Aufbewahrungspflicht für Facebook & Co.

Tipp: den Datenschutz nicht vergessen

Da zusätzlich zu E-Mail oftmals auch das Internet am Arbeitsplatz privat genutzt werden darf, müssen Unternehmen damit rechnen, dass die Beschäftigten während der Arbeitszeit auch soziale Netzwerke und Instant Messaging privat verwenden.

Diese Privatnutzung erschwert aber die Archivierung, denn aus datenschutzrechtlichen Gründen muss die private Kommunikation von der betrieblichen Archivierung ausgenommen werden.

Es empfiehlt sich also unbedingt, in einer internen Richtlinie, der sogenannten Social MediaSocial Media Policy, die strikte Trennung zwischen privaten und beruflichen Profilen bei sozialen Medien zu fordern. Alles zu Social Media auf CIO.de

Der DatenschutzDatenschutz stellt noch eine weitere Forderung auf, wenn die Archivierung der Kommunikation über Facebook & Co. in der Cloud oder im Hosting durch einen Dienstleister durchgeführt wird. So muss sich das Unternehmen davon überzeugen, dass die Vorgaben zur Auftragsdatenverarbeitung eingehalten werden, die personenbezogenen Daten bei der Archivierung also geschützt bleiben. Dazu gehört insbesondere, dass das digitale Archiv so verschlüsselt wird, dass kein Unbefugter zugreifen kann, auch nicht der Dienstleister. Alles zu Datenschutz auf CIO.de

Archivierung sozialer Medien lohnt sich

Unternehmen, die bereits mit der E-Mail-Archivierung Probleme haben, stehen weiteren Archivierungsvorhaben skeptisch gegenüber. Doch Studien wie Symantecs Social Media Protection Flash Poll zeigten bereits vor Jahren, dass die Archivierung sozialer Medien wichtig ist, um zum Beispiel ungenehmigte Veröffentlichungen in sozialen Netzwerken schnell aufklären zu können. Inzwischen ist eine Reihe von Archivlösungen verfügbar, die wertvolle Unterstützung dabei leisten können, Nachrichten in sozialen Netzwerken genauso zuverlässig zu archivieren wie E-Mails. (Tecchannel)