Tipps für Projektleiter
Die fünf Säulen der Projektarbeit
Einen seiner ersten Artikel schrieb René Schmöl, Jahrgang 1982, mit 16 Jahren für die Tageszeitung Freies Wort. Es war ein Interview mit Hape Kerkeling. Dieser Erfolg motivierte ihn, weiterzumachen. Nach sieben Jahren im Lokaljournalismus und einer Ausbildung zum Verlagskaufmann folgte ein Volontariat bei der Verlagsgruppe Handelsblatt. Seit 2007 ist René Schmöl in unterschiedlichen Positionen für Foundry tätig. Momentan als Chef vom Dienst online für cio.de.
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In ProjektteamsProjektteams arbeiten in der Regel Mitarbeiter verschiedener Abteilungen eines Unternehmens zusammen, etwa aus den Bereichen Einkauf, Produktion, Marketing, IT und Rechnungswesen. Das gilt sowohl für "offiziell" ernannte Projektteams als auch für die Zusammenarbeit unterschiedlicher Fachleute im Rahmen inoffizieller Projekte. Alles zu Projektmanagement auf CIO.de
Diese Besonderheit prägt auch die Arbeit eines Projektmanager oder Projektleiters: Er ist für das Ergebnis verantwortlich, sieht sich aber der Schwierigkeit ausgesetzt, ein Team führen zu müssen, ohne der fachliche Vorgesetzte der Teammitglieder zu sein - er führt ohne Weisungsbefugnis. In der Praxis funktioniert Führen ohne Weisungsbefugnis gut, wenn Sie als Projektmanager oder Projektleiter folgende fünf Regeln beachten:
Regel 1: Begeistern Sie Ihr Team für das Projekt
Geben Sie den Teammitgliedern eine Vision, ziehen Sie sie mit. Zeigen Sie ihnen, welche Vorteile die Teamarbeit für das Unternehmen, aber auch für jeden Einzelnen persönlich hat. Bauen Sie Vertrauen auf, indem Sie aufzeigen, dass das Projektziel realistisch ist. Geben Sie jedem Teammitglied, unabhängig von seiner Funktion, das Gefühl, wichtig zu sein.
Dies gelingt, indem Sie ihm seinen persönlichen Beitrag zum Teamerfolg deutlich machen. Betonen Sie immer wieder aufs Neue die Gemeinsamkeit der Arbeit: die gemeinsame Anstrengung, das gemeinsame Ziel, die gemeinsame Verantwortung. Jeder muss wissen, dass nur das Team als Ganzes gewinnen kann, nicht der Einzelne, und sei er fachlich auch noch so gut. Das Ganze funktioniert aber nur dann, wenn Sie selber voll und ganz hinter Ihrem Projekt stehen und von seinem Erfolg überzeugt sind.
Regel 2: Sorgen Sie für eine gute Arbeitsatmosphäre
Ein gutes Arbeitsklima lässt sich nur herstellen, wenn die Zusammenarbeit offen und ehrlich ist. Alle - wirklich alle - Probleme müssen auf den Tisch, alle Meinungsverschiedenheiten müssen offen ausgetragen werden. Das heißt nicht, dass Sie versuchen sollten, unterschiedliche Meinungen zu unterdrücken - dies würde Ihnen ohnehin nicht gelingen, denn es ist normal und unvermeidlich, dass es verschiedene Ansichten zu einem Thema gibt.
Ausschlaggebend ist, wie man mit ihnen umgeht. Jeder unterschwellige Konflikt verschlechtert das Klima und demotiviert die Beteiligten sowie das Team als Ganzes. Deshalb dürfen Sie nicht zulassen, dass Probleme "abtauchen".
