Antworten, Blindkopie, Textstruktur
Kritik an E-Mail-Netiquette
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Nicht alle Leser waren mit unseren 8 Regeln der E-Mail-Netiquette einverstanden, die wir im Juni vorgestellt haben. Widerstand gab es beispielsweise gegen unsere Empfehlung, dem Empfänger bereits in der Betreffzeile eine Deadline zu setzen. Eine Deadline ist überflüssig, jede E-Mail sollte innerhalb von 72 Stunden beantwortet werden, lautete die Begründung.
In der E-Mail-Netiquette hatten wir dazu geraten, Blindkopie wirklich nur dann zu benutzen, wenn es darum geht, die Mail-Adressen der Empfänger nicht öffentlich zu machen. Sie sollten aber nie auf die Blindkopie zurückgreifen, um einen Dritten heimlich vertrauliche Informationen mitlesen zu lassen. Hier wies uns ein Leser darauf hin, dass bestimmte Firmen die BCC-Funktion vorschreiben.
Einspruch erhielten wir auch gegen unseren Rat, E-Mails mit Struktur zu versenden. Eine gut strukturierte E-Mail sollte eine Einleitung, einen Hauptteil und einen Schluss haben. Hier wurde im Protest auf den zu großen Aufwand einer solchen E-Mail verwiesen.
Wir rieten außerdem, Sätze maximal 15 Worte umfassen zu lassen und Aufzählungszeichen zu verwenden, wenn drei oder mehr Punkte enthalten sind. Viel zu zeitaufwendig lautete hier das Gegenargument.
Auch Jochen Mai beschäftigt sich in seinem aktuellen Buch "Die Büro-Alltags-Bibel" mit E-Mails. Dabei erinnert er unter anderem daran, dass E-Mails - so schnelllebig sie auch sind - vom Empfänger gelesen werden wie Papierbriefe. Deshalb appelliert Mai vor allem bei Mails an wichtige Personen an die Sorgfalt.
Die richtige Grußformel
Auch die abschließenden Grußformeln einer E-Mail wollen wohl überlegt sein. Schreibt man beispielsweise "beste Grüße aus Köln" lautet der Subtext laut Mai so: "Ich grüße dich aus meiner Hochburg, du Wicht im Nirgendwo!" Wesentlich wertschätzender wäre ein "beste Grüße nach Köln".
Was man einem Empfänger nicht auch so ins Gesicht sagen würde, sollte man lieber umformulieren, lautet eine von Mai Empfehlungen zum Verfassen von E-Mails. Jochen Mais "Büro-Alltags-Bibel" ist bei dtv erschienen (München 2010, 370 Seiten; 15,40 Euro).