7 Tipps zur perfekten Videokonferenz

Tipp 1: Der Hintergrund

Denken Sie immer daran: Die Kamera zeigt nicht nur Sie, sondern auch was in Ihrer Umgebung passiert. Die Aufmerksamkeit Ihrer Gesprächspartner sollte dadurch keinesfalls gestört werden. Achten Sie deshalb darauf, dass beispielsweise keine Personen durch das Bild gehen, Fenster abgeschirmt sind und hinter Ihnen keine Unordnung herrscht. Eine schlichte, moderne und ordentliche Einrichtung trägt zu einem professionellen Eindruck bei. Als Hintergrund für Ihre Video-Präsenz eignet sich besonders eine farbige (etwa dunkelblaue) Wand oder eine Fototapete die beispielsweise die Skyline der Stadt, in der Sie sich befinden, abbildet.

Ein einfarbiger, heller Hintergrund ist zu vermeiden, da er blass macht und eher nach privatem Videoaustausch aussieht. Besser sind ausgesuchte Bilder, Firmenlogos, Standortnamen, um den Raum lebendiger erscheinen zu lassen. Dies hat den Vorteil, dass Ihre Gesprächspartner gerade bei Meetings mit vielen Teilnehmern sofort die Firmenzugehörigkeit und den Aufenthaltsort erkennen können. Die Kabelführung Ihres Videokonferenzsystems sollte möglichst verdeckt gestaltet sein. Gelingt dies nicht, sollten Sie zumindest darauf achten, dass die Kabel für Ihre Konferenzpartner unsichtbar bleiben. Kabelgebundene Tischtelefone können beispielsweise über das Netzwerk (POE) oder die Bodentanks angebunden werden.

Tipp 2: Die Sitzordnung

Tische und Stühle des Konferenzraums sollten so angeordnet werden, dass jeder Teilnehmer gut sichtbar ist und selbst einen freien Blick auf alle Monitore genießt. Dies gelingt beispielsweise mit parabolischen oder halbkreisförmigen Tischen, bei denen jeweils die offene Seite zur Kamera zeigt.

Tipp 3: Die Akustik

Um ungestört an Ihrer Konferenz teilzunehmen, ist eine ruhige Umgebung unverzichtbar. Achten Sie deshalb bei der Ausstattung des Konferenzraums darauf, dass Wände, Türen und Fenster schallisoliert sind. Als Bodenbelag eignen sich besonders Teppiche, da diese das Echo vermindern und Geräusche absorbieren. Optional lässt sich mit schallabsorbierenden Raumelementen arbeiten. Bei längeren Sprechpausen sollte das Mikrofon deaktiviert werden. Achten Sie darauf, dass Ihre Mikrofone Echo-Cancellation unterstützen. Professionelle Mikrofone tragen durch das Unterdrücken von Echo- und Hintergrundgeräuschen zu einer erheblichen Verbesserung der Soundqualität bei. 360-Grad-Mikrofone sorgen außerdem mit ihrer Beamforming-Technologie für eine vollständige Raumabdeckung.

Tipp 4: Die Beleuchtung

Um sich selbst per Video ins rechte Licht zu rücken, sollten Sie der Beleuchtung des Konferenzraumes besondere Aufmerksamkeit widmen. Gegenlicht und direkte Sonneneinstrahlung gilt es zu vermeiden, da das Bild sonst möglicherweise verblasst oder die Teilnehmer sehr dunkel wirken. Seitlich einfallende Beleuchtung ist ebenfalls ungünstig, da dies Schatten verstärkt und im Extremfall dazu führen kann, dass beispielsweise nur eine Gesichtshälfte im Video erkennbar ist.

Des Weiteren sollten Sie darauf achten, Einrichtungsgegenstände mit reflektierenden Oberflächen aus dem sichtbaren Bereich zu entfernen, um blendende Lichtreflexe zu unterbinden. Geeignet sind besonders indirekte Lichtquellen, die den Raum gleichmäßig ausleuchten und die Teilnehmer am besten schräg von vorne oben bescheinen. Alle Leuchten sollten dabei möglichst die gleiche Lichttemperatur ausstrahlen. Der gesamte Raum sollte eine Beleuchtungsstärke von 500-600 Lux aufweisen.

Tipp 5: Die technische Ausstattung

Zur Visualisierung von Ideen, Dokumenten und Objekten während des Meetings eignen sich insbesondere Smartboards oder Dokumentenkameras. Ein direkter Anschluss dieser Geräte an die Videokonferenzlösung ermöglicht es deren Inhalte in Echtzeit mit den Gesprächspartnern zu teilen.

Bei der Auswahl eines geeigneten Videokonferenzsystems sollten Sie besonderen Wert auf eine einfache und intuitive Bedienbarkeit legen. Funktionen wie eine Ad-hoc-Konferenzschaltung oder ein automatisiertes Unternehmens- und Anwenderverzeichnis erleichtern die tägliche Arbeit mit dem System. Die Übertragung in HD-Qualität ermöglicht ein nahezu lebensechtes Konferenzerlebnis.

Wichtig ist: Vor Beginn einer Konferenz, sollten alle Fernbedienungen und Gadgets in Reichweite des Meeting-Leiters platziert werden, so dass notwendige Einstellungen vorgenommen werden können, ohne dabei die Konferenz zu unterbrechen.

Tipp 6: Kamera-Einstellungen

Um den Blickkontakt mit Ihren Konferenzpartnern zu ermöglichen, positionieren Sie die Kamera mittig vor Ihnen auf Augenhöhe. Dabei sollte der Abstand zwischen der Kamera und den sprechenden Personen mindestens 1,5 m betragen. Besonders gut gelingt der Blickkontakt in langen Konferenzräumen, da eine größere Entfernung zur Kamera einen flachen Winkel erzeugt. Spezielle Videokonferenzkameras ermöglichen es, eine Vielzahl von Zoom- und Richtungseinstellungen vorab zu speichern und während der Konferenz schnell und bequem abzurufen.

Tipp 7: Dos und Dont’s

Kleidung: Achten Sie auf ein möglichst geringes Kontrastverhältnis von Kleidung und Hintergrund und wählen Sie gedeckte Farben. Streifen und Karos können zu Interferenzbildung führen und sollten daher vermieden werden.

Vorbereitung: Machen Sie Sich vorab mit der Bedienung des VideokonferenzsystemsVideokonferenzsystems vertraut. Klären Sie im Voraus, wer wen anruft. Testen Sie die virtuellen Konferenzräume und Rufnummern vorab. Sollten Sie Ihren Bildschirm mit den anderen Konferenzteilnehmern teilen, schließen Sie alle nicht benötigten Anwendungen und deaktivieren Sie Bildschirmschoner und Energiesparfunktion. Schalten Sie Ihre elektronischen Geräte auf stumm. Alles zu Innovation auf CIO.de

Verhalten: Eine kurze Vorstellungsrunde ist für jedes Meeting wichtig und wird bei Videokonferenzen häufig vergessen. Für Videokonferenzen gilt selbstverständlich wie für gewöhnliche Meetings: Sprechen Sie laut und deutlich. Beachten Sie, dass man Sie während der gesamten Konferenz sehen und hören kann, auch wenn Sie gerade nicht sprechen. Halten Sie Disziplin, lassen Sie Ihre Gesprächspartner ausreden und sprechen Sie nicht durcheinander. Vergewissern Sie Sich, dass zum Ende der Konferenz die Verbindung ordnungsgemäß getrennt wird, so dass der Gesprächspartner Sie nicht weiter hören und sehen kann.