Getreu der Vorgehensweise "testen - pilotieren - testen", die sich bereits bei der Hardware-Einführung als der richtige Weg herausgestellt hatte, entwickelte EDS Itellium einen detaillierten Migrations- und Rollout-Plan sowie ein umfassendes Schulungskonzept, das den unterschiedlichen Kenntnisstand der Mitarbeiter und mögliche Vorbehalte der "power user" berücksichtigte. Dies waren Mitarbeiter, die relativ viel mit Dokumenten arbeiteten, beispielsweise die Filialleiter.

Nachdem die Anwendungen in einer Pilot-Filiale erfolgreich in Betrieb genommen wurden, fasste man die hier gesammelten Erfahrungen zusammen und ließ sie in die nächsten Schritte einfließen. Hilfreich war beispielsweise neben der klassischen Präsenzschulung auch ein E-Learning-System anzubieten. Hier finden die Mitarbeiter Lernstoff zu einzelnen Aufgaben, der in kleine Einheiten aufgeteilt war. Wer nicht mehr weiß, wie beispielsweise die Passwortänderung funktioniert, kann dies anhand einer dreiminütigen Online-Schulung nachholen. Dieses ergänzende Angebot wertet Projektleiter Ebsen als einen der wesentlichen Erfolgsbausteine hin zur Akzeptanz des neuen Systems.

Überraschend war in diesem Zusammenhang, dass ein nur kleiner Teilbereich der Umstellung - das Gestalten und Produzieren der Preisschilder - die Sympathie für das neue System bei den Karstadt-Mitarbeitern förderte. Die Preisschilder, die über den einzelnen Warenauslagen angebracht sind, wurden ursprünglich mit einer proprietären Lösung erstellt. Diese war nicht besonders flexibel, und sie ließ sich nur von jenen Mitarbeitern schnell handhaben, die schon lange damit arbeiteten. Durch die Anbindung der Funktion an Star Office steht den Kollegen auf einmal nicht nur eine einfach zu bedienende Lösung zur Verfügung. Sie haben außerdem mehr Spielraum zur Gestaltung der Preisschilder in ihrer Filiale.

Seit Mitte 2007 ist Linux flächendeckend im Filialsystem von Karstadt im Einsatz. Neben 3.800 Terminal-Clients, 120 Linux-Terminal-Servern und 440 Kassenservern sind 2.500 StarOffice-Lizenzen im Einsatz. Die Vereinheitlichung der Plattform und der Frontends ist ebenso gelungen wie der Vereinfachung bei der Einführung neuer Software-Lösungen. Insbesondere erreichte das Einzelhandelsunternehmen das Ziel, das IT-Budget deutlich zu reduzieren. "Durch geringere Kosten bei Endgerätehardware und Management sowie bei der Anschaffung von Lizenzen für Betriebssystem und Office-Anwendung gelang es uns, die Betriebskosten im Vergleich zu einer Windows-Umgebung deutlich zu senken", resümiert Projektleiter Peter Ebsen.