Personalführung
Wie CIOs remote Teams richtig aufbauen
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In den vergangenen vier Jahren hat sich die Arbeitswelt stark verändert. Viele Unternehmen haben hybride oder flexible Arbeitsmodelle eingeführt und Begriffe wie "Digitale Nomaden" und "Workations" haben sich durch die Chancen von ortsunabhängiger Arbeit etabliert. In Zeiten des Fachkräftemangels sind Unternehmen durch das neue Arbeitsmodell imstande, Mitarbeitende in Ländern aus aller Welt und den unterschiedlichsten Zeitzonen zu beschäftigen.
Der neue Arbeitsmarkt verhilft Organisationen zweifellos zu Wachstum - jedoch wachsen damit auch die Herausforderungen für Arbeitgeber. Denn ohne den persönlichen und direkten Austausch vor Ort im Büro wird es umso wichtiger, neue Wege zu finden, um Mitarbeiter zusammenzubringen, den Teamgeist zu stärken und ein positives Arbeitsklima aufrechtzuerhalten.
Auch der Onboarding-Prozess kann ohne die klassische Büro-Tour und den persönlichen Kontakt mit neuen Kollegen und Kolleginnen eine Herausforderung sein. Unternehmen, die eine signifikante Wachstumsphase durchlaufen und planen, einen Remote-First-Ansatz zu verfolgen, sollten sich daher gut vorbereiten.
Technologie und Organisation für erfolgreiche Remote-Arbeit
Eine der größten Schwierigkeiten beim Aufbau von Remote-Teams ist die Schaffung einer stabilen technologischen und organisatorischen Infrastruktur. Die richtigen Tools, klare Richtlinien und ausreichend Kommunikation - egal ob schriftlich oder mündlich - sind die Basis für ein funktionierendes Remote-Modell. Unternehmen sollten besser frühzeitig in Technologien investieren und passende Lösungen suchen, die für langfristiges, künftiges Wachstum ausgelegt sind. Dabei ist es hilfreich, Umgebungen, wie man sie physisch im Büro vorfinden würde, digital abzubilden:
Task- und Projektmanagement-Software für effizientes Aufgabenmanagement,
Kommunikations-, Dokumentations- und Co-Working-Plattformen für Meetings und Austausch sowie
Whiteboard- oder Workshop-Tools für das Brainstorming.
Ein weiteres zentrales Thema, das Unternehmen dringend in puncto Remote Work berücksichtigen müssen, ist die Datensicherheit. Da Mitarbeitende von verschiedenen Standorten aus arbeiten, sollten Unternehmen sicherstellen, dass sensible Unternehmensdaten geschützt sind. Mobile-Device-Management-Systeme bieten eine Lösung, um die Sicherheit der Endgeräte und der gespeicherten Daten zu gewährleisten. Zusätzlich sollten die Mitarbeitenden über Sicherheitsrichtlinien aufgeklärt und für deren Umsetzung sowie Einhaltung geschult werden.
Worauf bei Personalbeschaffung und Onboarding zu achten ist
Die Anforderungen an Mitarbeitende, die remote arbeiten, unterscheiden sich oft von den Anforderungen an Mitarbeitende vor Ort im Büro. Daher kann es sinnvoll sein, den Rekrutierungsprozess entsprechend anzupassen und gezielt nach Fähigkeiten zu suchen, die für Remote-Arbeit besonders relevant sind: Dazu zählen allen voran Selbstorganisation, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeiten und Eigenverantwortung. In diesem Kontext empfiehlt es sich, zusätzliche Bewerbungsrunden einzuplanen, um Gespräche mit verschiedenen Teammitgliedern oder Führungskräften zu führen und die genannten Soft Skills eingehend zu evaluieren.