- Spielregeln für das Projekt-Team
Diese Spielregeln sorgen für eine offene Kommunikation und bieten auch im Konfliktfall eine Orientierung. - Projektauftrag klar definieren
Der Projektauftrag ist das A und O der Projektdurchführung. Er bildet die Grundlage für die Abnahme der Projektergebnisse und damit den Projekterfolg! - Projekt in steuerbare Arbeitspakete schneiden
In jeder Phase des Projekts den Überblick bewahren. - Betroffene zu Beteiligten machen
Ein offenes Ohr für die Projektbeteiligten erhöht die Akzeptanz der zukünftigen Nutzer. - Projekt(kern)team klein halten
Auch bei der Durchführung eines Projektes gilt: Zu viele Köche verderben den Brei. - Umgang mit Change Requests definieren
Hinterfragen Sie Änderungswünsche während der Projektdurchführung kritisch und prüfen Sie sie auf ihre Sinnhaftigkeit. - Abnahme-Prozess formalisieren
Keine Kritik ohne Verbesserungsvorschlag: Ein Feedback-Formular mit Pflichtfeld "Verbesserungsvorschlag" sorgt für Konstruktivität im Feedback-Prozess. - Projektmanagement leben
Kommunikation, Kommunikation und nochmal Kommunikation! - Management of Change: „Hypercare“ einplanen
Ein speziell hierfür ernannter Ansprechpartner hilft über Probleme und Sorgen in den ersten Tagen nach der Systemeinführung hinweg. - Übergabe in den Betrieb sicherstellen
Eine geregelte Übergabe ermöglicht den reibungslosen Betrieb des IT-Systems. - Lessons Learned
Die Erfahrungen sollten am Ende eines Projekts zusammengetragen werden, um für die nächsten Projekte zu lernen.
Regel 3: Delegieren Sie Aufgaben
Machen Sie deutlich, dass die Teammitglieder nicht nur für die Ausführung ihrer Arbeitspakete, sondern bereits viel früher Zuständigkeit und Verantwortung übernehmen. Binden Sie die Einzelnen bereits in die Planung mit ein, das motiviert stark. Denn die Teammitglieder sind die Fachleute, nicht Sie. Als Projektleiter sind Sie nicht der fachliche Problemlöser, sondern der Koordinator der Experten. Mit anderen Worten: Die Teammitglieder sind für das "Was" verantwortlich, der Projektleiter für das "Wie".
Lassen Sie Ihren Leuten bei der Planung und Durchführung ihrer Fachaufgaben freie Hand. Machen Sie nicht den Fehler, sich einzumischen, etwa weil Sie selber ein Fachmann auf dem betreffenden gebiet sind. Widerstehen Sie dieser Versuchung und lernen Sie auch dort zu delegieren. Denn Einmischung demotiviert.
Regel 4: Betreiben Sie aktive Kommunikation
Basis jeder erfolgreichen Teamarbeit ist, dass jeder immer gut über alles informiert ist. Berufen Sie regelmäßige Meetings ein, bei denen die Arbeitsfortschritte und besprochen werden und Anregungen auf den Tisch kommen. Information bedeutet darüber hinaus Motivation: Wer umfassend über alles informiert wird, was für das Projekt insgesamt relevant ist - auch wenn er vielleicht nicht jede dieser Informationen für sein Arbeitspaket bräuchte -, fühlt sich ernst genommen und aufgewertet.
Regel 5: Geben Sie Anerkennung
Ein besonderer Motivationsfaktor ist Lob. Loben Sie deshalb so oft wie möglich - nicht nur das Arbeitsergebnis, sondern auch den Arbeitseinsatz: Auch wenn das Arbeitsergebnis vielleicht nicht so gut war, ist zumindest der Einsatz des Mitglieds anerkennenswert. Sprechen Sie Anerkennung immer ohne Zeitverzögerung aus, ein "Global-Lob" am Projektende genügt nicht. Ein kleines Dankeschön zwischendurch macht Freude und erhöht dadurch die Motivation.
