Neue Kniffe rund um Tabellen
Trickkiste für Excel
Auf den ersten Blick ist Excel eine richtig langweilige Anwendung. Zahlen, Daten, kalkulieren - das klingt zu sehr nach trockenem Büro-Alltag. Doch wenn Sie erst einmal einen Fotokalender mit Excel gestaltet oder Google Earth angesteuert haben, werden Sie Ihre Tabellenkalkulation mit anderen Augen sehen.
Mehr als rechnen
Tabellenzellen, so weit das Auge blickt - und wer in die Bedienmenüs einsteigt, den plagt die Software mit mathematischen Formeln und schwer verständlichen Funktionen wie Pivot-Tabellen. Dabei kann Excel auch weniger mathematische Arbeiten perfekt bewältigen. Die Zellen eines Arbeitsblattes bilden zusammen mit den umfangreichen Einstellungsmöglichkeiten ein Raster, mit dessen Hilfe Layout-Aufgaben wie ein Fotokalender oder Etiketten auch weniger versierten Anwendern mühelos gelingen. Kombinieren Sie das mit Excels Rechenkünsten, dann speichert die Tabellen-Software nicht nur Ihre Kochrezepte, sondern rechnet auch die Zutatenmengen für beliebige Personenzahlen automatisch aus.
Oder Sie sparen bares Geld, in dem Sie Excel die Kosten für Ihr Auto überwachen lassen. Gleich zehn Möglichkeiten, wie Sie Excels Tabellenfunktionen auf ungewohnte, aber nützliche und unterhaltsame Art und Weise neu kombinieren, haben wir für Sie zusammengetragen.
Sie müssen kein Excel-Experte sein, um sie auszuprobieren, doch schadet es auch nicht, wenn Sie das Programm bereits ein wenig kennen und auch schon mal eine Formel eingefügt haben, zum Beispiel um Werte in mehreren Zellen zu summieren. Unsere Tipps funktionieren übrigens mit Excel 2003 und Excel 2007 - sie lassen sich in ähnlicher Weise auch mit älteren Excel-Version und Open Office Calc umsetzen.
Änderungen in Excel
Für einige unserer Tipps müssen Sie Excel ein wenig anpassen. Diese Kniffe basieren nämlich auf Makros, also auf in Excel-Dateien enthaltenen Mini-Programmen. Standardmäßig hat MicrosoftMicrosoft Excel so eingestellt, dass es solche Makros in fremden Dateien einfach ignoriert. Das ändern Sie, in dem Sie im Menü auf "Extras" auf "Makro, Sicherheit" klicken, die Sicherheits-Option "Mittel" aktivieren und die Änderung mit "OK" bestätigen. Wenn Sie nun eine der in den Tipps angegebenen Dateien öffnen, gibt das Programm Ihnen die Möglichkeit, die darin enthaltenen Makros zu aktivieren. Bestätigen Sie die entsprechenden Hinweisweismeldung mit "OK" beziehungsweise "Ja".
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- Kleine Layoutaufgaben
Erfahrene Anwender nutzen Excel für Layout-Aufgaben, indem sie die Tabellenzellen als Reißbrett nutzen. Beispiel Fotokalender: <br/><br/> Öffnen Sie ein leeres Arbeitsblatt. Mit den üblichen Voreinstellungen für Papierformat und Seitenränder passt der Inhalt der Spalten A bis einschließlich G sowie der Zeilen 1 bis einschließlich 56 auf eine DIN-A4-Seite. Markieren Sie die Zellen A1 bis einschließlich G1, und klicken Sie auf das "Verbinden und zentrieren"-Symbol. Tippen Sie "Januar 2009" in die Zelle und formatieren den Text. <br/><br/> Die Zeilenhöhe sollte etwas Platz zum oberen Tabellenrand und damit zum späteren Papierrand lassen. Über "Einfügen, Grafik, Aus Datei" laden Sie ein Bild und rahmen es über die Option "Linienart" auf der Symbolleiste "Grafik". Anschließend geben Sie die Namen der Wochentage sowie die Monatstage ein ("Automatisch ausfüllen" erspart viel Arbeit). Zentrieren Sie die Daten (horizontal mit der Schaltfläche in der Werkzeugleiste, vertikal über "Format, Zellen, Ausrichtung"). Die Wochentage fetten, Abstände den Elementen anpassen - fertig ist das erste eigene Kalenderblatt. - Eindeutige Checklisten