- Tipps zur virtuellen Mitarbeiterführung
Seit der Pandemie gehört virtuelle Mitarbeiterführung zu den Standartaufgaben für jeden Vorgesetzten. Wir haben die wichtigsten Learnings aus dieser Zeit zusammengefasst. - Unterschiedliche Arbeits- und Lebensumstände anerkennen
Zu den größten Herausforderungen zählen die unterschiedlichen Voraussetzungen, womit Teammitglieder bei der Heimarbeit konfrontiert sind. Nicht jeder hat ausreichenden Raum für ein separates Home-Office. Dazu kommen Ablenkungen wie Kinder, Haustiere oder bei Singles ein Gefühl der Isolation. All das hat Einfluss darauf, wie und zu welchen Zeiten Mitarbeiter ihre Aufgaben am besten erledigen können. Vorgesetzte, die offen Verständnis für individuelle Situationen zeigen, schaffen die Grundlage einer vertrauensvollen Zusammenarbeit. - Stress-Level steuern
Permanenter Stress im Home-Office ist keine gute Voraussetzung, um kontinuierlich gute Arbeit zu leisten. Wer als Führungskraft vermittelt, dass es okay ist, nicht immer perfekt zu funktionieren, nimmt Mitarbeitern etwas den Druck in der Gewöhnung an die neue Normalität. Vielen fällt es mit dieser Gewissheit leichter, Deadlines einzuhalten und den Erwartungen zu entsprechen. - Regelmäßigen Kontakt pflegen
Ein tägliches Gespräch mit Chefin oder Chef - ist das nicht zu viel der Kommunikation? Nein, denn insbesondere bei der digitalen Mitarbeiterführung ist die Regelmäßigkeit des Austauschs entscheidend. Nur so lässt sich einschätzen, ob alles wie besprochen läuft und sich alle im Team den Anforderungen gewachsen fühlen. Missverständnisse und Fehler passieren - ähnlich wie im Büro - vor allem, wenn zu wenig kommuniziert wird. - Neue Technologien nutzen
Nur mit Personen, zu denen man regelmäßigen Kontakt pflegt, können Beziehungen entstehen. Das funktioniert im Zeitalter des digitalen Austauschs über zahlreiche Kommunikationskanäle. Moderne Videokonferenz-Tools wie Zoom, Teams, Google Meet etc. ermöglichen eine Kommunikation von Angesicht zu Angesicht und machen sichtbar, wie es allen Teammitgliedern geht. - Kommunikationsregeln festlegen
Dezentral organisierte Teamarbeit funktioniert am effektivsten, wenn sich alle über die Grundregeln der Kommunikation einig sind. Vorgesetzte können für klare Verhältnisse sorgen, indem sie Häufigkeit, Zweck und Timing des Austauschs und die dafür priorisierten Kanäle festlegen. Videokonferenzen sind in der Regel die erste Wahl für die tägliche Gruppenbesprechung. Gerade größere Gesprächsrunden lassen sich durch simple Tricks so strukturieren, dass auch Meetings mit hoher Teilnehmerzahl geordnet und effektiv ablaufen. Wenn es um dringliche Angelegenheiten oder Nachfragen geht, sind andere Kanäle wie Instant Messaging der bessere Weg. Unified-Communications-Plattformen ermöglichen eine Vielzahl von Anwendungen und Kommunikationskanälen. - Erwartungen definieren
Oft werden beim Übergang von der klassischen Büroarbeit ins Home-Office Aufgaben innerhalb eines Teams neu verteilt oder kommen neue hinzu. Damit Mitarbeiter diese erfüllen können, muss klar sein, was genau von ihnen erwartet wird. Manchen mag es außerhalb der gewohnten Büroatmosphäre anfangs schwerfallen, Aufträge zu priorisieren. Gemeinsam kann geklärt werden, welche Aufgaben Priorität haben und zu schaffen ist. Einfach davon auszugehen, dass jeder weiß, was zu tun ist, ist kontraproduktiv. Besser ist, von Anfang an eine Feedback-Schleife zu vereinbaren, um Erwartungen anzupassen und in den bekannten Applikationen zu dokumentieren. - Ein gemeinsames Ziel verfolgen
