Praktische Regeln für Teilnehmer
7 Tipps für die Videokonferenz
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Die Einen arbeiten von zu Hause aus, die Anderen verteilen sich auf diverse Niederlassungen, die Nächsten sitzen in der Zentrale - wollen sich Mitarbeiter zu einer Konferenz treffen, kann das erheblichen Aufwand verursachen. Alternative: ein Online-Meeting bzw. eine Videokonferenz. Anbieter wie Adobe und TeamViewer stellen Ratschläge für das Gelingen virtueller Konferenzen zusammen. Einige Tipps:
1. Für Anfänger: Nichts übertreiben. Adobe rät, zunächst nur einige wenige Funktionen auszuprobieren und sich in kleinen Schritten an die Technik zu gewöhnen. Anfänger sollten in den ersten Meetings das bewährte Telefon benutzen und sich in Ruhe mit Voice over IP (VoIP) vertraut machen.
2. Persönliche Note schaffen: Ebenso wie das haptische Büro kann auch das virtuelle persönlich gestaltet werden. Wer also schon etwas Erfahrung mit Online-Meeting-Tools gesammelt hat, kann die Standard-Begrüßung und -verabschiedung durch eigene Texte ersetzen. Auch persönliche Fotos tragen dazu bei, dass sich der Nutzer wie im "eigenen Reich" fühlt. Glaubt man Adobe, steigert das die Produktivität.
3. Aufräumen: Wie auf dem richtigen Schreibtisch auch, sollte nicht mehr benötigtes Material entweder gelöscht oder archiviert werden. Chats aus früheren Meetings können ebenfalls gelöscht werden.
4. Standardisierte Vorlagen benutzen: Man müsse ja nicht das Rad neu erfinden, so Adobe. Statt aufwändiger Vorbereitungen könne jeder Online-Meeting-Nutzer standardisierte Templates verwenden. Wer Meeting-Räume vorkonfiguriert, braucht sie bei Bedarf nur noch aufzurufen.
5. Von Frau Merkels Videobotschaften lernen: Die Ex-Kanzlerin Angela Merkel zeichnete Videobotschaften auf, so dass sie auf Abruf verbreitet werden können. Das könne auch für berufliche Kommunikation genutzt werden, so Adobe. Allerdings sollten die Botschaften knapp und konzentriert gehalten werden - zwei Minuten seien ausreichend.
6. Abwechselnd moderieren: Der Sinn eines Meetings ist nicht, dass immer nur einer redet. Gäste, externe Spezialisten - jeder kann zum Moderator werden. Teamviewer gibt zu bedenken, dass Teilnehmer innerlich abschalten, wenn sie immer nur in der passiven Rolle bleiben. Der oder die Leiter eines Online-Meetings sollten daher alle Beteiligten einbinden.
7. Aussprache und Körpersprache beachten: Schnellredner sollten sich bremsen - in Online-Meetings lieber langsam und betont deutlich sprechen, rät Teamviewer. Das soll aber nicht mit einem monotonen Auftreten verwechselt werden: Gestik und Körpersprache dürfen so lebendig bleiben wie in einem "normalen" Meeting.
Auch mal altmodisch bleiben
Bei aller Begeisterung für die Technologie - Teamviewer stellt klar: "Wenn die Teilnehmer nur wenige Büros voneinander entfernt arbeiten, ist eine klassische Besprechung vor Ort zwar altmodischer, führt aber mitunter noch schneller zum Ziel."
- Wie Sie im Online-Interview richtig agieren
Immer mehr Unternehmen und HR-Abteilungen gehen dazu über, Bewerbungsgespräche mit Kandidaten via Videokonferenz zu führen. Was bei virtuellen Interviews zu beachten ist, lesen Sie hier. - Technik testen
Testen Sie im Voraus die Technik - und planen Sie, für den Fall, dass ein technisches Problem auftritt, einen zeitlichen Puffer ein. Treten Sie dem virtuellen Meeting bereits einige Minuten früher bei, um Ihre Verbindung zu testen und den optimalen Standort für die Videoübertragung zu finden. - Für Gesprächsdynamik sorgen
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten des Gesprächs ihre Rolle kennen und wissen, auf was sie ihre Aufmerksamkeit richten sollen. Das sorgt für eine dynamischere und überzeugendere Interview-Erfahrung, die sowohl für Sie als auch für den Kandidaten ein aufschlussreiches Gespräch mit echtem Mehrwert schafft. - Eine ruhige Gesprächsatmosphäre schaffen
Suchen Sie einen ruhigen, privaten und gut beleuchteten Ort, der frei von möglichen Unterbrechungen ist. Schalten Sie Ihre Messaging- und E-Mail-Benachrichtigungen aus, damit Sie während des Gesprächs nicht abgelenkt werden. - Kamera immer auf on
Kameras sollten immer eingeschaltet sein, und während einer der Teilnehmer spricht, sollten Sie die Stummschaltung aktivieren, um jegliche Hintergrundgeräusche zu minimieren. - Auf die Körpersprache achten
Achten Sie während des Gesprächs sowohl auf Ihre als auch auf die Körpersprache der Teilnehmenden. In einem virtuellen Interview sind nicht alle Körperbewegungen und -signale ohne Weiteres wie in einem persönlichen Gespräch erkennbar - was diejenigen Signale und Bewegungen, die erkennbar sind, umso wichtiger macht.