Beispiel Checkliste zur Urlaubsvorbereitung. Öffnen Sie ein neues Arbeitsblatt und schreiben Sie in Zelle A1 "Todo", in Zelle B1 "Erledigt". Dann geben Sie die Aufgaben wie "Rollläden herunterlassen", "Digitalkamera einpacken" ein. In die "Erledigt"-Spalte tippen Sie jeweils ein "Nein". Nun sollen offene Aufgaben rot und die erledigten Dinge grün gefärbt werden. Dabei hilft die Funktion "Bedingte Formatierung" im "Format"-Menü", nachdem Sie den ersten Eintrag in der "Todo"-Spalte markiert haben. <br/><br/> In der Auswahlliste unter "Bedingung 1" wählen Sie "Formel ist". In das Feld rechts daneben tippen Sie =$B2="Ja", das "Format" bekommt die Schriftfarbe Grün. Der Klick "Hinzufügen" erzeugt die zweite Bedingung. Hier wiederum "Formel ist" wählen, als die Bedingung lautet hier =$B2="Nein" (Schriftfarbe Rot). Bestätigen Sie mit "OK" und kopieren Sie die bedingte Formatierung mit dem "Formatierung übertragen"-Pinsel auf die übrigen Todo-Zellen, die sich dabei ebenfalls rot färben. Sobald Sie nun eine "Nein" in ein "Ja" verwandeln, färbt Excel den Eintrag grün. - Excel in der Küche
Beispiel Kochrezepte: Wenn Sie ein Arbeitsblatt als Vorlage anlegen, können Sie später neue Rezepte schneller erfassen. Auf Wunsch berechnet Excel automatisch die für eine beliebige Personenzahl notwendigen Zutatenmengen. In die oberste Zeile gehört der Rezeptname, darunter, in den Spalten A, B und C, werden die Mengen, Einheiten und die Zutaten eingetragen. Die Zahl der Personen, für die das Rezept gedacht ist, muss in einer eigenen Zelle stehen. <br/><br/> Rechts neben den Original-Mengenangaben werden in dem obigen Beispiel die Mengen für eine beliebige Personenzahl berechnet. Die Formel lautet: Aktuell gewünschte Portionen / Portionen Original-Rezept * Menge Original-Rezept. Übernehmen Sie diese Formel unter Verwendung der in Ihrer Tabelle gegebenen Zellkoordinaten in eine Zelle. Den Koordinaten für die Zellen mit den Personen-Zahlen stellen Sie dabei "$"-Zeichen voran, so dass etwa aus "G3"“ ein "$G$3" wird. - Mit Excel spielen
In der Mittagspause eignet sich Excel als einfacher Zeitvertreib. Dazu laden Sie ein Gratis-Spiel als Makro aus dem Web herunter. Auf der Website <a href="http://www.excelgames.org" class="Verd10pxRotBoUl">www.excelgames.org</a> finden Sie eine Reihe von Spieleklassikern wie Breakout, Schach und Mastermind, die Sie als Excel-Datei im XLS-Format herunterladen und in der Tabellenkalkulation ausführen. Weil diese Dateien Makros enthalten, fragt Excel beim Start, ob es diese aktivieren darf. Dem müssen Sie zustimmen, sonst funktionieren die Spiele nicht. Danach kann der Spielspaß direkt beginnen. - Benzinkosten senken
An der Tankstelle klettern die Preise für Benzin und Diesel in astronomische Höhen - mit Excel können Sie hingegen Ihre Benzinkosten senken. Alles was Sie dafür benötigen, ist eine Tabelle, in der Sie erfassen, wann Sie welche Menge zu welchem Preis getankt haben und welche Kilometerzahl seit dem letzten Tankstopp zurückgelegt wurde. Excel nimmt Ihnen die Berechnung des Durchschnittsverbrauchs gerne ab und führt nach "Bleifuß-Fahrten" auf der Autobahn den dadurch entstandenen Mehrverbrauch vor Augen. Wenn Sie die Tabelle um Felder für die übrigen Kosten erweitern (etwa Werkstattkosten, Öl, Scheibenwischer, Autowaschanlage, Steuern, Versicherung), haben Sie die Gesamtkosten Ihres Fahrzeugs pro Kilometer im Blick. Liegen diese über den vom Finanzamt gewährten Pauschalen, kann Ihnen das bei Ihrer nächsten der Steuererklärung zusätzliches Geld sparen. - Excel als Etikettendrucker