Teams funktionieren vor allem dann, wenn alle Mitglieder eine gemeinsame Mission verfolgen. Das dabei entstehende Gemeinschaftsgefühl hilft auch, Unsicherheiten zu überwinden und mit ungewohnten Arbeitssituationen umzugehen. Wenn jeder weiß, was er zum gemeinsamen Erfolg beiträgt, ist das die beste Motivation, Höchstleistungen zu erbringen. Erfolge sollten außerdem gewürdigt werden. - Auf die Ergebnisse konzentrieren
Wie lassen sich Engagement und Selbstverantwortung fördern? Indem Führungskräfte sich auf die gewünschten Ergebnisse konzentrieren und Teammitgliedern den Freiraum lassen, selbst einzuteilen, wie sie zum Ziel kommen wollen. Voraussetzung dafür ist ausreichend Zeit und zuvor aufgebautes Vertrauen. Ist das der Fall, lässt sich auf diesem Weg nicht nur die Kreativität der Mitarbeiter fördern, sondern auch kräftezehrendes Mikromanagement vermeiden. Virtuelle Brainstorms lassen sich beispielsweise in Breakout-Räume aufteilen. Kleinere Teams können dadurch in separaten Sitzungen arbeiten und ihre Ideen sammeln, die anschließend in der größeren Runde präsentiert werden. - Strikte Kontrollmechanismen vermeiden
Regelmäßige Kommunikation und klare Zielvorgaben sind wichtig. Sie dürfen aber nicht dazu führen, dass Mitarbeiter das Gefühl bekommen, im Home-Office überwacht zu werden. Vorgesetzte, die mehrmals täglich penible Rückmeldungen zu erledigten Arbeitsschritten einfordern, signalisieren damit fehlendes Vertrauen. Sie riskieren zudem, dass Teams den Fokus verlieren. Beratung und Betreuung sind besser als strikte Kontrolle. - Neue Team-Mitglieder integrieren
Als neues Mitglied in ein dezentral arbeitendes Team zu kommen, kann zur Herausforderung werden, weil sich die Dynamik einer Gruppe anfangs schwerer erspüren lässt. Umso wichtiger ist es, Neulingen zu Beginn ihrer Tätigkeit das Gefühl zu geben, Teil der Gruppe zu sein. Unternehmen, die bereits über längere Erfahrung in dezentralem Arbeiten verfügen, haben dies zum festen Bestandteil ihres Onboardings gemacht. - Das Wir-Gefühl stärken
Selbst in gut funktionierenden Arbeitsumfeldern kann es gelegentlich zu Unsicherheiten, Unzufriedenheit oder Ängsten der Mitarbeiter kommen. Die Aufgabe von Führungskräften besteht darin, Teams davor zu schützen. Das gelingt am besten, wenn auch die sozialen Aspekte der gemeinsamen Arbeit berücksichtigt werden. Dafür braucht es keine verpflichtenden gemeinsamen Kaffeepausen, aber von Zeit zu Zeit die Gelegenheit für einen lockeren Austausch, der Mitarbeitern das Gefühl gibt, trotz der Distanz wahrgenommen zu werden. Virtuell lässt sich der Teamgeist auch fördern, wenn zur Abwechslung mal eine Happy Hour, ein virtuelles Quizzen oder ein gemeinsames Essen per Videochat organisiert wird.
Während des Onboarding-Prozesses ist es unerlässlich, den persönlichen Austausch, der normalerweise im Büro stattfindet, zu kompensieren. Möglichkeiten, um neue Mitarbeitende besser zu integrieren, können regelmäßige Peer-Meetings und Mentoren bieten. So haben neue Kollegen feste Ansprechpersonen und Gelegenheiten, Fragen zu stellen. Ein ausgearbeiteter Onboarding-Guide, der Handbücher, Prozesse, Policies, Aufgaben oder Videos inkludiert, ermöglicht neuen Mitarbeitenden eine schnelle Einarbeitung - auch wenn man sich nicht gegenübersitzt.
Die Bedeutung von Unternehmenskultur und Kommunikation
In einem Remote-First-Unternehmen kommt der Unternehmenskultur eine noch wichtigere Bedeutung zu als ohnehin schon, denn sie ersetzt den direkten sozialen Umgang im Büro. Eine klar definierte, vor allem aber gelebte Kultur ist entscheidend, um den Teamgeist zu stärken, Mitarbeitende zu motivieren und eine harmonische Zusammenarbeit zu fördern. Regelmäßiger Austausch auf Abteilungsebene sowie teamübergreifende, informelle Meetings und Events sorgen für ein starkes Gemeinschaftsgefühl und verhindern, dass sich einzelne Mitarbeitende isoliert fühlen.