Richten Sie Ihr Lob immer an die Person und nicht an die Handlung. Sagen Sie zum Beispiel nicht: "Der Computer von Herrn X ist gut instandgesetzt worden", sondern: "Herr Müller, das haben Sie gut gemacht". Zeigen Sie dabei auch Ihre eigenen Gefühle, indem Sie zum Beispiel sagen: "Ich weiß, dass ich mich auf Sie verlassen kann". Jemand anderem Einblick in die eigenen Emotionen zu geben ist der beste Weg, Anerkennung auszusprechen.
- Die 10 größten Probleme im Projekt-Management
Zu viele IT-Projekte sind nicht erfolgreich. Woran liegt es, dass die meisten Vorhaben anders laufen als gedacht? Und was ist dagegen zu tun? - Projektziele unklar
Verfassen Sie einen Projektauftrag, in dem die Ziele des Projekts schriftlich fixiert sind. Sprechen Sie diesen mit Ihrem Auftraggeber durch, und lassen Sie ihn unterschreiben. Unklarheiten sollten sofort beseitigt werden. - Zeitvorgaben unrealistisch
Oft macht das Management großen Druck, das Projekt in einem viel zu eng bemessenen Zeitraum durchzupeitschen. Zeigen Sie Alternativen auf, mit denen sich wirklich Zeit einsparen lässt, zum Beispiel durch Verzicht auf weniger wichtige Features. Machen Sie keine Zusagen, wenn der vorgegebene Termin absehbar nicht zu halten ist. - Mangelnde Abstimmung
Wer ist interessiert, betroffen und beteiligt? Wenn Sie diese Frage im Hinterkopf behalten, haben Sie schon alle Personen versammelt, die Sie im Rahmen Ihres Stakeholder-Managements berücksichtigen müssen. Stimmen Sie sich frühzeitig ab, informieren Sie offensiv über Ihr Vorhaben. - Fehlerhafte Kommunikation
Kommunizieren Sie zielgruppengerecht. Nicht jeder muss alles immer sofort wissen. Berücksichtigen Sie die verschiedenen Medien, und prüfen Sie, wie Sie die andere Person am wirkungsvollsten erreichen - per E-Mail, Telefon oder am besten immer noch in einem persönlichen Gespräch. - Überlasteter Projektleiter
Delegieren Sie als Projektleiter Ihre Aufgaben. Geben Sie Verantwortung an andere Teammitglieder ab und konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen Führungsaufgaben. Das schafft Freiräume und stärkt die Motivation Ihrer Kollegen. Wenn es das Projektbudget zulässt, führen Sie ein Projekt-Management-Office ein - Unrealistisscher Budgetrahmen
Ähnlich wie die Zeit ist auch das Geld häufig ein knappes Gut. Entwickeln Sie frühzeitig Szenarien, mit denen der Budgetrahmen gehalten werden kann, und vermeiden Sie es, Ihren Auftraggeber mit monatlich wiederkehrenden Forderungen nach Budgeterhöhungen zu frustrieren. - Schlampige Feinplanung
Phasen- und Meilensteinplanung sind ein guter Start, aber eine effiziente Planung hört damit noch nicht auf. Beschreiben Sie einzelne Arbeitspakete, und ordnen Sie ihnen Verantwortliche zu. Formulieren Sie alle Tätigkeiten aus, die innerhalb der Arbeitspakete zu erledigen sind. - Holpriges Berichtswesen
Halten Sie den Aufwand für das Reporting gering, um Ihre Mitarbeiter nicht mit dem Schreiben von Statusberichten zu nerven. Fragen Sie nur die wirklich wichtigen Daten ab, und entnehmen Sie so viele Steuerungsinformationen wie möglich aus bestehenden IT-Systemen wie SAP oder Projektplänen. - Fehlende PM-Methodik
Sorgen Sie für eine sauber aufgesetzte Methodik, wie Sie Ihr Projekt planen und steuern. Damit haben Sie schon viel gewonnen. Das Wissen können Sie in Kursen, beispielsweise bei der GPM (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement), erwerben - oder mit einem externen Dienstleister einkaufen.