E-Mails sortieren ist unproduktiv

Viele sortieren ihre E-Mails in Ordnern, und denken, sie damit später schnell wiederzufinden und ihren Posteingang übersichtlich zu halten. Autoren einer IBM-Studie fanden jetzt heraus, dass diese Vorgehensweise überhaupt nicht produktiver als andere ist. Im Gegenteil. Schneller und produktiver ist es, E-Mails im Posteingang zu belassen und mit der Suchfunktion bei Bedarf auf sie zuzugreifen.

Die Relevanz des Themas unterstreichen bereits andere Studienergebnisse. 37 Prozent der E-Mails werden nicht auf der Stelle beantwortet, sondern die Empfänger schieben das Beantworten auf. Das heißt, dass sie zu einem späteren Zeitpunkt erneut nach der E-Mail suchen werden, um sie zu beantworten. Außerdem suchen viele Menschen ältere E-Mails zum Beispiel, um die Kontaktdaten der Versender aufzurufen.

Die Forschung unterscheidet grob zwischen zwei verschiedenen Typen von E-Mail-Ablegern:

• Die einen bereiten sich durch verschiedene Maßnahmen bereits auf das eventuelle Wiederfinden von E-Mails vor, zum Beispiel durch das Erstellen von Ordnerstrukturen oder das Vergeben von Tags.

• Andere lassen die E-Mails unsortiert im Posteingang. Neuere Mail-Clients wie Googlemail organisieren die E-Mails automatisch in Threads und haben außerdem eine sehr hilfreiche Suchfunktion.

Die Basis der IBM-Forscher ist eine Studie, in deren Verlauf 385 Teilnehmer insgesamt 85.000 Mal auf abgelegte E-Mails zugriffen. Die Teilnehmenden üben unterschiedliche Berufe aus und kommen aus verschiedenen Hierarchien im Unternehmen. Alle Teilnehmer haben mindestens 30 Tage lang mit dem Mailsystem gearbeitet.