Sorgfältig platzierte Druckaufträge sind nicht nur in Word möglich, auch Excel bietet sich zur Herstellung von Etiketten, Karten und Aufklebern an. Die Microsoft-Tabellenkalkulation druckt auch Etiketten für Ihre Marmeladengläser und das besonders schnell. Dazu benötigen Sie selbstklebende Etiketten aus der Schreibwarenabteilung. Dann bringen Sie einfach eine Tabellenzelle auf die Größe eines Etiketts und gestalten sie nach Belieben. Ein Beispiel dafür finden Sie im Bildschirmfoto. Anschließend kopieren Sie die Zelle so oft, dass beim Ausdruck der gesamte Etiketten-Bogen gefüllt wird - fertig. Auf die gleiche Weise können Sie übrigens auch eigene Visitenkarten drucken. - Word-Dokument einbauen
Excel bietet einige Gestaltungsfunktionen, aber manchmal wünscht man sich doch eine der Layout-Funktionen von Word hinzu. Nichts leichter als das. In Excel klicken Sie auf "Einfügen, Objekt" und wählen im folgenden Fenster als Objekttyp "Microsoft Word-Dokument". Daraufhin erscheint ein neuer Bereich im aktuellen Arbeitsblatt, der ein Word-Dokument enthält, das Sie bearbeiten können, wie Sie es aus Microsofts Textverarbeitung gewohnt sind. Auf dem gleichen Weg laden Sie auch Word-Dokumente in eine Excel-Tabelle. Dabei müssen Sie nach dem Klick auf "Einfügen, Objekt" lediglich noch auf den Reiter "Aus Datei erstellen" wechseln. Dort öffnen Sie die Datei über den "Durchsuchen"-Knopf. - Online-Kurse abfragen
Wer den Verlauf der Aktienkurse in Excel verfolgen möchte, für den hält die Tabellenkalkulation einen Leckerbissen bereit. Sie kann Kursinfos automatisch aus dem Internet in Ihre Arbeitsblätter einfügen und erspart Ihnen so das mühsame Abtippen. Grundlage dafür ist Excels "Recherchieren"-Funktion. Nach einem Klick auf den gleichnamigen Eintrag im "Extras"-Menü erscheint der "Recherchieren"-Bereich am rechten Fensterrand. Unter "Suchen nach" geben Sie den Namen einer Aktie ein. Dann wählen Sie im Feld darunter die Recherche-Option "Alle Wirtschafts- und Finanzwebsites" aus und starten die Suche mit einem Klick auf den grünen Pfeil. Fehlt diese Option, klicken Sie ganz unten auf den Link "Recherche-Optionen". Damit Excel hierzulande und in den USA gehandelte Aktien aufspüren kann, aktivieren Sie die Suchfunktionen "MSN Money-Aktienkurse Deutschland" oder "... USA". Führt dieser Weg nicht zum Erfolg, laden Sie das MSN Money-Add-in von der Microsoft-Site. <a href="http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=485FCCD8-9305-4535-B939-3BF0A740A9B1&displaylang=DE" class="Verd10pxRotBoUl">Download: MSN Money-Add-in</a> - Projekte planen
Die Durchführung kleinerer Projekte wie ein Sportturnier ist in Excel schnell geplant. Auf der Office-Website hält Microsoft viele nützliche Excel-Dokumentvorlagen bereit, die Sie über den Reiter „Vorlagen“ rechts oben auf der Startseite erreichen. Unter „Weitere Kategorien, Liga und Turnierklasse“ kommen Sportfans auf ihre Kosten, die ein Turnier ausrichten wollen. In Form der Vorlage „Turnierplan“ finden Sie hier eine Excel-Datei, in die Sie Spielpaarungen eintragen und den Weg der Teilnehmer ins Finale verfolgen können. Natürlich eignet sich diese Vorlage nicht nur für kleine lokale Ausrichter, Fans können darüber auch das Spielgeschehen bei der bevorstehenden Fußball-Europameisterschaft festhalten. <a href="http://office.microsoft.com/de-de/default.aspx" class="Verd10pxRotBoUl">Download: Office-Website</a>
Dieser Artikel erschien bei unserer Schwesterpubliaktion PC-Welt.