Dennoch sollten Unternehmen darauf achten, dass Anzahl und Umfang der Meetings überschaubar bleiben, um die Produktivität nicht zu beeinträchtigen. Meetings zur Förderung und Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur sollten daher regelmäßig auf ihren Zweck und Notwendigkeit überprüft werden. Teamleads und Führungskräfte sind gefordert, kontinuierlichen Kontakt zu ihren Mitarbeitenden zu pflegen: Damit beugen sie der Gefahr vor, dass Teammitglieder den Anschluss verlieren.
Eine entscheidende Voraussetzung für den Erfolg eines Remote-Teams ist das ausgewogene Verhältnis zwischen fokussierten Arbeitsphasen und regelmäßigen Abstimmungen durch Meetings. Um diese effizienter zu gestalten, empfiehlt es sich, vorab eine Agenda mit den wichtigsten Erkenntnissen und Präsentationen zur Verfügung zu stellen. Das fördert eine aktivere Teilnahme und hilft dabei, Meetings effizienter zu gestalten. Aufzeichnungen von Meetings bereitstellen, um den Informationsfluss zu gewährleisten.
Spezielle Anforderungen an internationale Teams
Insbesondere bei internationalen Teams ist klare und transparente Kommunikation unerlässlich. Dazu zählt auch die sorgfältige Dokumentation aller relevanten Informationen. Weil Mitarbeitende nicht "eben mal" persönlich zu sprechen sind und spontaner Austausch im Büro damit wegfällt, müssen Informationen systematisch dokumentiert und geteilt werden. Auf diese Weise können Organisationen sicherstellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und sich keine Informationssilos bilden.
Darüber hinaus bringt ein internationales Team unterschiedliche Arbeitskulturen, Sprachen und Zeitzonen mit sich. Um ein remote arbeitendes Unternehmen aufzubauen, kann es demnach hilfreich sein, sogenannte Kernzeitzonen zu definieren, in denen gearbeitet werden soll. Indem konkrete Hindernisse definiert werden, die Unternehmen davon abhalten, Mitarbeitende in bestimmten Ländern einzustellen, können Arbeitgeber eine Art 'Hiring-Kompass' entwickeln. Dazu gehören etwa Zahlungseinschränkungen, Visa-Beschränkungen oder Versand-Restriktionen. Mit dessen Hilfe können Unternehmen bestimmen, welche Länder alle Anforderungen erfüllen und somit schließlich auch (arbeits-) rechtlichen Hindernissen entgegenwirken.
Nachhaltiger Erfolg durch Planung und Flexibilität
Insgesamt bringt die Umstellung auf Remote-Arbeit zahlreiche Herausforderungen mit sich - von rechtlichen Hürden bis hin zu technologischen und organisatorischen Anforderungen. Wenn Unternehmen bereit sind, sich diesen anzunehmen, eröffnen sich weitreichende Vorteile: Sie haben Zugang zu einem globalen Talent- Pool, Mitarbeitende profitieren von flexibleren Arbeitsbedingungen und multikulturelle Teams bringen neue Perspektiven, welche die Grundlage für Innovationen bilden.
Es ist jedoch entscheidend, diese Transformation strukturiert anzugehen, indem Organisationen ihre technologische Infrastruktur frühzeitig skalieren, die rechtlichen Anforderungen prüfen und die Unternehmenskultur stärken. Unternehmen, die diese Schritte sorgfältig planen, werden langfristig von den Chancen profitieren, die Remote-Arbeit bietet, und gleichzeitig die Herausforderungen meistern, die mit der globalen Arbeitswelt verbunden sind. Die erfolgreiche Umsetzung von Remote-Arbeit ist möglich - aber sie erfordert Geduld, Anpassungsfähigkeit und eine klare Strategie.