Stehen
Foto: Sopra Steria
Die Bundeskanzlerin hat über Jahre einen Begriff geprägt, der für viele zum Unwort schlechthin geworden ist: Alternativlosigkeit. Die Kritik an dem omnipräsent gewordenen Verdikt versteht sich leicht: Alternativen gibt es eigentlich immer, in der politischen Sphäre zumal. Gegen diese Kritik würden Merkelianer einwenden, dass aber womöglich sämtliche Alternativen fatale Folgen haben könnten - und eben deshalb Alternativlosigkeit herrscht. In jedem Fall alternativlos, zumindest auf absehbare Zeit, ist die E-Mail als vorherrschendes Kommunikationstool in den Unternehmen.
E-Mails überfordern Führungskräfte
Man muss genau das im Lichte zweier Studien als Quintessenz betonen, weil ein flüchtiger Blick auf die Studienergebnisse das Gegenteil nahezulegen scheint. In der "Potenzialanalyse Ease Unlimited" nämlich hat Sopra Steria Consulting ermittelt, dass die E-Mail-Flut viele Fach- und Führungskräfte überfordert. Und in einem wissenschaftlichen Artikel von Peter W. Cardon, University of Southern California, und Bryan Marshall, Georgia College, wird in Aussicht gestellt, dass Web 2.0-Kanäle die elektronische Post in Sachen Nutzung überholen könnten.
Passieren könnte das - man achte auf den Konjunktiv - in einem Zeitraum von zehn Jahren. So lange herrscht naturgemäß bei allen Mängeln Alternativlosigkeit, was ja nicht gleich bedeutend ist mit Perfektion. Zumal Cardon und Marshall, die 227 Business-Profis befragten, alles in allem zu überraschenden guten Zensuren für die E-Mail kommen: "Im Allgemeinen zeigen die Resultate, dass traditionelle Kommunikationskanäle häufiger genutzt werden [als soziale Netzwerke] und für die Team-Kommunikation als effektiver gelten."
83 Prozent finden E-Mail effektiv
Neben dem direkten Gespräch und dem Telefonat zählt die E-Mail längst zu den traditionellen Kanälen. Zumindest in den kommenden Jahren bleibt sie laut Cardon und Marshall am Arbeitsplatz der kommunikative Königsweg. Dafür sprechen die Zahlen: Auch von den Mitarbeitern mit Zugang zu sozialen Netzwerken nutzen 85 stündlich ihr elektronisches Postfach, 83 Prozent aus dieser Gruppe finden die Mail-Kommunikation effektiv.
- E-Mail-Netiquette
Als das Internet beziehungsweise die E-Mail-Kommunikation laufen lernte, gehörte es zum guten Ton, einige Benimmregeln zu beachten. Diese sind im Lauf der Jahre ein wenig aus der Mode gekommen. Im Internet gibt es aber nach wie vor unzählige Verhaltensempfehlungen. Hier ist eine Auswahl. - 1) Freundliche Anrede und Grußformel
Eine allgemein gültige Formel gibt es nicht, übliche Anreden in der Geschäftskommunikation sind heute "Hallo Herr XX" oder "Sehr geehrte Frau YY". Wichtig sind eine freundliche und respektvolle Anrede zu Beginn der Kommunikation und eine ebenso gestaltete Grußformel zum Abschluss. - 2) Signatur und Footer
Hier stehen vollständiger Name samt Titel sowie sämtliche Kontaktdaten. Geschäftliche Korrespondenz benötigt zudem laut Gesetz formelle Angaben, etwa zu Geschäftsleitung oder Handelsniederlassung. - 3) Betreffzeile
Sie sollte den Anlass der E-Mail knapp und verständlich darstellen, so dass der Empfänger sogleich die Relevanz der Nachricht einschätzen kann. Als dringend gekennzeichnete E-Mails müssen wirklich dringend sein. - 4) Verteiler
Die cc-Funktion ist nützlich, um weitere Kommunikationspartner über aktuelle Entwicklungen in Kenntnis zu setzen, sollte aber immer zurückhaltend genutzt werden. - 5) Antwort
Gehen Sie sparsam mit der Funktion "Antwort an alle" um. - 6) Schreibweise
Hier gelten die üblichen Rechtschreibregeln. Viele Schreibfehler signalisieren Nachlässigkeit. Textpassagen in Großbuchstaben wirken aufdringlich. Durchgängig Kleingeschriebenes gilt als Hinweis auf eine geringe Wertschätzung des Adressaten. - 7) Länge der E-Mail
Gute E-Mails sind kurz gehalten. Die gesamte Kommunikationshistorie hängt nur an, wenn sie notwendig ist. Ganz bestimmt sollten Mails keine alten Diskussionen enthalten, die nichts mit dem aktuellen Thema zu tun haben. - 8) Format
Bunte E-Mails sind in der geschäftlichen Kommunikation überflüssig. Im Zweifel wird nur Text ohne HTML-Code verschickt. Emoticons sollten der privaten Korrespondenz vorbehalten sein. Längere Textpassagen mit Absätzen gliedern. - 9) Anhänge
Die Zeiten knapper Speicherressourcen und schlechter Verbindungen sind passé. Anhänge mit mehreren Gigabyte Volumen sollten dennoch die Ausnahme sein. Auch die Zahl der Anhänge sollte im niedrigen einstelligen Bereich bleiben. - 10) Kettenbriefe
An die geschäftliche E-Mail-Adresse zugestellte Kettenbriefe wandern in den Mülleimer.
Generation X und Generation Y unterscheiden sich kaum
Wichtiger noch sind zwei andere Zahlen. Man muss vorab einen weiteren zentralen Befund der Studie aus den USA kennen, die unter anderem nach Altersgruppen differenziert. Aus Sicht von Befragten aus der Generation X (31 bis 50 Jahre) und aus der Generation Y (21 bis 30 Jahre) ist es demnach wahrscheinlich, dass in Zukunft Social Media-Tools das wichtigste Werkzeug in der Team-Kommunikation sein werden. Nur: 90 Prozent aus eben diesen Altersgruppen geben selbst im Vergleich der E-Mail den Vorzug, nur 42 Prozent halten Texting oder Instant Messaging für ein effektives Mittel der Kommunikation mit Kollegen. Nur ein Viertel aller Befragten übrigens arbeitet momentan in einem Unternehmen, das eine Infrastruktur für Social Networking überhaupt bereithält.